Verbetering meldlandschap sociale veiligheid en integriteit bij Defensie

“Iedere melding die niet goed wordt opgepakt, is er eigenlijk één te veel.” Met deze woorden begint Saskia Siemensma, de nieuwe directeur Veiligheid, haar toelichting op het meldlandschap binnen de Krijgsmacht. Tijdens de CMC-vergadering van 23 oktober schetste zij een beeld van de huidige situatie rondom meldingen sociale veiligheid en integriteit binnen Defensie en het verbeterplan dat momenteel in ontwikkeling is.

Sinds maart dit jaar is Siemensma verantwoordelijk voor het meldlandschap en heeft zij gesprekken gevoerd met onder andere de Inspecteur-Generaal der Krijgsmacht (IGK), de Centrale Organisatie Integriteit (COID) en centrale vertrouwenspersonen binnen de Krijgsmacht. De bevindingen zijn duidelijk: het gaat vaak goed, maar er is absoluut ook behoefte aan verbetering.

“Trek aan een draadje en er zit een hele trui aan vast,” zegt Siemensma, waarmee ze de complexiteit van het meldlandschap binnen Defensie goed samenvat. Het is moeilijk om volledig in kaart te brengen welke instanties en stakeholders allemaal betrokken zijn bij het dossier veiligheid en waar het mis gaat. Uit de inventarisatie blijkt dat daar waar het mis gaat, de volgende redenen het meest voorkomend zijn:

• de meldingsstructuren zijn te versnipperd;
• leidinggevenden zijn te weinig betrokken;
• onderzoek omtrent de melding duurt te lang;
• tussentijdse terugkoppeling over het onderzoek omtrent de melding blijft achterwege.

Samengevat: het ontbreekt in die gevallen aan coördinatie, regie, controle en communicatie over de voortgang van de melding. Dit maakt het voor zowel melders als leidinggevenden lastig om goed door het proces te navigeren en versterkt vaak het gevoel van onzekerheid.

Aanpak voor verbeteringen meldlandschap

Om tot gemeenschappelijke verbeteringen te komen, werkt Siemensma aan een gestroomlijnde aanpak. De eerste stap is het in kaart brengen van het hele meldlandschap, inclusief alle instanties die de melder kan tegenkomen. Daarnaast worden de definities van klachten, meldingen van ongewenst gedrag en vermoedens van misstanden nader uitgewerkt met elk een passende vervolgroute. “Wij denken dat als we de coördinatie en voortgangscontrole goed regelen, we daar al een flinke verbeterslag kunnen maken. Dat is voor nu even de tussenconclusie,” voegt Siemensma toe.

Samen met het CAOP onderzoekt Siemensma de best practices van andere departementen om de processen verder te verbeteren.” Ook kijken we naar hoe we de cultuur kunnen aanpakken, het liefst aan de voorkant en met focus op preventie. In de hele aanpak staat de melder centraal. Melden is een grote stap. Het getuigt van lef om dat te doen, en daar moet vertrouwen van de organisatie tegenover staan.”

De CMC is van mening dat meldingen ook door een externe partij in behandeling moeten kunnen worden genomen. “Om elke schijn van partijdigheid te vermijden, moet de mogelijkheid bestaan om een melding extern te laten onderzoeken. Juist omdat een onafhankelijke instantie geen baat of verlies heeft bij de uitkomst van een melding”, aldus de CMC.