Defensie zet de komende jaren een grote stap in de vernieuwing van het HR-IT-landschap. Het gaat niet om een simpele IT-klus, maar om een integrale verandering van processen, systemen en samenwerking. Programmadirecteur Linda de Looper lichtte tijdens het CMC-overleg op 25 september 2025 toe wat er op hoofdlijnen gaat gebeuren, waarom dat nodig is en wat dit voor onze collega’s betekent.
Volgens De Looper zijn er vier belangrijke motieven om nu te starten. Allereerst gaat het om digitale weerbaarheid: een deel van de huidige systemen voldoet niet meer aan de beveiligingseisen van vandaag en brengt risico’s met zich mee. Daarnaast is toekomstbestendigheid essentieel; Defensie wil veilig in de cloud kunnen werken, met goede voorzieningen zodat systemen ook bij storingen of uitval kunnen blijven draaien. Ook het leggen van een stevig datagrondslag is noodzakelijk, want pas als de basis op orde is, kunnen we verantwoord meer doen met analytics en kunstmatige intelligentie. Tot slot vraagt de samenwerking met NAVO-partners en maatschappelijke organisaties om eenvoudiger en veiliger gegevensdeling. Dat betekent minder ingewikkelde koppelingen en duidelijke afspraken over hoe systemen met elkaar communiceren, zodat gegevensuitwisseling eenvoudig, veilig en betrouwbaar verloopt.
Aanpak
Om deze doelen te bereiken kiest Defensie voor standaardisatie. SAP SuccessFactors wordt leidend voor HR-processen. Het uitgangspunt is om best-practice processen te volgen en maatwerk zoveel mogelijk te vermijden. “Alleen wanneer een proces echt niet past, wordt gezocht naar een alternatief volgens het principe “comply or explain”, aldus De Looper.
Komende maand wordt een testomgeving ingericht waarin collega’s kennis kunnen maken met de standaardprocessen van SAP, op basis van dummy-data. In de maanden daarna volgen procesdesignsessies, waarin HR-Vernieuwing en de verschillende Defensieonderdelen samen bekijken welke processen passen, welke configuraties nodig zijn en welke aanvullingen vereist zijn. Vanaf het tweede kwartaal 2026 worden processen verder getest in een publieke SAP-testomgeving, wederom met dummy-data. Zo kan stap voor stap worden geleerd en bijgestuurd. Daarbij geldt dat uitzonderingen zo veel mogelijk worden voorkomen. Waar specifieke defensie-regelingen niet volledig door SAP ondersteund worden, wordt gezocht naar een simpele en werkbare oplossing.
Besluiten en planning
De komende twee jaar worden gebruikt om het programma te leren en te testen.Volgend jaar medio oktober vraagt De Looper de Bestuursraad om een besluit te nemen over het vervolg van de transitie, inclusief opdracht en middelen voor de implementatiefase. De planning is afgestemd op de realisatie van de soevereine technische cloud binnen Defensie. Pas wanneer die beschikbaar is, kan een daadwerkelijke productie-overstap plaatsvinden. Die overgang wordt gefaseerd uitgevoerd, op basis van de lessen die uit de testtrajecten naar voren komen. De kwaliteit en regie van het programma worden geborgd via een strakke aansturing. De grootste uitdaging blijft capaciteit. Waar mogelijk worden extra mensen ingehuurd, al geldt dat cruciale kennis vaak bij defensiemedewerkers zelf zit.
Voor collega’s betekent dit dat zij in de komende periode mogelijk worden gevraagd om deel te nemen aan ontwerp- of testsessies. Daarin wordt samen bekeken hoe processen eenvoudiger en veiliger kunnen worden ingericht. Gaandeweg zal meer eenduidigheid in werkwijzen merkbaar zijn: minder varianten, meer standaard. Omdat uitgebreid testen voorafgaat aan elke overstap, verandert er pas iets in de praktijk wanneer de randvoorwaarden op orde zijn.
Samenwerken en leren
De Looper benadrukte dat openheid en samenwerking cruciaal zijn. Zo bezocht zij onlangs Technisch Beheer JVC in Maasland om in gesprek te gaan met een groep collega’s. Daarbij werd gedeeld wat er al bekend is, maar ook benadrukt wat nog niet vaststaat. Want nog niet alles ligt vast. Oplossingen voor specifieke regelingen of uitzonderingen komen pas uit de procesdesignsessies. Ook de precieze migratievolgorde per onderdeel moet nog worden vastgesteld en de uiteindelijke doorlooptijden hangen af van de beschikbaarheid van de soevereine cloud en capaciteit.
De CMC blijft nauw betrokken bij de voortgang en blijft vragen stellen over uitvoerbaarheid en werkdruk. Zo zorgen we ervoor dat de transitie werkbaar en beheersbaar blijft.
Wil je meer weten over de planvorming rond HR-IT? Download het Programmaplan HR-IT Transitie (intern beschikbaar voor Defensiemedewerkers).
Heb je vragen, suggesties of behoefte aan meer uitleg in bijvoorbeeld je team, afdeling of overleg over het programma HR-IT Transitie, dan komt HR-IT Transitie graag langs. Laat dit dan even weten aan een van de HR-IT Transitie teamleden of mail je verzoek naar HRITTransitie@mindef.nl. Op maandag, woensdag en vaak donderdag is het team van HR-IT Transitie te vinden op de PKC (H3.26/32) en wekelijks (wisselende dagen) ook op de KHK (K2/3B118 (bij POM IT)).