Defensie is volop bezig met zorgen dat de organisatie klaar staat voor een hoofdtaak 1-situatie. Wat kan dat betekenen voor defensiemedewerkers en hoe worden zij in de plannen rondom de organisatieinrichting betrokken? Dat werd besproken tijdens het CMC-overleg.
De organisatieinrichting is een belangrijk onderdeel van de gereedstelling van Defensie op hoofdtaak 1. Kolonel James Clayden, Hoofd Organisatieontwikkeling bij het ministerie van Defensie, werkt mee aan de nieuwe inrichting van de defensieorganisatie. Hoe gaat Defensie de gereedheid voor hoofdtaak 1 en de schaalbaarheid van de Krijgsmacht die daarbij hoort, faciliteren vanuit de bedrijfsvoering? Clayden gaf een toelichting op de stappen om tot een nieuwe organisatieinrichting te komen.
Aanpak in fases
Wat het uitgangspunt van de nieuwe organisatieinrichting moet worden, is duidelijk geworden tijdens een brainstorm met Defensiebrede vertegenwoordiging over hoe de organisatieinrichting eruit moet gaan zien. Vervolgens wordt de weg naar de gereedheid op schaalbaarheid en de nieuwe organisatieinrichting aangepakt in verschillende fases:
Fase 1 Beproeven: intensief toetsen en ervaring opdoen met de inrichtingskaders (t/m dec ’24)
Fase 2 Ontwerpen volgens nieuwe inrichtingskader (t/m juli ’25)
Fase 3 Inrichten (t/m dec ’26)
Het doel is dat in januari 2027 HR Defensie volledig is ingericht voor hoofdtaak 1.
Beproeven van de nieuwe organisatieinrichting
Clayden: “De pilot van de nieuwe organisatieinrichting wordt uitgevoerd in november en december ’24. Na een kick-off zijn er in deze twee maanden vier werksessies waarin we aan de nieuwe organisatieinrichting gaan bouwen. Dat doen we met mensen uit de hele organisatie: elk defensieonderdeel heeft medewerkers aangewezen. De operationele lijn en HR en financiële ondersteuning werken mee.”
“In die vier werksessies lopen we het proces door. We kijken naar wat er in het HR-landschap en financiële landschap aan kaders nodig is. Het draait in deze fase dus niet om dat we nu de hele eenheid in gereedheid hebben, maar om lessen te leren van wat er in onze huidige systematiek werkt en wat niet.”
De vakbonden voor defensiepersoneel zijn ingelicht over de ontwikkeling van het plan rondom de organisatieinrichting. Hoe de inrichting van de schaalbare defensieorganisatie er precies uit gaat zien is nog niet duidelijk. “De exacte inrichting is aan de DO. Wij scheppen de kaders. Wat wij zien is een duidelijke splitsing in functies die in verschillende situaties hetzelfde blijven, functies die bestaan in een vredessituatie en functies die bestaan in oorlogstijd. Personeel dat vrij komt omdat hun functie in oorlogstijd wegvalt, wordt waarschijnlijk ingezet op een andere passende functie die wel bestaat in de nieuwe situatie.”
Ook de rol van de van de medezeggenschap in de nieuwe organisatieinrichting is nog niet helder. De CMC zou graag zien dat hier rekening mee wordt gehouden in de planvorming. Deze vraag is ook meegegeven aan Clayden tijdens het overleg. “We blijven graag betrokken om onze rol als Defensiebrede vertegenwoordiger van 68.000 medewerkers goed in te kunnen blijven vullen.”
In onvolledige duidelijkheid voorwaarts
De communicatieplannen rondom elke fase richting de gereedheid van de organisatieinrichting voor hoofdtaak 1, moeten nog ingericht worden. Clayden: “Zoals BGen Paul van der Touw (Sous-Chef Personele Gereedheid) het zegt: we gaan in onvolledige duidelijkheid voorwaarts. We hebben namelijk geen dag te verliezen.” Dit geldt op veel vlakken. De afdeling communicatie is betrokken, en samen bekijken we per fase wat praktisch is in de communicatie rondom dit project.
Het is belangrijk dat de diverse defensieonderdelen en personeel tijdig worden ingelicht over wat zij gaan merken van de plannen voor de organisatieinrichting en de gereedheidstelling van Defensie op hoofdtaak 1. “Er is ook een stuk mindset en draagvlak nodig”, aldus de CMC.