Tag: medezeggenschap

Nieuwe organisatieinrichting voor een schaalbaar Defensie

Oirschotse heide 09 maart 2023,..Oefenen met opleiding van de mariniers op de oirschotse hei met de luchtmacht. 2 chinooks vlogen de mariniers heen en weer zodat zij het instijgen en uitstijgen konden oefenen tijdens de BHT (Basis Helikopter Training)

Defensie is volop bezig met zorgen dat de organisatie klaar staat voor een hoofdtaak 1-situatie. Wat kan dat betekenen voor defensiemedewerkers en hoe worden zij in de plannen rondom de organisatieinrichting betrokken? Dat werd besproken tijdens het CMC-overleg.

De organisatieinrichting is een belangrijk onderdeel van de gereedstelling van Defensie op hoofdtaak 1. Kolonel James Clayden, Hoofd Organisatieontwikkeling bij het ministerie van Defensie, werkt mee aan de nieuwe inrichting van de defensieorganisatie. Hoe gaat Defensie de gereedheid voor hoofdtaak 1 en de schaalbaarheid van de Krijgsmacht die daarbij hoort, faciliteren vanuit de bedrijfsvoering? Clayden gaf een toelichting op de stappen om tot een nieuwe organisatieinrichting te komen.

Aanpak in fases

Wat het uitgangspunt van de nieuwe organisatieinrichting moet worden, is duidelijk geworden tijdens een brainstorm met Defensiebrede vertegenwoordiging over hoe de organisatieinrichting eruit moet gaan zien. Vervolgens wordt de weg naar de gereedheid op schaalbaarheid en de nieuwe organisatieinrichting aangepakt in verschillende fases:

Fase 1 Beproeven: intensief toetsen en ervaring opdoen met de inrichtingskaders (t/m dec ’24)

Fase 2 Ontwerpen volgens nieuwe inrichtingskader (t/m juli ’25)

Fase 3 Inrichten (t/m dec ’26)

Het doel is dat in januari 2027 HR Defensie volledig is ingericht voor hoofdtaak 1.

Beproeven van de nieuwe organisatieinrichting

Clayden: “De pilot van de nieuwe organisatieinrichting wordt uitgevoerd in november en december ’24. Na een kick-off zijn er in deze twee maanden vier werksessies waarin we aan de nieuwe organisatieinrichting gaan bouwen. Dat doen we met mensen uit de hele organisatie: elk defensieonderdeel heeft medewerkers aangewezen. De operationele lijn en HR en financiële ondersteuning werken mee.”

“In die vier werksessies lopen we het proces door. We kijken naar wat er in het HR-landschap en financiële landschap aan kaders nodig is. Het draait in deze fase dus niet om dat we nu de hele eenheid in gereedheid hebben, maar om lessen te leren van wat er in onze huidige systematiek werkt en wat niet.”

De vakbonden voor defensiepersoneel zijn ingelicht over de ontwikkeling van het plan rondom de organisatieinrichting. Hoe de inrichting van de schaalbare defensieorganisatie er precies uit gaat zien is nog niet duidelijk. “De exacte inrichting is aan de DO. Wij scheppen de kaders. Wat wij zien is een duidelijke splitsing in functies die in verschillende situaties hetzelfde blijven, functies die bestaan in een vredessituatie en functies die bestaan in oorlogstijd. Personeel dat vrij komt omdat hun functie in oorlogstijd wegvalt, wordt waarschijnlijk ingezet op een andere passende functie die wel bestaat in de nieuwe situatie.”

Ook de rol van de van de medezeggenschap in de nieuwe organisatieinrichting is nog niet helder. De CMC zou graag zien dat hier rekening mee wordt gehouden in de planvorming. Deze vraag is ook meegegeven aan Clayden tijdens het overleg. “We blijven graag betrokken om onze rol als Defensiebrede vertegenwoordiger van 68.000 medewerkers goed in te kunnen blijven vullen.”

In onvolledige duidelijkheid voorwaarts

De communicatieplannen rondom elke fase richting de gereedheid van de organisatieinrichting voor hoofdtaak 1, moeten nog ingericht worden. Clayden: “Zoals BGen Paul van der Touw (Sous-Chef Personele Gereedheid) het zegt: we gaan in onvolledige duidelijkheid voorwaarts. We hebben namelijk geen dag te verliezen.” Dit geldt op veel vlakken. De afdeling communicatie is betrokken, en samen bekijken we per fase wat praktisch is in de communicatie rondom dit project.

Het is belangrijk dat de diverse defensieonderdelen en personeel tijdig worden ingelicht over wat zij gaan merken van de plannen voor de organisatieinrichting en de gereedheidstelling van Defensie op hoofdtaak 1. “Er is ook een stuk mindset en draagvlak nodig”, aldus de CMC.

Verbetering meldlandschap sociale veiligheid en integriteit bij Defensie

Den Haag, 9 november 2017.Ongewenst gedrag op de werkvloer.

