Tag: CMC

Kennismaking met de P-SG en de CMC

Ontmoeting met P-SG Vera de Witte

“Het is belangrijk geluiden uit alle lagen van de organisatie mee te krijgen en verbindingen te leggen.”

Op de negende dag van haar inwerkprogramma maakte Vera de Witte, de nieuwe plaatsvervangend secretaris-generaal (P-SG), kennis met de Centrale Medezeggenschapscommissie (CMC). De Witte, die het stokje overnam van Marc Gazenbeek, heeft een rijke carrière op het snijvlak van beleid, bestuur en strategie. Deze kennismakingsbijeenkomst bood een kans om haar beter te leren kennen en de rol van medezeggenschap binnen Defensie uit te leggen.

“Ik ben vorige week maandag begonnen bij het Ministerie van Defensie. Ik merk nu al dat ik waarschijnlijk niet genoeg zal hebben aan de zogenaamde ‘eerste 100 dagen’ om volledig ingewerkt te raken, vooral om alle afkortingen te leren,” begint Vera lachend. “De complexiteit van deze matrixorganisatie, de combinatie van militairen en burgers, en de druk op hoofdtaak 1, brengen veel uitdagingen met zich mee. Een pittige baan die ik graag aanpak.”

Ontmoeting met P-SG Vera de Witte

Stuwende factor

De kennismakingsbijeenkomst bood ook de gelegenheid om de rol van medezeggenschap binnen Defensie aan Vera toe te lichten. “De rol van medezeggenschap wordt nog geregeld vergeten door zeggenschap.” Dit leidt tot frustratie en ook tot vertragingen in belangrijke beslissingen. Wanneer verantwoordelijkheden helder zijn, moeten besluitvormingsprocessen opnieuw worden gestart, wat kostbare tijd kost. De CMC sluit mede om die reden aan bij veel overleggen om inzicht te krijgen in de oorsprong van opdrachten en het bijbehorende mandaat. “Door vroegtijdig betrokken te worden, creëren we draagvlak en besparen we tijd in de besluitvorming. Wij willen gezien worden als een stuwende factor richting hamerstukken, niet als een vertragende of remmende factor.”

Medezeggenschap is topsport

“Alles wat binnen de krijgsmacht iedereen raakt, moet uiteindelijk toch langs de CMC. Dit is bijna topsport gezien de hoeveelheid dossiers en de beperkte tijd en ruimte die medezeggenschappers vaak naast hun reguliere taken krijgen. In deze transitieperiode is het cruciaal om te prioriteren. Het invullen van alle vacatures staat daarbij op nummer één.” Het vullen van de 1200 posities binnen het gelaagde medezeggenschapsorgaan van Defensie is een grote uitdaging. “Vacatures zijn de kern van ons probleem. Zonder voldoende mensen lopen veel zaken vast, inclusief de medezeggenschap.”

Geluiden uit alle lagen

De Witte, bekend met deze problematiek vanuit haar vorige functie, zegt: “Ik heb zelf regelmatig op de zeepkist gestaan om medewerkers te enthousiasmeren voor medezeggenschap. Ik ben ervan overtuigd dat medezeggenschap een essentiële rol speelt in elke organisatie. Het is belangrijk om geluiden uit alle lagen mee te krijgen en verbindingen te leggen. Laten we het als een uitdaging en als een kans zien om de nieuwe generatie te tonen hoe waardevol medezeggenschap kan zijn voor hun eigen ontwikkeling én voor de toekomst van Defensie.”

Digitale oplossing voor inzicht medische inzetbaarheid met waarborgen privacy militair

Meer laden Uploaden 1 / 1 – medische inzetbaarheid en privacy militair.jpg Bijlagedetails medische inzetbaarheid en privacy militair
Digitaal werken met een iPad

De inzetbaarheid van de individuele militair is een cruciale factor voor de gereedstelling van hun eenheid. Inzicht hebben in de individuele inzetbaarheid en hierop sturing kunnen geven is belangrijk om tijdig militairen beschikbaar te stellen die voldoen aan gestelde eisen. Binnenkort worden veranderingen doorgevoerd in hoe de medische inzetbaarheid van militairen wordt beoordeeld en gedeeld. Medisch inzetbaar betekent dat militairen geen medische klachten of behandelingen hebben die hen kunnen belemmeren om ingezet te worden. Tijdens de CMC-commissievergadering van 4 september gaven Stan Aldenhoven, Hoofd Medische Informatie Management (CIO MGZ), en Arieke Kocx-Verkerk, Senior Informatiemanager team Personele Gereedheid, een toelichting over de veranderingen en wat deze voor de organisatie en de militair betekenen.

Stan Aldenhoven: “Aanleiding voor deze veranderingen is het besluit van de Hoofddirectie Personeel (HDP) in maart 2023 dat operationeel commandanten geen inzicht mogen hebben in medische gegevens die vallen onder het medisch geheim. De Dental Fitness score en vaccinatiestatus van militairen die tot dan toe werden gedeeld met de operationeel commandanten vallen hieronder. Het besluit betekende dat commandanten niet langer meer inzicht hadden in de medische inzetbaarheid van de militairen binnen hun eenheid en relevante sturingsinformatie misten. Vanuit de OPCO’s is aangegeven dat dit een urgent knelpunt vormt voor het gereedstellingsproces en de verantwoordelijkheid die de commandant hierin heeft.

