interview Archieven - CMC Defensie

Eerste aanraking met medezeggenschap

Arie Jan de Waard is in zijn loopbaan niet zelf lid geweest van de medezeggenschap. Hij vertelt: “De eerste keer dat ik echt inhoudelijk en intensief met de medezeggenschap in aanraking kwam, was in het toenmalige Marinebedrijf (nu Directie Materiële Instandhouding van CZSK). Het Marinebedrijf was destijds een zelfstandige eenheid binnen DMO en een grote club met bijna 2000 mensen. Er was een gemeenschappelijke medezeggenschapscommissie (GMC) en decentrale medezeggenschaps-commissies (MC’s). Destijds zat ik met de GMC, oftewel de samengestelde vertegenwoordiging van het personeel, aan tafel om te praten over de organisatie, aandachtspunten en verbetermogelijkhe-den. Daar is voor mij de kiem gelegd voor mijn relatie als Hoofd Defensie Eenheid (HDE) met mede-zeggenschap.”

DMO en de medezeggenschap

“Als directeur DMO voer ik nu het overleg met de Defensieonderdeel Medezeggenschapscommissie (DMC). De DMC is opgebouwd uit de vertegenwoordiging van decentrale medezeggenschappen van DMO. Mijn intrinsieke overtuiging is: hoe meer je met hen in essentie het gesprek voert over hetgeen wat van belang is, hoe beter je als organisatie presteert. Dat zie ik terug in hoe we het bij DMO doen.”

“DMO heeft een visie en spoorboekje opgesteld, waar DMC intensief bij betrokken is. We hebben mi-nimaal één keer per jaar een visiedag medezeggenschap waar de medezeggenschap haar agenda be-paalt en ik in de middag aanschuif om samen te spreken over waar we staan, hoe we het doen, wat eventueel beter kan en wat de belangrijke onderwerpen voor de komende periode zijn. Deze dag is heel belangrijk voor de samenwerking en de agendabepaling. Door aan de voorkant steeds transpa-rant te zijn richting de medezeggenschap en op de visiedag actuele vraagstukken aan te kaarten, ben je goed met elkaar in gesprek over de dingen die ertoe doen: de vraagstukken in de breedte van de organisatie.”

Gedeelde verantwoordelijkheid

“Een vertegenwoordiging van de DMC sluit standaard aan bij vergaderingen van de DMO-raad. De DMO-raad is het “concernbestuur” van de DMO. Dat betekent dat het DMC maximaal inzicht heeft in de vraagstukken die passeren en uitdagingen die we daar bespreken. Hiermee bepalen we samen over welke uitdaging de DMC nader wil spreken. Immers, in het Besluit Medezeggeschap Defensie staat dat de medezeggenschap zich breed kan uitspreken over de aangelegenheden die de dienst-eenheid aangaan. Het gaat er om dat je slim samen bepaalt hoe die agenda er uit moet zien. Wacht dus niet af tot ik bij wijze van spreken de DMC bel om ergens over te praten, maar bepaal actief en vooraf de agenda. Daar zit wederkerigheid in.”

Soms kan een geschil verhelderend werken

Naar ervaring van Arie Jan de Waard betekent een geschil met de medezeggenschap niet het einde. Natuurlijk probeer je altijd met goed overleg er uit te komen. Maar, als het echt nodig is, dan kan een geschil uiteindelijk ook leiden tot betere samenwerking. Hij vertelt dat hij binnen zijn carrière en in zijn huidige functie als HDE één keer een geschil is aangegaan met de medezeggenschap. Dit ging over de voorgenomen verhuizing van het Haagse deel van DMO naar Utrecht. “Dat was niet makke-lijk maar je moet dat ook weer niet te zwaar opvatten. Dit geschil betrof een al langlopend dossier. De standpunten waren verhard en de persoonlijke verhoudingen stonden hier en daar ook onder druk.