“Iedere melding die niet goed wordt opgepakt, is er eigenlijk één te veel.” Met deze woorden begint Saskia Siemensma, de nieuwe directeur Veiligheid, haar toelichting op het meldlandschap binnen de Krijgsmacht. Tijdens de CMC-vergadering van 23 oktober schetste zij een beeld van de huidige situatie rondom meldingen sociale veiligheid en integriteit binnen Defensie en het verbeterplan dat momenteel in ontwikkeling is.

Sinds maart dit jaar is Siemensma verantwoordelijk voor het meldlandschap en heeft zij gesprekken gevoerd met onder andere de Inspecteur-Generaal der Krijgsmacht (IGK), de Centrale Organisatie Integriteit (COID) en centrale vertrouwenspersonen binnen de Krijgsmacht. De bevindingen zijn duidelijk: het gaat vaak goed, maar er is absoluut ook behoefte aan verbetering.

“Trek aan een draadje en er zit een hele trui aan vast,” zegt Siemensma, waarmee ze de complexiteit van het meldlandschap binnen Defensie goed samenvat. Het is moeilijk om volledig in kaart te brengen welke instanties en stakeholders allemaal betrokken zijn bij het dossier veiligheid en waar het mis gaat. Uit de inventarisatie blijkt dat daar waar het mis gaat, de volgende redenen het meest voorkomend zijn:

• de meldingsstructuren zijn te versnipperd;
• leidinggevenden zijn te weinig betrokken;
• onderzoek omtrent de melding duurt te lang;
• tussentijdse terugkoppeling over het onderzoek omtrent de melding blijft achterwege.

Samengevat: het ontbreekt in die gevallen aan coördinatie, regie, controle en communicatie over de voortgang van de melding. Dit maakt het voor zowel melders als leidinggevenden lastig om goed door het proces te navigeren en versterkt vaak het gevoel van onzekerheid.

Aanpak voor verbeteringen meldlandschap

Om tot gemeenschappelijke verbeteringen te komen, werkt Siemensma aan een gestroomlijnde aanpak. De eerste stap is het in kaart brengen van het hele meldlandschap, inclusief alle instanties die de melder kan tegenkomen. Daarnaast worden de definities van klachten, meldingen van ongewenst gedrag en vermoedens van misstanden nader uitgewerkt met elk een passende vervolgroute. “Wij denken dat als we de coördinatie en voortgangscontrole goed regelen, we daar al een flinke verbeterslag kunnen maken. Dat is voor nu even de tussenconclusie,” voegt Siemensma toe.

Samen met het CAOP onderzoekt Siemensma de best practices van andere departementen om de processen verder te verbeteren.” Ook kijken we naar hoe we de cultuur kunnen aanpakken, het liefst aan de voorkant en met focus op preventie. In de hele aanpak staat de melder centraal. Melden is een grote stap. Het getuigt van lef om dat te doen, en daar moet vertrouwen van de organisatie tegenover staan.”

De CMC is van mening dat meldingen ook door een externe partij in behandeling moeten kunnen worden genomen. “Om elke schijn van partijdigheid te vermijden, moet de mogelijkheid bestaan om een melding extern te laten onderzoeken. Juist omdat een onafhankelijke instantie geen baat of verlies heeft bij de uitkomst van een melding”, aldus de CMC.

HR-Vernieuwing bij Defensie: duurzaam en strategisch talentbeheer

Om structureel duurzaam inzetbaar te zijn binnen de Krijgsmacht, is het noodzakelijk strategisch om te gaan met je medewerkers. Dit vraagt een nieuwe visie op HR, waarbij de nadruk ligt op het benutten en ontwikkelen van talenten.

Medewerkers moeten gezien worden als ontwikkelbaar en multi-inzetbaar. Deze visie vraagt om nieuwe HR-instrumenten, waaronder Strategische Personeelsplanning (SPP) en Strategisch Talentmanagement (STM). Bovendien is er een diepgaande gedragsverandering nodig bij HR-professionals, leidinggevenden en medewerkers van Defensie.

In de overlegvergadering van 9 oktober tussen de CMC en de SG werd het kaderstellende document voor de HR-Vernieuwing officieel goedgekeurd. Dit document biedt kaders voor de implementatie van gedragsverandering, STM en SPP, en legt ook de basis voor de invoering van HR-Analytics.

Jeffrey de Freitas, lid van de werkgroep HR-Vernieuwing namens de CMC, benadrukt het belang van vroege betrokkenheid en continue dialoog bij dit dossier. “Er ligt nu een kwalitatief goed stuk, waarin vanuit wederzijds vertrouwen is gewerkt aan instrumenten om HR-Vernieuwing te stroomlijnen, zonder de noodzakelijke ruimte voor de defensieonderdelen weg te nemen.”

De basis voor HR-vernieuwing bij Defensie

Het HR-Model 1.0 en het Kaderstellend Document 2.0 vormen samen met het Dienstverleningsmodel (DVM) de basis voor de HR-Vernieuwing. Deze documenten stellen Defensie in staat stap voor stap verbeteringen door te voeren. Het doel is dat medewerkers zich meer gezien en gehoord voelen, dat hun talenten optimaal benut worden, en dat zij met trots bijdragen aan de doelen van Defensie. Om de HR-Vernieuwing te laten slagen, is gedragsverandering cruciaal: een omslag in houding, vaardigheden en mindset.