Dit vraagstuk is voorgelegd aan de Expertisetafel IGO Wasstraat (InformatieGestuurd Optreden). In samenwerking met de HDP en de Defensie Gezondheidszorg Organisatie (DGO), heeft zij een oplossing bedacht die voorziet in de verstrekking van de benodigde informatie aan commandanten en dat het medisch geheim wordt nageleefd.”

Hoe werkt het zo meteen in de praktijk?

Vanuit het Elektronisch Patiënten Dossier (EPD) systeem D-HIX kan de arts voortaan rechtstreeks een digitale vragenlijst voor medische inzetbaarheid bij (groepen van) individuele militairen uitzetten in de Defensie gezondheidsapp Perfyso. Deze gezondheidsapp is begin mei in productie genomen. De militair kan hiermee onder andere medische gegevens digitaal ophalen en bewaren in een persoonlijk medisch dossier (PGO) en informatie veilig uitwisselen met zorg- en hulpverleners. In de komende jaren zullen hier verschillende nieuwe zorg-op-afstandsdiensten aan worden toegevoegd. De militair beantwoordt in Perfyso de vragen over zijn medische inzetbaarheid en stuurt deze digitaal terug naar D-HiX.
De arts ontvangt via het EPD (D-HIX) de antwoorden op de vragenlijst en de Dental Fitness score. Daarnaast vindt automatisch in D-HiX een controle van het medisch dossier van de militair plaats. Al deze gegevens worden digitaal verwerkt en getoond op het scherm van de arts in D-HiX, zonder dat papieren documenten of e-mails nodig zijn. Uitsluitend medici hebben toegang tot D-HiX en deze gegevens worden niet gedeeld met niet-medici, zoals operationeel commandanten.

Op basis van deze informatie beoordeelt de arts de medische inzetbaarheid van de militair. Als dit voor de beoordeling nodig is, wordt de militair nog uitgenodigd voor een aanvullend consult of lichamelijk onderzoek. De beoordeling van de arts leidt tot een eindoordeel: inzetbaar of niet inzetbaar. Het eindoordeel wordt in rapportages gedeeld met de operationeel commandanten. De militair krijgt het eindoordeel digitaal in de Perfyso-app, inclusief advies.

Stoplicht groen of rood

“Gekozen is voor rapportage van de medische inzetbaarheid middels een stoplichtsysteem: groen betekent inzetbaar, rood betekent niet inzetbaar. In de toekomst kan het worden uitgebreid met beoordelingen zoals “inzetbaar tenzij” of “niet inzetbaar mits” of met codes wat bij beperkte inzet wel en wat niet kan”, vult Stan aan. “De commandant ziet dus alleen de einduitslag van de beoordeling (groen of rood) zonder details over de medische toestand van een militair. Dit waarborgt het medisch geheim en voorkomt dat gevoelige informatie van de militair onterecht wordt gedeeld.”

Als je als militair als niet inzetbaar wordt beoordeeld, zal de commandant dit zien in zijn dashboard, maar zonder verdere details. Hierdoor krijgt de commandant de informatie die nodig is voor het gereed stellen van zijn eenheid, maar blijft het medisch geheim gewaarborgd.

Toegang en beveiliging van App

Perfyso is sinds mei beschikbaar voor militairen die patiënt zijn bij het CMH en het MRC. Inmiddels maken zo’n 3000 militairen al gebruik van de app. De Perfyso app is te downloaden op iedere mobiele device (Android of Apple). De activering van de app vereist een uitnodiging, via een QR-code die te krijgen is bij de gezondheidscentra. Dit zorgt voor extra beveiliging en voorkomt ongeautoriseerde toegang tot persoonlijke gegevens en de digitale diensten binnen de app.

Toekomstige plannen

Defensie is de eerste in Nederland die tandheelkundige dossiers beschikbaar gaat stellen via de app Perfyso. Hierin werkt Defensie samen met Medmij die de regels opstelt voor het veilig en betrouwbaar uitwisselen van gezondheidsgegevens tussen zorggebruikers en zorgverleners. Naar verwachting zal voor de zomer van volgend jaar dit mogelijk worden. Dit en andere verbeteringen die op de planning staan, dragen bij aan een volledigere en accuratere beoordeling van de medische inzetbaarheid en betere adviezen en begeleiding van militairen om inzetbaar te zijn en te blijven. Ook is er een wens om het mentaal welzijn van de militairen in de toekomst in de medische inzetbaarheidsbeoordeling mee te nemen. Bijvoorbeeld door een zelfbeoordelingstest voor mentale inzetbaarheid toe te voegen. Deze test zou artsen kunnen helpen bij het starten van eventuele ondersteuningstrajecten.

Planning

De technische oplossing voor de nieuwe processen is gepland om eind september gereed te zijn. Na grondige tests zal de implementatie in de maanden erna worden uitgerold en worden gecommuniceerd richting militairen en commandanten. Het streven is dat de toepassing in Perfyso na oplevering in april 2025 door zo’n 50.000 militairen wordt gebruikt.

De CMC vraagt naar aanleiding van de presentatie om meer gedetailleerde informatie te verstrekken over de IGO-methodiek en de keuzes die zijn gemaakt tijdens de ontwikkeling van het systeem middels een adviesaanvraag. Dit helpt de CMC bij het verkrijgen van een volledig inzicht in de gemaakte afwegingen.

