Tijdens de commissievergadering op 17 december 2025, liet Stephan Weijman, Product Owner Robotic Process Automation (RPA) bij de Koninklijke Luchtmacht de CMC zien hoe automatisering kan bijdragen aan het zorgvuldiger en efficiënter doorlopen van reorganisatietrajecten binnen Defensie. Niet de techniek stond daarbij centraal, maar de vraag hoe RPA ondersteunend kan zijn aan mensen en processen.
RPA staat voor Robotic Process Automation: een ‘virtuele medewerker’ die de handelingen nabootst die mensen uitvoeren tijdens het gebruik van software. Deze virtuele medewerkers werken in dezelfde systemen als medewerkers zelf, zoals MULAN. Ze nemen routinematig werk uit handen en doen dat op een voorspelbare en transparante manier. Daarmee vormen zij geen vervanging van mensen, maar een ondersteuning in administratieve processen.
Binnen Defensie worden RPA-oplossingen niet los van de praktijk ontwikkeld. Processen worden eerst samen met inhoudelijke experts stap voor stap doorlopen. Daarbij wordt gekeken wat er gebeurt, waarom stappen zo zijn ingericht en waar risico’s op fouten of vertraging ontstaan. Pas daarna wordt beoordeeld of automatisering een passende en verantwoorde stap is.
“We automatiseren niet omdat het kan, maar omdat het helpt om processen zuiverder, sneller en beter beheersbaar te maken. De inhoudelijke beoordeling blijft altijd mensenwerk,” aldus Stephan Weijman.
Waar kan RPA waarde toevoegen?
Reorganisatietrajecten volgens de richtlijnen van de URD (Uitvoering Reorganisatie Defensie) vragen om grote zorgvuldigheid, maar drukken tegelijkertijd zwaar op doorlooptijd en capaciteit. Handmatig werk vergroot de kans op fouten en kost veel tijd. Juist daar kan RPA waarde toevoegen. Door routinematige controles te automatiseren, wordt de foutmarge kleiner en wordt voorkomen dat documenten waar fouten in staan, verder het proces in gaan.
Een concreet voorbeeld is de controle van functievergelijkingstabellen. Waar deze controles normaal veel tijd kosten, kan een robot binnen korte tijd afwijkingen signaleren, waarna medewerkers de uitkomsten beoordelen en waar nodig corrigeren. Zo wordt vertraging in een later stadium voorkomen.
De inzet van RPA verschilt per fase van het reorganisatietraject. In de voorbereidingsfase ligt de nadruk op het controleren van gegevens en tabellen. In de implementatiefase kan RPA het informeren van medewerkers over hun transitiecode en het indelingsadvies uitvoeren, het publiceren de interne vacatures en het voorbereiden van selectiematrices. In alle gevallen geldt dat de robot enkel uitvoert wat de medewerker aangeeft, deze blijft ook verantwoordelijk.
Het belang van defensiebrede samenwerking
Weijman benadrukte daarnaast het belang van defensiebrede samenwerking. Elk defensieonderdeel heeft haar eigen RPA-team en kan zelf RPA-oplossingen bouwen en beheren. RPA-oplossingen die bij één onderdeel worden ontwikkeld, zijn vaak ook toepasbaar bij andere onderdelen. Door kennis en ervaringen te delen, kan Defensie uniformer werken en onnodig dubbel werk voorkomen. Dit borgen de RPA-teams middels de RPA-community.
Aandacht voor de menselijke maat
Voor de CMC is de inzet van RPA meer dan een technische ontwikkeling. De commissie ziet kansen om reorganisaties zorgvuldiger en beheersbaarder te laten verlopen, maar benadrukt het belang van duidelijke kaders en blijvende aandacht voor de menselijke maat. Voor medewerkers moet inzichtelijk zijn welke controles door een robot worden uitgevoerd en waar menselijke beoordeling en besluitvorming plaatsvinden.
“Automatisering kan bijdragen aan betere processen, mits deze transparant is ingericht en zorgvuldig wordt ingebed. Voor de CMC blijft de menselijke maat leidend.”
Daarnaast houdt de CMC aandacht voor de effecten van RPA op werk en werkdruk. Automatisering moet daadwerkelijk bijdragen aan vermindering van administratieve lasten, zonder ongewenste gevolgen voor medewerkers.