Een veilige cultuur vol trots en ontwikkeling

“We willen een cultuur creëren waarin medewerkers trots zijn op hun werk, zich gezien voelen door hun leidinggevenden, en zich kunnen ontwikkelen in een veilige omgeving. Medewerkers moeten het gevoel hebben dat ze meetellen en een verschil maken. Dit vraagt om voortdurende inspanningen om gedrag, vaardigheden en mindset aan te passen. Het doel is om geleidelijk een ‘olievlek’ van positieve verandering te creëren binnen onze organisatie,” aldus Mark Zwaal, Voorzitter Regie-overleg HR-Vernieuwing.

Strategisch Talentmanagement vormt de kern van de nieuwe personeelsstrategie. Het gaat niet alleen om het identificeren van talent, maar vooral om het strategisch inzetten en ontwikkelen van dat talent in lijn met de organisatiedoelen. Dit vereist een voortdurende dialoog tussen medewerkers en de organisatie, waarbij persoonlijke en organisatorische behoeften op elkaar worden afgestemd.

Praktische zaken voor optimaal talentmanagement

Om talentmanagement effectief te maken, zijn er kaders opgesteld voor een duidelijke indeling van functies en vaardigheden. Hierdoor wordt helder welke competenties medewerkers in de toekomst nodig hebben en wordt interne mobiliteit gestimuleerd om uitstroom te verminderen. De IT-systemen dienen talentmanagement en de strategische personeelsplanning optimaal te ondersteunen. Een ander belangrijk nieuw element binnen de HR-vernieuwing is HR-Analytics, waarmee datagedreven beslissingen kunnen worden genomen door gebruik te maken van actuele personeelsdata.

De HR-Vernieuwing heeft als doel een toekomstbestendige mindset en bijbehorende instrumenten te integreren in de bedrijfsvoering van de Krijgsmacht. De HR-Vernieuwing wordt stapsgewijs doorgevoerd.

Meer weten over de HR-Vernieuwing bij Defensie?

Benieuwd naar de documenten van de HR-Vernieuwing?  Het complete kaderstellende document HR-Vernieuwing, het Dienstverleningsmodel (DVM) en het HR-model staan allemaal online. Bezoek de CMC SharePoint-pagina, waar defensiemedewerkers de documenten kunnen downloaden. Daarnaast kun je als defensiemedewerker ook op de intranetpagina van de HR-Vernieuwing defensiebreed kijken.

Kennismaking met de P-SG en de CMC

Ontmoeting met P-SG Vera de Witte

“Het is belangrijk geluiden uit alle lagen van de organisatie mee te krijgen en verbindingen te leggen.”

Op de negende dag van haar inwerkprogramma maakte Vera de Witte, de nieuwe plaatsvervangend secretaris-generaal (P-SG), kennis met de Centrale Medezeggenschapscommissie (CMC). De Witte, die het stokje overnam van Marc Gazenbeek, heeft een rijke carrière op het snijvlak van beleid, bestuur en strategie. Deze kennismakingsbijeenkomst bood een kans om haar beter te leren kennen en de rol van medezeggenschap binnen Defensie uit te leggen.

“Ik ben vorige week maandag begonnen bij het Ministerie van Defensie. Ik merk nu al dat ik waarschijnlijk niet genoeg zal hebben aan de zogenaamde ‘eerste 100 dagen’ om volledig ingewerkt te raken, vooral om alle afkortingen te leren,” begint Vera lachend. “De complexiteit van deze matrixorganisatie, de combinatie van militairen en burgers, en de druk op hoofdtaak 1, brengen veel uitdagingen met zich mee. Een pittige baan die ik graag aanpak.”

Ontmoeting met P-SG Vera de Witte

Stuwende factor

De kennismakingsbijeenkomst bood ook de gelegenheid om de rol van medezeggenschap binnen Defensie aan Vera toe te lichten. “De rol van medezeggenschap wordt nog geregeld vergeten door zeggenschap.” Dit leidt tot frustratie en ook tot vertragingen in belangrijke beslissingen. Wanneer verantwoordelijkheden helder zijn, moeten besluitvormingsprocessen opnieuw worden gestart, wat kostbare tijd kost. De CMC sluit mede om die reden aan bij veel overleggen om inzicht te krijgen in de oorsprong van opdrachten en het bijbehorende mandaat. “Door vroegtijdig betrokken te worden, creëren we draagvlak en besparen we tijd in de besluitvorming. Wij willen gezien worden als een stuwende factor richting hamerstukken, niet als een vertragende of remmende factor.”

Medezeggenschap is topsport

“Alles wat binnen de krijgsmacht iedereen raakt, moet uiteindelijk toch langs de CMC. Dit is bijna topsport gezien de hoeveelheid dossiers en de beperkte tijd en ruimte die medezeggenschappers vaak naast hun reguliere taken krijgen. In deze transitieperiode is het cruciaal om te prioriteren. Het invullen van alle vacatures staat daarbij op nummer één.” Het vullen van de 1200 posities binnen het gelaagde medezeggenschapsorgaan van Defensie is een grote uitdaging. “Vacatures zijn de kern van ons probleem. Zonder voldoende mensen lopen veel zaken vast, inclusief de medezeggenschap.”