Commandant Jan-Willem Maas: Samenwerking met medezeggenschap en vooruitdenken als sleutel tot succes

Sinds 1 september vorig jaar staat Jan-Willem Maas aan het hoofd van het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO). De focus ligt momenteel voor het grootste deel op hoofdtaak 1: de bescherming van ons grondgebied en dat van bondgenoten. In een recent interview met de Centrale Medezeggenschapscommissie Defensie (CMC) deelt Maas zijn visie op medezeggenschap en legt hij uit hoe hij zijn rol als commandant invult. Maar ziet hij zichzelf, net als zijn voorganger Mario Verbeek, als ambassadeur van de medezeggenschap?

Maas begrijpt waarom zijn voorganger deze term gebruikte, maar kiest zelf voor een andere benadering. “Ik zie mezelf niet als een ‘ambassadeur van de medezeggenschap’. In plaats daarvan ben ik een onderdeel van het proces. Als commandant moet je als het ware één zijn met de medezeggenschap. In de rol van ambassadeur sta je er een beetje buiten. Samen met mijn team werk ik aan de doelen van de Krijgsmacht,” zegt hij. Volgens Maas ligt de kracht juist in de nauwe samenwerking met de medezeggenschapscommissie (DMC) om gezamenlijk doelen te bereiken. “Binnen DOSCO moeten we het eens zijn over de noodzaak van hoofdtaak 1, en daar moeten we alle 10.000 medewerkers van onze 43 bedrijven bij betrekken. Door onze diversiteit binnen DOSCO te omarmen, kunnen we onze Krijgsmacht een voorsprong geven in een eventueel gevecht.”

Medewerkers DOSCO. Foto: Defensie

Vol gas erop!

Maas heeft in zijn carrière op diverse niveaus ervaring opgedaan met medezeggenschap. Hij merkt dat de rol van medezeggenschap de laatste jaren veranderd is. “Er is tegenwoordig meer nadruk op het betrekken van medezeggenschap aan de voorkant,” legt hij uit. “Dit komt deels door de veranderende taakbelasting van commandanten en de wens om een meer inclusieve en participatieve aanpak te hanteren. Vroeger dacht ik vaak: hup, vol gas erop! Maar nu zie ik in dat draagvlak aan de voorkant essentieel is om een plan succesvol te maken. Mijn taak is om richting te geven en ruimte te bieden, zodat medewerkers eigenaarschap kunnen nemen waar het werk wordt uitgevoerd.”

“Draagvlak is essentieel om een plan succesvol te maken.” – Commandant Jan-Willem Maas

Portretfoto Jan-Willem Maas. Foto: Defensie

Stap over de drempel van ongemak

“We zitten in een periode waarin we niet precies weten wat hoofdtaak 1 de komende twee jaar van ons zal vragen. Dat kan onzekerheid creëren, maar ik wil dat medewerkers de ‘guts’ hebben om initiatief te nemen, zelfs als dat betekent dat er fouten worden gemaakt,” zegt Maas. “Ik weet zelf ook niet hoe de wereld er over twee jaar uitziet, en dat geef ik gewoon toe. We moeten samen over die drempel van ongemak heen stappen en aan de slag gaan met plannen die nu tot 70% kunnen worden ingevuld. Als we daar in slagen, dan volgt de resterende 30% vanzelf. Voor die kanteling heb ik mijn DMC hard nodig.”

“Het gezamenlijk optreden met de DMC speelt een cruciale rol.” – Commandant Jan-Willem Maas

“Samen met mijn DMC organiseer ik themadagen en informatiebijeenkomsten om onze mensen te informeren over wat hoofdtaak 1 voor hen kan betekenen.  Door en met hen in gesprek te gaan over hoofdtaak 1. Ik wil dat medewerkers zich gehoord en gezien voelen, en dat hun belangen op een goede manier worden meegenomen in de besluitvorming. Het gezamenlijk optreden met de DMC speelt hierin een cruciale rol. We werken over het algemeen goed samen. En nee, we zijn het zeker niet altijd eens. Dat is soms ongemakkelijk en leidt tot scherpe gesprekken, maar het kritisch naar elkaar durven uitspreken, levert uiteindelijk winst op voor zowel onze mensen als onze organisatie.”

De balans opmaken

Na een jaar als commandant van DOSCO kijkt Maas terug op de samenwerking met zijn DMC. “Het mooiste vind ik de gezamenlijke inspanningen en de positieve impact die dat heeft op de organisatie,” zegt hij. Hij benadrukt het belang van een gezamenlijke aanpak en een positieve benadering van uitdagingen om betrokkenheid en effectiviteit te vergroten. “Medezeggenschap gaat verder dan alleen inspraak geven. Het draait om betrokkenheid. Wanneer mensen zich gehoord voelen, zie je dat terug in hun inzet en motivatie. Elke stem telt, ongeacht rang of functie. Dit leidt niet alleen tot betere besluiten, maar versterkt ook het onderlinge vertrouwen, waardoor we uiteindelijk efficiënter kunnen opereren.”