Door een geschil aan te gaan, wordt een externe partij betrokken om een bepalend besluit te nemen hoe verder. “We hebben allemaal ons verhaal kunnen doen. Het besluit werd genomen en dat was vervolgens het vertrekpunt om verder te gaan. Uiteindelijk zijn we er samen uitgekomen en is het Haagse deel van de DMO nu naar volle tevredenheid in Utrecht gehuisvest. Ik pleit er natuurlijk voor dat het aangaan van formele geschillen de beste manier is om er uit te komen. Vooral gaat het om wat je aan de voorkant kunt en moet doen: de medezeggenschap vooraf intensief betrekken bij wat er speelt en zo transparant mogelijk zijn naar de medezeggenschap zijn zodat zij zelf een oordeel kunnen vormen.”

Medezeggenschap 2.0

Op de vraag hoe Arie Jan de Waard de toekomst ziet, geeft hij aan een uitdaging te zien. DMO moet fors groeien om te doen wat er van ons gevraagd wordt. De ambitie is om te groeien van 5.500 naar 7.000 medewerkers. We hebben daarnaast te maken met een deel van medewerkers die aanko-mende jaren met pensioen gaat. Het is jammer dat we afscheid moeten nemen van hun kennis een kunde, maar het geeft ook kansen. Zo krijgen we veel jonge mensen binnen met nieuwe ideeën en kennis. We hebben dan ook een club die “Jong DMO” heet, waarvan een afvaardiging ook bij de DMC vergaderingen zit. Dat leidt ook tot jonge leden die lid zijn geworden van de medezeggenschap en dat is mooi. Of dat toekomstbestendig is? Dat durf ik niet met zekerheid te zeggen. We moeten en zijn ook met elkaar in gesprek hoe we medezeggenschap toekomst kunnen inrichten. Ik merk dat jonge mensen niet altijd de behoefte hebben om in langdurige medezeggenschapsvergaderingen te zitten. Ik zie bij Jong DMO dat zij wel degelijk zeer betrokken zijn en zich ook best druk willen maken over een bepaald onderwerp.

Hoe maak je dan medezeggenschap 2.0? Een idee is dat je het overkoepelende gesprek beperkt tot een kleine club en dat je veel meer thematisch bepaalde onderwerpen voor medezeggenschap uitzet binnen de organisatie. Zo heeft jong DMO al gekeken naar het “onboarding” proces bij DMO en kij-ken ze in dit voorjaar naar de ontwikkeling van leiderschap binnen DMO. De uitkomst van deze on-derzoeken landen ook weer in het overleg met de DMC. Toekomst zou kunnen zijn dat we die twee lijnen nog veel meer verankeren in de werkwijze van medezeggenschap.

Vitale medezeggenschap voor de toekomst

Arie Jan de Waard sluit het interview af met de volgende woorden: “Het belang van medezeggen-schap staat bij mij buiten kijf. De vraag is wel hoe je dit vitaal houdt met oog op de toekomst. Daar moet je ook voor trainen. Dat is tevens een uitdaging voor de CMC: denk goed na hoe je naar de toe-komst wilt doorontwikkelen. Hoe maak je het aantrekkelijk om toch die personeelsvertegenwoordi-ging aan tafel te laten zitten bij de HDE, om samen de koers te bepalen hoe de organisatie verder te helpen? Ook voor mij als HDE is dat altijd iets om over na te denken en in te investeren.”

Wie zijn toch die leden van de CMC? Ditmaal stellen we voor: Ben Theunissen – militair, IT’er en werkzaam bij JIVC, ‘dé IT leverancier van Defensie’. Ben woont samen met vriendin Petra en hond Bep en is al lange tijd lid van de medezeggenschap. Naast lid van de MC Stafelementen van JIVC, plaatsvervangend voorzitter GMC, lid DMC DMO en lid CMC is hij ook vertegenwoordiger van Defensie in de Groepsondernemingsraad Rijk.