Geluiden uit alle lagen

De Witte, bekend met deze problematiek vanuit haar vorige functie, zegt: “Ik heb zelf regelmatig op de zeepkist gestaan om medewerkers te enthousiasmeren voor medezeggenschap. Ik ben ervan overtuigd dat medezeggenschap een essentiële rol speelt in elke organisatie. Het is belangrijk om geluiden uit alle lagen mee te krijgen en verbindingen te leggen. Laten we het als een uitdaging en als een kans zien om de nieuwe generatie te tonen hoe waardevol medezeggenschap kan zijn voor hun eigen ontwikkeling én voor de toekomst van Defensie.”

Transitieteam CDS over de schaalbare krijgsmacht: “We moeten voorwaarts”

Stroe, 24 november 2021 ..- VEVA leerlingen hebben bivak met Korps Mariniers tijdens Grondoperaties

Om in het huidige tijdgewricht van crisis en conflict effectief militair te kunnen opereren, moet de krijgsmacht schaalbaar zijn. Een schaalbare krijgsmacht is in staat om personeel, materieel, infrastructuur en kennis in relatief korte tijd aan de organisatie toe te voegen en in te zetten, en andersom ook weer af te schalen. De taak om deze noodzakelijke verandering aan te jagen, ligt bij het Transitieteam CDS. Hoe staat het hier nu mee en wat betekent dit voor het Defensiepersoneel? Kolonel Tonny van den Belt van het Transitieteam CDS licht toe hoe het Transitieteam te werk gaat en geeft een update van de voortgang rond de schaalbare krijgsmacht.

Kolonel Tonny van den Belt

De schaalbare krijgsmacht en internationale en nationale verplichtingen

In het geval van een hoofdtaak 1-situatie heeft Nederland zowel internationale als nationale verplichtingen. Het New Force Model (NAVO/internationaal) en het NDP (nationaal) vormen de basis voor de rol die de krijgsmacht speelt in tijden van conflict. “Het New Force Model begint steeds concreter te worden. Daarnaast ‘’wordt er hard gewerkt om onze nationale taken/verplichtingen inzichtelijk te maken,” licht kolonel Van den Belt toe.

“Je merkt dat onze organisatie behoefte heeft aan duidelijkheid,” aldus Van den Belt, “maar in het kader van hoofdtaak 1 – bescherming van ons grondgebied – is het nodig om voorwaarts te gaan zonder dat alles volledig duidelijk is. Als we nu geen vaart maken, zijn we niet op tijd gereed.”

Kolonel Tonny van den Belt

“De komende maanden ligt de focus op het uitwerken van 1) de nationale verplichtingen (NDP) en 2) het bij elkaar brengen van de nationale en internationale verplichtingen tot een operationeel plan (hoe gaan we als krijgsmacht en Defensie nationaal en internationaal opereren in het geval van een hoofdtaak 1-situatie). Dat plan moet in het 1e – 2e kwartaal van 2025 het levenslicht zien en een ieder in onze organisatie duidelijkheid geven wat er van hem/haar in een hoofdtaak 1-situatie wordt verwacht. ’’Daarbij zal duidelijk worden hoe de oorlogsorganisatie, inclusief het schaalbare deel, eruit zal komen te zien.’’

Modernisering rechtspositie Defensiepersoneel

Om de krijgsmacht schaalbaar te maken moet Defensie in het HR-domein alle zeilen bijzetten om de organisatie tijdig kwantitatief en kwalitatief gevuld te krijgen. “In dat kader werken de HDP/DAOG samen met de vakcentrales aan de modernisering van de rechtspositie van alle categorieën personeel. Hiervoor is een zogenaamde HR-roadmap met twintig onderwerpen in het leven geroepen.”

“De eerste focus zal liggen op de concretisering/verbetering van de rechtspositie van het Dienjaar, reservisten en de garandeerde inzet van burgerpersoneel in een hoofdtaak 1-scenario.” Deze onderwerpen zullen voor het einde van 2024 worden geagendeerd in het georganiseerd overleg.

Whole-of-Society-benadering

Van den Belt benadrukt het belang van opschalen, maar vooral ook het belang van kunnen afschalen wanneer dat nodig is. “Het idee is om dit samen met partners uit de samenleving te doen, omdat Defensie dit niet meer alleen kan.” Een belangrijk inrichtingsprincipe van de schaalbare krijgsmacht is de zogenaamde Whole-of-Society-benadering.

Deze benadering gaat er vanuit dat we als Defensie landelijk, regionaal en lokaal bij het opschalen van onze organisatie moeten kunnen bouwen op een wederkerige en duurzame relatie met het bedrijfsleven, overheidsorganisaties en kennisinstituten. “De komende tijd zullen we ons onder andere richten op het versterken van samenwerkingen met onder meer organisaties als de NS, Rijkswaterstaat, ziekenhuizen, banken en het MKB om onze schaalbaarheid te vergroten.”