Hoofdtaak 1: Onontkoombaar aanpassen aan de nieuwe realiteit

Wat betekent mijn rol in een grootschalig conflict? Om alle defensiemedewerkers duidelijkheid te geven over hun rol in een grootschalig conflict, moeten alle defensieonderdelen en directies van de Bestuursstaf vóór 1 oktober hun analyse presenteren van de gevolgen van hoofdtaak 1 voor hun dagelijkse werkzaamheden. Dit werd verduidelijkt door Maarten Schurink, secretaris-generaal (SG) Defensie, tijdens de overlegvergadering met de Centrale Medezeggenschapscommissie Defensie op 17 juli.

“1 oktober is de eerste mijlpaal naar een praktisch en operationeel plan,” aldus Schurink. “Er wordt een verbinding gelegd tussen verschillende bedrijfsvoeringsketens en processen binnen de krijgsmacht om een soepel functionerende organisatie te creëren die klaar is voor hoofdtaak 1-scenario’s. De dreiging in de wereld neemt toe en de veiligheid van Nederland en onze bondgenoten staat onder druk. Op alle fronten moet de concrete gereedstelling voor hoofdtaak 1 als prioriteit worden genomen. Dit is de belangrijkste opdracht waarvoor iedere defensiemedewerker met de juiste mindset hard nodig is.”

Meer contact, meer communicatie, meer regie

De veranderingen die nu worden doorgevoerd roepen uiteenlopende reacties op binnen de organisatie. Sommigen verwelkomen de aanpassingen als broodnodig, terwijl anderen nog sceptisch zijn. Toch is er een positieve trend zichtbaar: er is geld beschikbaar, er worden langzaam maar zeker meer mensen aangetrokken, en de taak binnen de NAVO wordt steeds duidelijker. Het is nu aan de organisatie om deze veranderingen door te voeren in het dagelijkse werk en te sturen op deze nieuwe koers. Recent is met het nieuwe kabinet over weerbaarheid en paraatheid gesproken en de rol die departementen moeten spelen in het versterken van de Nederlandse samenleving tegen dreigingen. “De aankomende Kamerbrief (medio september) zal helpen om deze gezamenlijke aanpak te coördineren en duidelijk te maken wat er van elk departement verwacht wordt,” aldus Koen Davidse, Directeur Generaal Beleid (DGB).

Naast aanpassingen binnen Defensie en andere departementen, moeten ook gesprekken worden gevoerd met externe partijen en het bedrijfsleven. Van ProRail en NS tot Rijkswaterstaat en de Rotterdamse haven, overal is er nieuwsgierigheid en behoefte aan duidelijkheid over wat zij kunnen doen tijdens een grootschalig conflict. De eerdere ervaringen met Oekraïne tonen aan dat samenwerken met externe partners belangrijk is voor een effectief antwoord op crisissituaties.

“Ik realiseer me terdege dat deze voorbereidingen binnen de krijgsmacht en de samenleving van essentieel belang zijn om ervoor te zorgen dat zoveel mogelijk mensenlevens bespaard blijven, mochten we echt in een conflict terechtkomen,” benadrukt Schurink. “Ik hoop dat uit de gesprekken met onze mensen, de bedrijfsvoeringkolom en de samenleving ook de urgentie wordt gevoeld dat verandering echt onontkoombaar is.”

Secretaris-generaal Maarten Schurink

Nieuwe afdeling binnen Defensie

Om deze inspanningen richting externe partijen te coördineren en te operationaliseren, wordt een nieuwe afdeling opgericht binnen Defensie. “We willen de juiste personen aan het juiste defensieonderdeel verbinden, waarbij duidelijk is wat Defensie nodig heeft, wat onze rol is en wat dat van externe partijen vraagt.” Deze afdeling zal verantwoordelijk zijn voor het coördineren en implementeren van initiatieven die bijdragen aan onze weerbaarheid. Denk hierbij aan: strategische communicatie, stakeholder engagement en het in kaart brengen van lopende projecten. De afdeling werft zowel intern als extern mensen om de juiste balans te vinden tussen kennis van Defensie en ervaring in het bedrijfsleven of maatschappelijk middenkader.

Defensie bevindt zich in een belangrijke fase waarin flexibiliteit, innovatie en strategische planning centraal staan om goed toegerust te zijn op hoofdtaak 1. Dit betekent concrete voorbereidingen, nauwere samenwerking met civiele partners en een breed gedragen bewustzijn van verantwoordelijkheden zowel binnen als buiten de organisatie.

Revitalisering Bernhardkazerne en de rol van de Medezeggenschap

Amersfoort, 17 oktober 2023 Beeldmateriaal van divers vastgoed op de Bernhardkazerne.

Defensie wil haar vastgoed concentreren en bestaand vastgoed duurzamer maken en vernieuwen om zo bij te dragen aan een beter uitgeruste en goed geoefende krijgsmacht. De Bernhardkazerne (ook wel de BHK genoemd) is een van de eerste locaties die wordt aangepakt. Martijn Schipper (Staf medewerker VGM CLAS)) en Jan Harmen Kiestra (programmamanager revitalisering BHK) sloten in mei aan bij het CMC-overleg om een update te geven over dit project.

