Meepraten aan de voorkant van het proces in plaats van aan de achterkant. Veel medezeggenschapscommissies (MC’s) wensen deze werkwijze, maar dit vindt lang niet overal plaats. Bij de Defensieonderdeel Medezeggenschapscommissie (DMC) DOSCO wordt er wel zo gewerkt, en met succes! De Centrale Medezeggenschapscommissie (CMC) vroeg commandant DOSCO, luitenant-generaal drs. ing. Mario Verbeek, om zijn zienswijze hierop te delen.
Volgens Verbeek kiest de DMC DOSCO ervoor om in de constructieve modus aan de voorkant van het proces te zitten in plaats van aan de achterkant met de rode pen. “Dat biedt je als medezeggenschap de mogelijkheid om de behoeftestelling te beïnvloeden. Zo’n proactieve houding vraagt wel meer energie van een MC dan een positie aan de achterkant.” Aan de voorkant van het proces zitten, betekent volgens Verbeek niet over elk besluit meepraten. “Maar door aan de voorkant betrokken te zijn, word je als medezeggenschap niet verrast door besluiten die worden genomen. Ik zeg altijd tegen de DMC: je mag alles weten. Sterker nog, het is juist goed dat je alles weet, want hoe kan je helpen in de perspectiefvorming als je niet over alle informatie beschikt? Juist als er aan die voorzijde nog onzekerheid is, dan geeft dat voor de medezeggenschap vrijheid om te handelen.”
De rol van het HDE
Niet alleen de MC, maar ook het hoofd diensteenheid (HDE) speelt een belangrijke rol in het kunnen meepraten aan de voorkant. Verbeek heeft er een duidelijke visie op. “Ben je er als HDE van overtuigd dat jouw MC waarde toevoegt aan jouw proces? Ben je blij dat ze meedenken, om dat mee te wegen in je beleid, omdat je ook niet alwetend bent? Of vind je hen vervelend? Een valkuil bij het HDE is om te willen dat de MC alleen even ja knikt. Heb geen angst dat de medezeggenschap het niet met je eens is. Er hoeft aan het begin van een proces geen eenheid van opvatting te zijn. Juist daardoor ontstaat er een gesprek en reflectie. Er mag af en toe ook best irritatie zijn, maar het gaat erom hoe je vervolgens het gesprek met elkaar voert.”
Klassieke medezeggenschap
De goede samenwerking tussen de commandant en DMC DOSCO is niet vanzelfsprekend. Verbeek heeft ook andere belevingen gehad met de medezeggenschap. Toen hij voor het eerst leidinggevende werd, vond hij dat best een ingewikkelde ervaring. “Ik kreeg te maken met de klassieke medezeggenschap, in de rol van niet over je heen laten lopen en staan voor je idealen. Dat is een moeilijk model, waarin wordt verondersteld dat degene die een voorstel doet daar al een perfect beeld bij heeft. Als leidinggevende weet je het vaak helemaal niet het beste. Je hebt vanuit jouw perspectief een idee, dat je vervolgens verreikt met allerlei beelden, door onder andere in gesprek te gaan met je medezeggenschap. Op die manier veronderstel je niet dat één persoon het beter weet dan de ander, maar dat ieder vanuit diens perspectief naar de toekomst kijkt. Als je er even over nadenkt is dit feitelijk een toegepaste vorm van diversiteit en inclusie. Verschillen waarderen maakt de samenwerking en besluitvorming rijker en boeiender. Hoe mooi is dat!”
Werken vanuit de bedoeling
Binnen Defensie wordt bij veranderprocessen vaak de Plan-Do-Check-Act (PDCA)-cyclus gehanteerd. Vanuit de DMC DOSCO en de CMC wordt gepleit voor het toevoegen van een understand fase, voorafgaand aan de PDCA-fases. Volgens Verbeek gaan we vaak te snel de planfase in, voordat we de understand, de bedoeling, met elkaar scherp hebben. “Die slaan we vaak over, wat leidt tot weerstand. Wat drijft nou iemand? Wat is het hoofddoel dat je wilt bereiken, de bedoeling die je met elkaar nastreeft? Als je daarin hetzelfde beeld hebt, dan kom je in de uitvoering tot elkaar.” Verbeek adviseert HDE’s die moeite hebben met de relatie met hun MC om niet bang te zijn dat te benoemen, en hierbij ondersteuning te zoeken. “We doen dat veel te weinig. Als een situatie niet goed is dan modderen we vaak door, waardoor het op een dag een conflict wordt. Heb de moed om iemand te zoeken die je kan helpen. Een derde partij die kan beschouwen, reflecteren en het spel kan verruimen. En stuur niet op de inhoud, maar op de verbinding.”
Geen gelijk behalen, maar invloed hebben
Verbeek is blij met de samenwerking met zijn DMC. Volgens hem kijkt de DMC niet alleen naar het heden, maar ook naar wat er morgen anders moet. “Beiden weten we niet hoe de toekomst eruit gaat zien. We weten wel welke kant op te bewegen. Dat doen we vanuit dezelfde bedoeling, waarin we elkaar versterken in de beeldvorming.” Voor de samenwerking is het volgens Verbeek goed dat de DMC geen focus heeft op hun gelijk behalen, maar op het hebben van invloed. “Iedereen wil invloed uitoefenen, niemand wil een speelbal zijn. Maar dat is iets anders dan gelijk willen hebben. Juist door toegevoegde waarde te leveren oefen je invloed uit. Dat maakt de samenwerking tot een energievol model, wat maakt dat ik als commandant ‘geluk’ heb.”