Rol Transitieteam CDS

Om de rol en positie van het Transitieteam CDS te verduidelijken, schetst Van den Belt de Defensieorganisatie als een containerschip met sleepboten. “Wij fungeren als een van de sleepboten die het containerschip (metafoor voor de reguliere – soms wat logge – organisatie) ondersteunt bij het afmeren op de juiste plek. In het kader van de schaalbare krijgsmacht treden we naast en samen met de reguliere  op als aanjager, verbinder en kritisch zijlicht indien noodzakelijk.”

Van den Belt: “Je merkt nu dat zowel binnen als buiten de krijgsmacht duidelijk wordt dat de focus op hoofdtaak 1 ligt. Dat hoef je niet uit te leggen, maar je ziet dat we nog wel verschillende verhalen gebruiken om het toe te lichten. We zoeken naar een alomvattend narratief dat recht doet aan de situatie en mensen binnen en buiten de krijgsmacht in beweging zal zetten – we moeten voorwaarts!”

Onderzoek naar het functioneren van de medezeggenschap bij de (Rijks)overheid

Ben jij binnen het Ministerie van Defensie betrokken bij een van onze medezeggenschapsgremia? Doe dan mee aan het onderzoek naar ‘ambtelijk vakmanschap, sociale veiligheid en medezeggenschap’ binnen de overheid.

Alex van de Ven LL.M., programma- en projectmanager bij het Ministerie van Binnenlandse zaken en zeer ervaren medezeggenschapper, is momenteel bezig met een promotieonderzoek naar de modernisering van de medezeggenschap bij de overheid. Het onderzoek bevat vragen over onder andere ambtelijk vakmanschap, sociale veiligheid, het belang en functioneren van medezeggenschap en de rol van de OR.

Wil je meedoen met het onderzoek? Download dan de vragenlijst, en stuur deze ingevuld retour aan Alex van de Ven: alex.vandeven@outlook.com. Van de Ven is ook per dit emailadres bereikbaar voor vragen over het onderzoek.

Download de vragenlijst als Word-document:

4.1.2._Vragenlijst-ambtelijk-vakmanschap-sociale-veiligheid-en-medezeggenschap-juni-2024

Download de vragenlijst als pdf-document:

4.1.2._Vragenlijst-ambtelijk-vakmanschap-sociale-veiligheid-en-medezeggenschap-juni-2024

Revitalisering Bernhardkazerne en de rol van de Medezeggenschap

Amersfoort, 17 oktober 2023 Beeldmateriaal van divers vastgoed op de Bernhardkazerne.

Defensie wil haar vastgoed concentreren en bestaand vastgoed duurzamer maken en vernieuwen om zo bij te dragen aan een beter uitgeruste en goed geoefende krijgsmacht. De Bernhardkazerne (ook wel de BHK genoemd) is een van de eerste locaties die wordt aangepakt. Martijn Schipper (Staf medewerker VGM CLAS)) en Jan Harmen Kiestra (programmamanager revitalisering BHK) sloten in mei aan bij het CMC-overleg om een update te geven over dit project.

Foto: adjudant Van der Hoek, Defensie

De Bernhardkazerne als voorbeeldproject

Het project, dat in 2031 gereed moet zijn, omvat een grote financiële investering en heeft als doel de gebouwen op de Bernhardkazerne weer toekomstbestendig te maken. De Bernhardkazerne in Amersfoort is de eerste locatie die aangepakt wordt binnen het revitaliseringsprogramma. De kazerne in Havelte en de vliegbasis Woensdrecht staan als nummer 2 en 3 op de lijst. Aansluitend volgen onder andere de projecten in Den Helder, Roosendaal, Schaarsbergen en Soesterberg. De vernieuwing van de Bernhardkazerne vormt de basis voor alle kazernes die volgen. En daarmee dus ook voor de manier waarop de medezeggenschap betrokken wordt.

Complexiteit en uitdagingen

Jan-Harmen: “We staan voor enorme complexe gebiedsopgaven. Daar komt de duurzaamheidsopgave, de historische waarde van veel gebouwen en nu onze focus op hoofdtaak 1 nog eens bij. De revitalisering van de Bernhardkazerne vormt in die zin een mooie voorbeeldproject van hoe je de gereedheid en bijbehorende faciliteiten kunt moderniseren naar de eisen en wensen van deze tijd terwijl de bedrijfsvoering gewoon door blijft gaan. Ook het beter benutten van het vastgoed door bijvoorbeeld meer en beter gebruik maken van digitale middelen (onder andere slim vastgoedmanagement) of het verhogen van de duurzaamheid en daardoor bijdragen aan het Klimaatakkoord. Daarnaast zullen wij met de revitalisering van de BHK een voorbeeld (kunnen) zijn voor de betrokkenheid van de medezeggenschap, de gebruikers en de omgeving bij dit soort grote opgaves. Revitalisering van vastgoed is daarmee veel meer dan alleen het stapelen van stenen.”

Staatssecretaris Van der Maat benoemde het betrekken van het personeel en de medezeggenschap bij de uitvoering van het programma Transformatie van het Defensievastgoed niet voor niets in zijn Kamerbrief van 6 februari 2023. ‘Op iedere locatie dient medezeggenschap intensief betrokken te worden aangezien de veranderingen invloed hebben op nagenoeg alle aspecten van een kazerne, denk hierbij aan de kantooromgeving, legerings- en ontspanningsfaciliteiten, de werkomgeving, parkeermogelijkheden, etc.’