Foto: adjudant Van der Hoek, Defensie

De Bernhardkazerne als voorbeeldproject

Het project, dat in 2031 gereed moet zijn, omvat een grote financiële investering en heeft als doel de gebouwen op de Bernhardkazerne weer toekomstbestendig te maken. De Bernhardkazerne in Amersfoort is de eerste locatie die aangepakt wordt binnen het revitaliseringsprogramma. De kazerne in Havelte en de vliegbasis Woensdrecht staan als nummer 2 en 3 op de lijst. Aansluitend volgen onder andere de projecten in Den Helder, Roosendaal, Schaarsbergen en Soesterberg. De vernieuwing van de Bernhardkazerne vormt de basis voor alle kazernes die volgen. En daarmee dus ook voor de manier waarop de medezeggenschap betrokken wordt.

Complexiteit en uitdagingen

Jan-Harmen: “We staan voor enorme complexe gebiedsopgaven. Daar komt de duurzaamheidsopgave, de historische waarde van veel gebouwen en nu onze focus op hoofdtaak 1 nog eens bij. De revitalisering van de Bernhardkazerne vormt in die zin een mooie voorbeeldproject van hoe je de gereedheid en bijbehorende faciliteiten kunt moderniseren naar de eisen en wensen van deze tijd terwijl de bedrijfsvoering gewoon door blijft gaan. Ook het beter benutten van het vastgoed door bijvoorbeeld meer en beter gebruik maken van digitale middelen (onder andere slim vastgoedmanagement) of het verhogen van de duurzaamheid en daardoor bijdragen aan het Klimaatakkoord. Daarnaast zullen wij met de revitalisering van de BHK een voorbeeld (kunnen) zijn voor de betrokkenheid van de medezeggenschap, de gebruikers en de omgeving bij dit soort grote opgaves. Revitalisering van vastgoed is daarmee veel meer dan alleen het stapelen van stenen.”

Staatssecretaris Van der Maat benoemde het betrekken van het personeel en de medezeggenschap bij de uitvoering van het programma Transformatie van het Defensievastgoed niet voor niets in zijn Kamerbrief van 6 februari 2023. ‘Op iedere locatie dient medezeggenschap intensief betrokken te worden aangezien de veranderingen invloed hebben op nagenoeg alle aspecten van een kazerne, denk hierbij aan de kantooromgeving, legerings- en ontspanningsfaciliteiten, de werkomgeving, parkeermogelijkheden, etc.’

Samenwerking en voordelen

“Het samen oplopen met de medezeggenschap en kijken hoe we elkaar kunnen vinden, is essentieel om de belangen van de gebruikers van de faciliteiten – van militairen tot ondersteunend personeel – vertegenwoordigd te krijgen. Pakken we tijdens de revitalisering van de Bernhardkazerne de advies- en instemmingsrol van medezeggenschap goed op, dan biedt dat in het verdere verloop van dit en alle andere projecten die hierna volgen alleen maar voordelen. Uiteraard voor de planning en uitvoering van het project, maar vooral ook voor breed gedragen leef- en werkomstandigheden,” vult Martijn aan. De recent uitgekomen visie ‘Basis van de toekomst’ biedt een extra aanknopingspunt voor deze samenwerking.

Betrokkenheid van de medezeggenschap

Martijn Schipper schreef voor het CLAS een concept blauwdruk rond het borgen van de betrokkenheid van medezeggenschap tijdens de revitalisering van de Bernhardkazerne. De komende periode wordt gekeken of de concept blauwdruk een dynamische leidraad kan vormen bij hoe je medezeggenschap betrekt. Martijn: “Betrokkenheid van medezeggenschap is noodzakelijk en gewenst, maar hoe je dat op een goede manier vormgeeft is niet zo eenvoudig. Ik doel daarbij vooral op het adviesrecht van medezeggenschap met ‘overeenstemmingsvereiste’. In de blauwdruk doe ik een voorzet hoe je in welke fase, met welk MC en HDE hier invulling aan geeft.”

Ben je zelf betrokken bij een revitalisatieproject? En benieuwd naar de concept blauwdruk? Je vindt deze op de interne SharePoint-pagina van de CMC.

Hervorming van aanwijzingen moet Defensie soepeler en efficiënter maken

Om de wendbaarheid en flexibiliteit binnen het ministerie van Defensie te vergroten, wordt de huidige interne regelgeving (aanwijzingen) herzien en daar waar nodig opgeruimd. De focus ligt op het herschrijven van de SG-001, ‘de moeder’ van alle aanwijzingen binnen Defensie. Aansluitend worden alle overige SG-, maar ook aanwijzingen van de Hoofddirecteur Personeel (HDP) en het Directoraat –Generaal Beleid (DGB), onder de loep genomen met als doel de organisatie soepeler te laten werken.

Kolonel Martine Verhulst, trekker van dit project vertelt: “We beginnen met een overkoepelende systeemaanpak waarbij ‘de bedoeling’ van de aan te passen aanwijzing en de urgentie die nodig is om ons klaar te maken voor hoofdtaak 1 centraal staat. Het klinkt logisch om na te denken vanuit de bedoeling van een aanwijzing, maar we zien in veel huidige aanwijzingen dat ‘het waarom’ niet altijd helder is. Daarnaast loopt het hoe en het wat soms door elkaar, en dat kan voor verwarring zorgen. We hebben een team samengesteld dat zich per aanwijzing gaat buigen over de bedoeling, het kader en de doorvertaling naar de uitvoering. Ook willen we aanwijzingen die niet meer relevant zijn opruimen. Denk bijvoorbeeld aan de 1,5 meter-regels die zijn opgesteld tijdens de coronaperiode.”