De loopbaan van Ben binnen Defensie startte 43 jaar geleden bij een rayon verbindingscompagnie. “Via de functie teamleider helpdesk ben ik de IT ingerold en daar nooit meer uitgekomen. In 1979 kwam ik bij het onderdeel overlegorgaan (OOO). Daar overlegde je met de compagniecommandant over lopende zaken binnen de eenheid. Dat was toen nog niet zo gestructureerd als medezeggenschap nu is onder het Besluit Medezeggenschap Defensie. Maar sindsdien ben ik, met tussenpozen, bij medezeggenschap betrokken geweest.”

Waarom koos Ben ervoor om zich al die tijd in te zetten binnen de medezeggenschap? “Medezeggenschap is dé manier om invloed uit te oefenen op de bedrijfsvoering binnen je eenheid. Belangen behartigen van personeel staat voor mij hoog in het vaandel. In 2018 had ik Defensie al kunnen verlaten met de oude diensteinde regeling (Oder), maar op dat moment was er sprake van dat heel JIVC geoutsourced zou worden. Er zaten toen ervaren mensen in de medezeggenschap, maar juist rond die tijd werd bekend dat veel van hen weg zouden gaan. Er zou dan een nagenoeg nieuwe medezeggenschap samen met de werkgever de reorganisaties in goede banen moeten leiden. Dan moet je stevig in je schoenen staan. Ik vond het toen té belangrijk om de lopende zaken binnen de eenheid op een goede wijze achter te laten en heb ervoor gekozen om de organisatie niet te verlaten. Ik doe medezeggenschap dus niet zozeer voor mijzelf, maar vooral voor de belangen van de organisatie en mijn collega’s. En ook nu zijn er nog grote, ingrijpende activiteiten zoals Grit en Foxtrot, waarvan het belangrijk is om mee te kunnen praten over de effecten op de bedrijfsvoering van JIVC en Defensie in het geheel.”

Ben is officieel niet vrijgesteld voor de medezeggenschap, maar krijgt wel de ruimte om dit te bedrijven. “Daar krijg ik alle medewerking in van mijn werkgever. Ik merk wel dat collega’s, ondanks het feit dat zij ook de gelegenheid krijgen, die ruimte vaak niet nemen. Ze zitten in een spagaat tussen de verantwoordelijkheden van hun taken en de verantwoordelijkheden van medezeggenschap. Die tweespalt wordt mede veroorzaakt doordat zij door hun leidinggevende in hun functioneringsgesprek alleen worden beoordeeld op hun taakgebied en niet op hun werk binnen de medezeggenschap. Er mag best aan een voorzitter van een MC worden gevraagd of iemand goed functioneert, zodat dit kan worden meegenomen in iemands beoordeling. Want medezeggenschap is ook werk.”

Zijn werk binnen medezeggenschap heeft Ben veel kennis gebracht, maar ook veel kennissen. “Kennis is macht, kennissen zijn machtiger. Je doet veel ervaring op en krijgt een brede blik op de organisatie. Op MC niveau doe je dat voor je eigen onderdeel, op DMC niveau voor alle onderdelen binnen je defensieonderdeel en op CMC niveau doe je dat voor heel Defensie. Zo krijg je zicht op alle lopende zaken.” Toch is het animo voor medezeggenschap laag binnen JIVC. “De gemiddelde jonge medewerker die nu Defensie binnenkomt denkt: what’s in it for me? Dat is hen vaak niet duidelijk. Daarnaast heeft medezeggenschap nog steeds een imago van vooral oude, grijze mannen.”