Samenwerking en voordelen

“Het samen oplopen met de medezeggenschap en kijken hoe we elkaar kunnen vinden, is essentieel om de belangen van de gebruikers van de faciliteiten – van militairen tot ondersteunend personeel – vertegenwoordigd te krijgen. Pakken we tijdens de revitalisering van de Bernhardkazerne de advies- en instemmingsrol van medezeggenschap goed op, dan biedt dat in het verdere verloop van dit en alle andere projecten die hierna volgen alleen maar voordelen. Uiteraard voor de planning en uitvoering van het project, maar vooral ook voor breed gedragen leef- en werkomstandigheden,” vult Martijn aan. De recent uitgekomen visie ‘Basis van de toekomst’ biedt een extra aanknopingspunt voor deze samenwerking.

Betrokkenheid van de medezeggenschap

Martijn Schipper schreef voor het CLAS een concept blauwdruk rond het borgen van de betrokkenheid van medezeggenschap tijdens de revitalisering van de Bernhardkazerne. De komende periode wordt gekeken of de concept blauwdruk een dynamische leidraad kan vormen bij hoe je medezeggenschap betrekt. Martijn: “Betrokkenheid van medezeggenschap is noodzakelijk en gewenst, maar hoe je dat op een goede manier vormgeeft is niet zo eenvoudig. Ik doel daarbij vooral op het adviesrecht van medezeggenschap met ‘overeenstemmingsvereiste’. In de blauwdruk doe ik een voorzet hoe je in welke fase, met welk MC en HDE hier invulling aan geeft.”

Ben je zelf betrokken bij een revitalisatieproject? En benieuwd naar de concept blauwdruk? Je vindt deze op de interne SharePoint-pagina van de CMC.

Hervorming van aanwijzingen moet Defensie soepeler en efficiënter maken

Om de wendbaarheid en flexibiliteit binnen het ministerie van Defensie te vergroten, wordt de huidige interne regelgeving (aanwijzingen) herzien en daar waar nodig opgeruimd. De focus ligt op het herschrijven van de SG-001, ‘de moeder’ van alle aanwijzingen binnen Defensie. Aansluitend worden alle overige SG-, maar ook aanwijzingen van de Hoofddirecteur Personeel (HDP) en het Directoraat –Generaal Beleid (DGB), onder de loep genomen met als doel de organisatie soepeler te laten werken.

Kolonel Martine Verhulst, trekker van dit project vertelt: “We beginnen met een overkoepelende systeemaanpak waarbij ‘de bedoeling’ van de aan te passen aanwijzing en de urgentie die nodig is om ons klaar te maken voor hoofdtaak 1 centraal staat. Het klinkt logisch om na te denken vanuit de bedoeling van een aanwijzing, maar we zien in veel huidige aanwijzingen dat ‘het waarom’ niet altijd helder is. Daarnaast loopt het hoe en het wat soms door elkaar, en dat kan voor verwarring zorgen. We hebben een team samengesteld dat zich per aanwijzing gaat buigen over de bedoeling, het kader en de doorvertaling naar de uitvoering. Ook willen we aanwijzingen die niet meer relevant zijn opruimen. Denk bijvoorbeeld aan de 1,5 meter-regels die zijn opgesteld tijdens de coronaperiode.”

In samenwerking met de gehele organisatie

Een van de belangrijkste doelen van het project is om de hervorming van aanwijzingen niet alleen een ‘Haags feestje’ te laten zijn. Met Defensieonderdelen wordt gesproken om te ontdekken waar versterking op kan treden. Op lokaal niveau zullen ongetwijfeld soortgelijke initiatieven plaats vinden. Het is mooi als je dat van elkaar weet. Veel aanwijzingen bevatten een gelaagdheid die via achterliggende voorschriften en instructies door de gehele organisatie sijpelt. Hiervoor dient oog te zijn als je interne regelgeving opruimt of herziet. Als onderdeel van het hervormingsproces wordt er een pilot gestart om met vijf tot tien verschillende aanwijzingen te experimenteren. Het doel van de pilot is om de aanwijzingen aan te laten sluiten bij het gedachtegoed zoals beschreven in het BBD. Hier wordt kritisch gekeken naar ‘toegevoegde waarde, noodzaak, eenvoud en uitvoerbaarheid’ om ruimte te kunnen geven aan de uitvoering (het ‘wat’ vanuit de bedoeling van de regelgeving; niet het ‘hoe’). De uitkomsten van deze pilot leiden tot ‘lessons learned’ die als input kunnen gelden voor de herziening van de SG-001.

Het belang van communicatie en gedrag

Naast het herzien van de aanwijzingen is er ook aandacht voor gedragsverandering. “Dit onderwerp heeft natuurlijk ook een sterk veranderingsproces in zich. Wij kunnen vanuit het projectteam wel zeggen: we doen dit niet meer, maar het gedrag van mensen en de gedachten erachter moeten daar ook in mee kunnen komen. Een organisatie veranderen en soepeler maken doe je niet door regels te veranderen, maar juist door gedrag,” aldus Martine Verhulst. Het projectteam werkt om die reden ook nauw samen met het DCO (Directoraat Communicatie en Organisatie) om de urgentie van de verandering en het waarom te communiceren. Zo gaat het ook echt leven in de organisatie.