In samenwerking met de gehele organisatie

Een van de belangrijkste doelen van het project is om de hervorming van aanwijzingen niet alleen een ‘Haags feestje’ te laten zijn. Met Defensieonderdelen wordt gesproken om te ontdekken waar versterking op kan treden. Op lokaal niveau zullen ongetwijfeld soortgelijke initiatieven plaats vinden. Het is mooi als je dat van elkaar weet. Veel aanwijzingen bevatten een gelaagdheid die via achterliggende voorschriften en instructies door de gehele organisatie sijpelt. Hiervoor dient oog te zijn als je interne regelgeving opruimt of herziet. Als onderdeel van het hervormingsproces wordt er een pilot gestart om met vijf tot tien verschillende aanwijzingen te experimenteren. Het doel van de pilot is om de aanwijzingen aan te laten sluiten bij het gedachtegoed zoals beschreven in het BBD. Hier wordt kritisch gekeken naar ‘toegevoegde waarde, noodzaak, eenvoud en uitvoerbaarheid’ om ruimte te kunnen geven aan de uitvoering (het ‘wat’ vanuit de bedoeling van de regelgeving; niet het ‘hoe’). De uitkomsten van deze pilot leiden tot ‘lessons learned’ die als input kunnen gelden voor de herziening van de SG-001.

Het belang van communicatie en gedrag

Naast het herzien van de aanwijzingen is er ook aandacht voor gedragsverandering. “Dit onderwerp heeft natuurlijk ook een sterk veranderingsproces in zich. Wij kunnen vanuit het projectteam wel zeggen: we doen dit niet meer, maar het gedrag van mensen en de gedachten erachter moeten daar ook in mee kunnen komen. Een organisatie veranderen en soepeler maken doe je niet door regels te veranderen, maar juist door gedrag,” aldus Martine Verhulst. Het projectteam werkt om die reden ook nauw samen met het DCO (Directoraat Communicatie en Organisatie) om de urgentie van de verandering en het waarom te communiceren. Zo gaat het ook echt leven in de organisatie.

Martine vervolgt: “Defensie staat van oudsher bekend als een ‘blauwe’ organisatie, een term die refereert aan onze hiërarchische manier van werken, ontstaan vanuit een periode van grote krimp binnen Defensie. En hoewel structuur en regels essentieel zijn voor een organisatie als de onze, kan een teveel aan interne regelgeving juist belemmerend of zelf verlammend werken. Bovendien zit het creativiteit in de weg. Dat kan niet nu hoofdtaak 1 de toetssteen is voor al ons denken en handelen.”

Planning hervorming aanwijzingen

De eerste grove schets voor de aangepaste SG-001 wordt vóór de zomervakantie verwacht, met een bredere uitrol gepland voor het einde van het derde kwartaal van 2024. Het doel is om eind 2024 een nieuwe SG-001 klaar te hebben, zodat de overige aanwijzingen hier in 2025 in lijn mee kunnen worden gebracht. De huidige SG-001, de basis van alle aanwijzingen, vervalt op 1 januari 2026. Voor die datum moeten alle aanwijzingen zijn herzien.

Een afvaardiging van de CMC sluit aan in het projectteam van Kolonel Verhulst.

Maandelijks CMC overleg met de SG: een soepel defensie begint bij verantwoordelijkheidsbesef

Hoe loopt de weg richting een soepel functionerend defensie? Daarover spraken secretaris-generaal Maarten Schurink en de Centrale Medezeggenschapscommissie van defensie elkaar afgelopen week. Iedere maand komen de secretaris-generaal (SG) en de CMC bij elkaar. Enkele weken geleden gaf SG Maarten Schurink bij de CMC aan dat hij graag zou zien dat defensie soepeler functioneert: “Ik zou er naar toe willen dat medewerkers meer eigen verantwoordelijkheid durven nemen en de ruimte voelen om zelf meer achter het stuur te gaan zitten.” Hierop voortbordurend gaf de SG tijdens het afgelopen overleg toelichting op de vervolgstappen richting een soepel functionerend defensie.

SG Maarten Schurink benadrukte: “De intent voor de toekomst van de Krijgsmacht is verankerd in de leiderschaps- en samenwerkingsstijl Mission Command: het gezamenlijke doel om defensie tot een slimme, sterke krijgsmacht en een soepel ministerie dat klaar is voor hoofdtaak 1 te transformeren.” Nu deze visie binnen alle lagen van de organisatie is geland, maakt hij een nieuwe backbrief-ronde. Daarbij worden alle bedrijfsonderdelen gevraagd om na te denken over hoe zij hun werk kunnen uitvoeren met hoofdtaak 1 (bescherming van eigen land en NAVO-bondgenoten) in gedachten.

Verantwoordingsdruk verminderen

“Het doel van deze vervolgstap is om op een doortastende manier te interveniëren, zodat we kunnen toewerken naar een slimme en soepel werkende defensieorganisatie die is afgestemd op hoofdtaak 1. Ter illustratie: het aantal parafen op bestellingen moet omlaag en de Planning & Control-cyclus moet vereenvoudigd worden. Anders gezegd: standaardisatie nastreven waar mogelijk, maar maatwerk en snelheid wanneer nodig”, vervolgt de SG. “Ik wil de verantwoordingsdruk verminderen. Iedereen binnen het ministerie moet de ruimte voelen en beseffen dat ze eigen beslissingen kunnen maken waar nodig en in actie kunnen komen. Daar ligt de kern!”