Heeft Ben zelf nadelen ondervonden van zijn rol binnen de medezeggenschap? “Tijdens mijn sollicitatiegesprek voor luitenant werd gevraagd naar mijn rol in de medezeggenschap, of ik daarmee door wilde gaan. Daar heb ik volmondig ja op geantwoord. Ik zat toen al ruim 30 jaar bij Defensie, mij maakte je niet snel meer bang. Achteraf heeft dat ook geen belemmering opgeleverd: ik heb de stap gemaakt. Maar dat is wel iets wat iemand anders kan afschrikken. Soms ben je als medezeggenschapper ook wel eens de luis in de pels. Maar soms ben je juist de motor achter zaken.” Dat medezeggenschap ook die motor kan zijn is volgens Ben bij veel leidinggevenden en projectleiders niet voldoende bekend. “De zeggenschap heeft er wel kennis van en ziet de meerwaarde in van medezeggenschap. Maar een direct leidinggevende denkt vaak enkel aan dat zij worden afgerekend op werkzaamheden op taakniveau. Leidinggevenden bieden soms te weinig ruimte aan MC-leden om tijd aan medezeggenschap te besteden. Ook merk ik bij projecten dat er weinig kennis bij projectleiders is over wat medezeggenschap voor hen kan betekenen. Door medezeggenschap tijdig te betrekken en de ruimte te geven kunnen leden helpen om binnen de organisatie jouw punten naar voren te dragen en jouw doelen te behalen.”

Ben is nu ruim acht jaar lid van de CMC, daarmee is hij het langst zittende lid. “De professionaliteit van de CMC is door de jaren heen flink gegroeid. We zitten nu overal aan tafel, praten op alle beleidsterreinen mee en oefenen onze invloed uit. Het topmanagement weet dat we er zijn en meepraten, daarin zijn we al een heel eind gekomen. Maar toch zien we nog te vaak dingen gebeuren die langs ons heen gaan. Daar valt nog winst te behalen.” Ben zijn dossier is alles wat met IT te maken heeft. Daarnaast is hij afgevaardigde in de GOR Rijk. “Er wordt bij Defensie vaak gekeken wat er gebeurd binnen de Rijksoverheid en dan daarop aangesloten. Binnen het rijk waren facilitaire zaken rondom thuiswerken in coronatijd bijvoorbeeld al snel geregeld, toen moest het bij Defensie nog van start gaan.” Maar er zijn ook resultaten behaald waar Ben trots op is. “Een mooi voorbeeld van wat je kunt bereiken met medezeggenschap is veteranendag. Binnen de Rijksoverheid werken op diverse plekken mensen die vanuit Defensie komen, bijvoorbeeld bij het gevangeniswezen of de politie. Een deel daarvan heeft bij Defensie uitzendingen meegemaakt en is dus veteraan. Binnen de Rijksoverheid was nog niets geregeld rondom veteranendag. Er kwamen steeds meer meldingen van mensen die daar graag naartoe wilden gaan, om daar ex-collega’s te ontmoeten en bijvoorbeeld het defilé mee te lopen. De Rijksoverheid wilde daar in eerste instantie niet aan beginnen. Tijdens een overlegvergadering heb ik bijgedragen aan het overtuigen van de secretaris-generaal van binnenlandse zaken dat daarmee een signaal wordt afgegeven, ook buiten de Rijksoverheid. Commerciële bedrijven hebben ook veteranen in dienst, bijvoorbeeld piloten die werken bij KLM. Er is toen niet besloten dat veteranen een vrije dag krijgen, maar wel dat zij niet ingeroosterd worden op Veteranendag, waardoor zij in ieder geval de mogelijkheid krijgen om erbij te zijn.”

Ben stopt volgend jaar met werken bij Defensie en daarmee eindigt ook zijn rol binnen de medezeggenschap. Hij hoopt dat er voldoende mensen zijn om zijn stokje over te nemen. Nieuwe leden vanuit JIVC zijn in ieder geval van harte welkom! Heb jij interesse om lid te worden van een MC en hoor je graag meer over Ben zijn ervaringen? Of heb je een andere vraag over medezeggenschap? Neem dan contact op met de CMC via cmc@mindef.nl.