Martine vervolgt: “Defensie staat van oudsher bekend als een ‘blauwe’ organisatie, een term die refereert aan onze hiërarchische manier van werken, ontstaan vanuit een periode van grote krimp binnen Defensie. En hoewel structuur en regels essentieel zijn voor een organisatie als de onze, kan een teveel aan interne regelgeving juist belemmerend of zelf verlammend werken. Bovendien zit het creativiteit in de weg. Dat kan niet nu hoofdtaak 1 de toetssteen is voor al ons denken en handelen.”

Planning hervorming aanwijzingen

De eerste grove schets voor de aangepaste SG-001 wordt vóór de zomervakantie verwacht, met een bredere uitrol gepland voor het einde van het derde kwartaal van 2024. Het doel is om eind 2024 een nieuwe SG-001 klaar te hebben, zodat de overige aanwijzingen hier in 2025 in lijn mee kunnen worden gebracht. De huidige SG-001, de basis van alle aanwijzingen, vervalt op 1 januari 2026. Voor die datum moeten alle aanwijzingen zijn herzien.

Een afvaardiging van de CMC sluit aan in het projectteam van Kolonel Verhulst.

Maandelijks CMC overleg met de SG: een soepel defensie begint bij verantwoordelijkheidsbesef

Hoe loopt de weg richting een soepel functionerend defensie? Daarover spraken secretaris-generaal Maarten Schurink en de Centrale Medezeggenschapscommissie van defensie elkaar afgelopen week. Iedere maand komen de secretaris-generaal (SG) en de CMC bij elkaar. Enkele weken geleden gaf SG Maarten Schurink bij de CMC aan dat hij graag zou zien dat defensie soepeler functioneert: “Ik zou er naar toe willen dat medewerkers meer eigen verantwoordelijkheid durven nemen en de ruimte voelen om zelf meer achter het stuur te gaan zitten.” Hierop voortbordurend gaf de SG tijdens het afgelopen overleg toelichting op de vervolgstappen richting een soepel functionerend defensie.

SG Maarten Schurink benadrukte: “De intent voor de toekomst van de Krijgsmacht is verankerd in de leiderschaps- en samenwerkingsstijl Mission Command: het gezamenlijke doel om defensie tot een slimme, sterke krijgsmacht en een soepel ministerie dat klaar is voor hoofdtaak 1 te transformeren.” Nu deze visie binnen alle lagen van de organisatie is geland, maakt hij een nieuwe backbrief-ronde. Daarbij worden alle bedrijfsonderdelen gevraagd om na te denken over hoe zij hun werk kunnen uitvoeren met hoofdtaak 1 (bescherming van eigen land en NAVO-bondgenoten) in gedachten.

Verantwoordingsdruk verminderen

“Het doel van deze vervolgstap is om op een doortastende manier te interveniëren, zodat we kunnen toewerken naar een slimme en soepel werkende defensieorganisatie die is afgestemd op hoofdtaak 1. Ter illustratie: het aantal parafen op bestellingen moet omlaag en de Planning & Control-cyclus moet vereenvoudigd worden. Anders gezegd: standaardisatie nastreven waar mogelijk, maar maatwerk en snelheid wanneer nodig”, vervolgt de SG. “Ik wil de verantwoordingsdruk verminderen. Iedereen binnen het ministerie moet de ruimte voelen en beseffen dat ze eigen beslissingen kunnen maken waar nodig en in actie kunnen komen. Daar ligt de kern!”

“Ik wil de verantwoordingsdruk verminderen. Iedereen binnen het ministerie moet de ruimte voelen en beseffen dat ze eigen beslissingen kunnen maken waar nodig en in actie kunnen komen.”

Secretaris-generaal Maarten Schurink

Soepel afgestemd op hoofdtaak 1

In het licht van de huidige ontwikkelingen realiseert SG Maarten Schurink zich steeds meer dat oorlogsbedrijfsvoering de standaard moet worden. De manier waarop onze organisatie is georganiseerd moet daar in zijn ogen aan bijdragen. Waarom? “Omdat we het met de 70.000 mensen die de Krijgsmacht rijk is, hoofdtaak 1 aan moeten kunnen gaan. Elk onderdeel moet hier klaar voor staan, en als dat nog niet is gebeurd, daarover gaan nadenken”, aldus de SG.

Wat betekent hoofdtaak 1 voor de medezeggenschap binnen defensie? Dat zal de CMC ook onderzoeken tijdens de heidagen in juni.

Gert-Jan Rozeboom: Ga op zoek naar de gemeenschappelijke deler!

Twee jaar voor je pensioen je aanmelden voor de Centrale Medezeggenschapscommissie van de Krijgsmacht. Gert-Jan Rozeboom deed dat onlangs. Drie maanden geleden nam hij het stokje over van een vertrekkend CMC-Lid en vertegenwoordigt sindsdien de Bestuursstaf binnen de CMC.