“Ik wil de verantwoordingsdruk verminderen. Iedereen binnen het ministerie moet de ruimte voelen en beseffen dat ze eigen beslissingen kunnen maken waar nodig en in actie kunnen komen.”

Secretaris-generaal Maarten Schurink

Soepel afgestemd op hoofdtaak 1

In het licht van de huidige ontwikkelingen realiseert SG Maarten Schurink zich steeds meer dat oorlogsbedrijfsvoering de standaard moet worden. De manier waarop onze organisatie is georganiseerd moet daar in zijn ogen aan bijdragen. Waarom? “Omdat we het met de 70.000 mensen die de Krijgsmacht rijk is, hoofdtaak 1 aan moeten kunnen gaan. Elk onderdeel moet hier klaar voor staan, en als dat nog niet is gebeurd, daarover gaan nadenken”, aldus de SG.

Wat betekent hoofdtaak 1 voor de medezeggenschap binnen defensie? Dat zal de CMC ook onderzoeken tijdens de heidagen in juni.

Flexibele inzet van reservist vereist maatwerk

Defensie wil het aantal reservisten flink uitbreiden als een van de oplossingen voor het personeelstekort. In 2035 moeten het aantal van 6.500 naar 20.000 zijn gegroeid. Reservisten moeten zorgen voor een krijgsmacht die flexibeler en adequaat kan reageren op uiteenlopende dreigingen. Wat betekent deze ambitie voor de (rechts)positie van de reservist?

Onlangs schoven reservisten Dave Aben, Fred van Zelm en Freddy Haan namens de CMC Werkgroep Reservisten aan bij het CMC-overleg om de opbrengst van hun brainstorm hierover te delen.

“De waarde van de reservist voor de toekomst van de Krijgsmacht wordt erkend; daar zijn we hartstikke blij mee. Die positieve ontwikkeling zetten we graag meer kracht bij door onze ideeën over de toekomst van de reservisten te delen met de organisatie. Want om tot een echt goede toekomstbestendige flexibele schil van reservisten te kunnen komen, is het belangrijk onze rol goed en stevig te verankeren”, aldus Dave Aben.

Dave Aben, CMC Werkgroep Reservisten

Reservist zijn: vrijwillig maar niet vrijblijvend

Het creëren van een stabiele basis voor reservisten is complexer dan je op het eerste gezicht zou denken. Zo zijn er verschillen tussen de Defensieonderdelen wat betreft de inzet en bedrijfsvoering rond reservisten. Dat maakt het moeilijk om te komen tot passende afspraken. Daarnaast maakt de huidige focus op groei van de Krijgsmacht dat de vrijblijvendheid van hun functie er mogelijk af gaat. Vanuit de gedachte dat de reservist net als een ‘reguliere’ militair een opkomstverplichting heeft. Wat betekent die eventuele opkomstverplichting voor de bereidheid van reservisten om bij te willen blijven dragen aan de Krijgsmacht? En wat is de impact hiervan op de afspraken met andere werkgevers?

Freddy Haan: “Het twee ‘heren’ dienen maakt onze rol er niet per se gemakkelijker op. En is ook nog eens sterk afhankelijk van de fase waarin je gezin zich bevindt en de sector waarin je als reservist werkzaam bent. Een MKB-er die wordt opgeroepen, kijkt hier anders naar dan een reservist in dienst van een multinational of de Rijksoverheid. Hoe lang kan je als werknemer gemist worden? En wat betekent dit voor je eigen inkomsten en de omzet van het bedrijf waarvoor je werkzaam bent? Daarnaast is er nu een groep reservisten met een klein contract voor minder dan 500 uur per jaar,” vervolgt Freddy. “En reservisten die alleen tijdens crisissituaties worden ingezet, waaronder bijvoorbeeld watersnoden. Daar past het dwingende karakter van de oproepplicht naar onze mening niet bij.”

Maatwerk voor reservisten

Om de ambities van onze krijgsmacht mede in te kunnen invullen ziet de CMC Werkgroep Reservisten verschillende mogelijkheden. “Denk bijvoorbeeld aan het uitwisselen en ontwikkelen van talent, loopbaanmanagement, verschillende type contracten en passende bedrijfsvoering. Maatwerk vormt hierbij het sleutelwoord; ‘de reservist’ bestaat immers niet.”

De CMC agendeert de bevindingen van de CMC Werkgroep Reservisten tijdens verschillende overleggen met de diverse besluitvormers.

Smeermiddel WD-40 als metafoor op weg naar een soepel Defensie

‘Doen jullie mee om van Defensie een sterke, slimme en soepele organisatie te maken?’ Met die vraag eindigde Maarten Schurink Secretaris-Generaal zijn reflectie op zijn eerste 4 maanden binnen Defensie. De presentatie aan de CMC eind februari was de laatste in de ronde die Schurink langs de verschillende krijgsmacht- en bedrijfsonderdelen maakte om zijn intent voor de toekomst van het ministerie van Defensie toe te lichten.

Den Haag, 05-10-2022 Maarten Schurink, secretaris-generaal BZK FotoMartijn Beekman / BZK

“Als symbool voor mijn intent gebruik ik WD-40; een smeermiddel dat ooit werd ingezet om Atlasrakketten roestvrij te maken. Inmiddels is het blauwe busje in ieder huishouden te vinden om, zoals op het etiket staat, ‘piepen en kraken te voorkomen, los te maken wat vast zit en stroef lopende delen weer gangbaar te maken.’ Dat is naar mijn mening precies wat we nodig hebben om beter te kunnen acteren op wat er in de wereld om ons heen gebeurt en om daar beter op te sturen.”

“Ik zou er naar toe willen dat medewerkers meer eigen verantwoordelijkheid durven nemen en de ruimte voelen om zelf meer achter het stuur te gaan zitten.”

Maarten Schurink, Secretaris-Generaal

Van controle naar vertrouwen

Volgens Maarten Schurink Secretaris-Generaal zit de krijgsmacht op allerlei fronten vast. “We denken in krimp – niet in groei. In de decennia waarin we moesten krimpen, was dat ook logisch. Maar wat in krimp werkt, werkt niet in groei. Zo opereren wij nog vanuit strikte regels en een risicoregelreflex. Ik zou er naar toe willen dat medewerkers meer eigen verantwoordelijkheid durven nemen. En de ruimte voelen om zelf meer achter het stuur te kunnen gaan zitten en te handelen naar de bedoeling achter het beleid.”

Doet de CMC ook mee?

“Dat is een vraag waar wij uiteraard geen nee tegen zeggen,” aldus CMC-Voorzitter Michiel Bussink, “maar realiseer je dat de geschetste vernieuwingen het nodige vragen van de organisatie. Het werken vanuit ruimte, eigen regie en groei zijn fundamenteel anders dan de manier waarop wij gewend zijn. We hebben immers hele generaties laten opgroeien met krimp; ook mentaal. Het vergt een gedrags- en cultuurverandering om dat eruit te halen.”

“Ik schets daarbij nadrukkelijk alleen contouren om ruimte te geven aan eigen regie en initiatief. We doen het samen!”

Maarten Schurink, Secretaris-Generaal

Maarten Schurink Secretaris-Generaal: “Geef het goede voorbeeld. Waar lukt het wel om ruimte te pakken en vanuit de intent te werken. Ik heb met deze reflectie een eerste aanzet gegeven van de richting die ik op wil. Ik schets daarbij nadrukkelijk alleen contouren om ruimte te geven aan eigen regie en initiatief. We doen het samen!”

Nieuwe beleidslijn en uitvoeringsplan Diversiteit en Inclusie Defensie

De kracht van wij: allemaal anders en toch één

Defensie streeft ernaar een diverse organisatie te zijn met een inclusieve cultuur waarin iedereen zich thuis kan voelen en zichzelf kan zijn. Dit is geen vanzelfsprekendheid en vereist continu aandacht op alle niveaus. De afgelopen periode heeft de CMC-werkgroep HR Transitie samen met de Hoofddirectie Personeel en de Directie Aansturing Operationele Gereedheid gewerkt aan de nieuwe beleidslijn Diversiteit en Inclusie (D&I) en het bijbehorende uitvoeringsplan. Tijdens de overlegvergadering 28 februari werden beide stukken bekrachtigd.

Inclusie-ervaringen verbeteren

Om te beschermen wat ons dierbaar is, hebben we diversiteit in denken, doen en achtergrond nodig. We zetten met het D&I-beleid daarom in op het vergroten van de diversiteit van ons personeelsbestand. Het doel is niet alleen meer mensen aan Defensie te kunnen verbinden, maar ook om de inclusie-ervaringen bij huidige collega’s te verbeteren en beter gebruik te maken van de diverse achtergronden en talenten van ons personeel.

Diversiteit en inclusie zijn een gedeelde verantwoordelijkheid: het vraagt wat van ons allemaal. Daarbij gaat het zowel om het erkennen van verschillen, als het kijken naar wat verbindt. Het gaat er uiteindelijk om dat ieders talenten zo goed mogelijk ingezet kunnen worden. De kern van het D&I-beleid is dan ook: ‘Leave no one behind’.

‘Hoe meer diversiteit in de organisatie, hoe slimmer we worden. Cultureel, leeftijd, gender, talent, arbeidsbeperking, neurodiversiteit. Laten we onze verschillen benutten om samen een krachtige krijgsmacht te zijn’.

Maarten Schurink, Secretaris-Generaal

“De nieuwe D&I-beleidslijn beschrijft het strategisch beleidskader dat voor deze verandering de basis is,” aldus Tessa Huisman-de Kort, Directeur Personeelsbeleid & Management. “Ik ben blij met de lijn die er nu ligt en de wijze waarop deze in nauwe samenwerking met de CMC tot stand is gekomen.” Jovanka van de Pol, Plaatsvervangend Secretaris CMC vult aan: “Deze dossieraanpak is naar mijn mening dé manier waarop medezeggenschap en de organisatie elkaar kunnen versterken en samenwerken.”

Werk je bij Defensie en wil je meer weten over de nieuwe D&I-beleidslijn? Lees meer over het beleid op het intranet.