“Collega’s verklaarden me voor gek dat ik deze nevenfunctie nog op me nam”, zegt Gert-Jan. “Maar na 43 dienstjaren voel ik me nog steeds nauw betrokken bij de Krijgsmacht en wil ik me inzetten voor de mensen die er werken. Wat dat betreft ben ik een echte kritische loyalist.”

Schengen-Akkoord

Gert-Jan kwam na het afronden van zijn middelbare school precies op zijn 18e verjaardag d.d. 3 november 1980 bij de Koninklijke Marechaussee (KMAR) terecht. Hij liep wacht bij het Koninklijk Huis, werkte als algemeen opsporingsambtenaar bij brigades, was actief als grenscontrole. In 1985 werden door het Akkoord van Schengen de controles aan de binnengrenzen afgeschaft, waardoor er een overtolligheid van personeel ontstond bij de KMAR en Gert-Jan overstapte naar de Verbindingsdienst van de landmacht. De Verbindingsdienst levert netwerken voor operationele eenheden. Denk aan telefonie, computernetwerken, kabelsystemen en radio en satellietverbindingen.

Na het afronden van de vakgerichte opleiding bij de School Verbindingsdienst, doorliep Gert-Jan in de daaropvolgende jaren alle verschillende niveaus van verbindingscompagnieën tot aan legerkorps staf. Na deze parate jaren werd hij Instructeur aan de Verbindingsschool waar hij naast les geven zich bezig gehouden heeft met het vormgeven van de Onderofficiersopleiding. Door zijn jarenlange ervaring, ging Gert-Jan mee op missies naar onder andere Irak en Bosnië. Deze ervaringen zorgden ervoor dat Gert-Jan bij terugkomst aan de slag kon als senior instructeur, en later als schooladjudant, bij de School voor Vredesmissies (SVV) die militairen voorbereid op missies.

Ruime ervaring in de medezeggenschap en als vertrouwenspersoon

Na een korte tussenstop bij de Militaire Post organisatie, werd Gert-Jan Kazerne Adjudant van de Kromhout kazerne. In 2019 maakt Gert-Jan de laatste switch van zijn carrière richting het bureau Buitenlandse Betrekkingen van de Directie Internationale Militaire Samenwerking. Een groot deel van zijn carrière, is Gert-Jan betrokken geweest bij zijn naaste collega’s of in de rol van vertrouwenspersoon of als lid van een medezeggenschapscommissie.

“Ten tijde van mijn functies bij de Verbindingsdienst ben ik altijd betrokken geweest bij Medezeggenschap. Gedurende mijn periode zijn 106 en 108 Verbindingsbataljon samengevoegd voor de duur van de missie in Joegoslavië en was ik voorzitter van de gemeenschappelijke medezeggenschapscommissie. Toen ik werd overgeplaatst naar de Command Support Brigade in Eibergen, ontstond er vanwege mijn nieuwe functie een conflict of interest en stapte ik uit de medezeggenschap. Omdat ik toch betrokken wilde blijven bij het wel en wee van mijn collega’s ben ik als vertrouwenspersoon begonnen. Het medezeggenschaps- of het vertrouwenspersoonswerk heb ik vanuit die betrokkenheid heel lang als nevenfuncties naast mijn reguliere job gedaan.”

Ga op zoek naar hetgeen bindt

De andere kant van medezeggenschap leerde Gert-Jan als Kazerne adjudant kennen waar hij samen met zijn toenmalige generaal de gesprekken voerde. “Ik vind het van meerwaarde dat ik beide kanten van medezeggenschap nu mee kan nemen in mijn huidige rol binnen de DMC en CMC. Het inzetten op een gezamenlijk doel moet het vertrekpunt zijn. Een goed draaiende organisatie waar mensen met plezier naar hun werk gaan en gehoord worden. Met elkaar en niet over elkaar praten en op zoek gaan naar hetgeen verbindt. Als je dat vanuit medezeggenschap geregeld krijgt, dan kun je een hoop winnen voor de organisatie en je collega’s.”

Zelfde cycli andere verpakking

“Hoe ik de toekomst voor Defensie zie? Zonder te veel te willen klinken als ouwe rot, zie ik met mijn 43 dienstjaren dezelfde cycli – weliswaar iets anders verpakt – weer voorbij komen. Wij gaan nu vol inzetten op instroom van personeel, vernieuwen en innoveren, maar moeten naar mijn mening oppassen dat we niet te veel gaan tornen aan de opgebouwde basis en de kennis die in huis is. Kortom, vernieuwen van de Krijgsmacht moet, maar kijk ook met een gezonde kritische blik naar de ervaring die je in huis hebt. Ik zie nog zoveel kansen voor onze organisatie. Ik vind het mooi om daar de komende 2 jaar op mijn eigen(wijze) manier vanuit de CMC aan bij te kunnen dragen. Collega’s helpen en ondersteunen en laten weten waar zij terecht kunnen. En in 2025? Ach dan heb ik 45 dienstjaren er op zitten – maar de deur zo maar achter me dichttrekken? Nee! Defensie en haar medewerkers draag ik een te warm hart toe. Eens een loyalist, altijd een loyalist.”