Binnen Defensie wordt gewerkt aan het verbeteren van processen en het versnellen van besluitvorming. Het WD-40-plan richt zich op het versoepelen en versimpelen van werkprocessen binnen vijf ketens: IT, personeel, financiën, inkoop en vastgoed. Tijdens het maandelijkse overleg tussen de Secretaris-Generaal Maarten Schurink (SG) en de CMC op 5 maart gaf Plaatsvervangend Secretaris-Generaal (P-SG) Vera de Witte een update over de voortgang.
WD-40 is het bekende smeermiddel dat vastgelopen mechanismen weer in beweging brengt. Dat is precies de ambitie van dit plan. “Het WD-40-plan heeft als doel om processen soepeler te laten verlopen en onnodige vertragingen te voorkomen. In het verleden hebben we soms onnodige stappen ingevoegd die we nu kritisch bekijken. Waar mogelijk halen we deze eruit, zodat we efficiënter kunnen werken en irritaties wegnemen,” lichtte de P-SG toe. Een voorbeeld hiervan is het inkoopproces. Voorheen moesten aanvragen langs vele controlelagen, maar inmiddels is dit aangepast naar een steekproefsgewijze controle achteraf. Dit bespaart tijd en geeft medewerkers meer vertrouwen in het proces.
De urgentie om processen te stroomlijnen is hoog. Niet vastlopen in eigen regels, maar schakels verminderen om sneller te kunnen opschalen. Daarbij is het belangrijk om niet alleen naar snelheid te kijken, maar ook naar het structureel verbeteren van werkwijzen. “Schakels verminderen lijkt misschien een kleine stap, maar door irritaties weg te halen en te kijken waar het simpeler kan, maken we – in the long run – echt een groot verschil,” aldus de P-SG.
Betere samenwerking binnen en tussen ketens
Een belangrijk aandachtspunt is de samenwerking tussen verschillende afdelingen en ketens. In de praktijk blijkt dat sommige processen vastlopen doordat schakels niet goed op elkaar aansluiten. Een van de methoden die hiervoor wordt ingezet is de zogenaamde ‘Boogtent-aanpak’. Dit is een werkvorm waarin beleidsmakers en uitvoerenden samenkomen om knelpunten te analyseren en oplossingen te formuleren. Door samen in korte tijd oplossingen te bedenken voor processen die belemmerend worden ervaren, kunnen snel concrete verbeteringen worden doorgevoerd.
Duidelijke communicatie en energie in de organisatie
Naast de procesverbeteringen is er aandacht voor de manier waarop veranderingen worden gecommuniceerd. Om draagvlak te creëren, is het belangrijk om medewerkers mee te nemen in de ontwikkelingen. “Mensen moeten zien en voelen dat er iets gebeurt. Door ook de kleine successen te communiceren, vergroten we het vertrouwen in de veranderingen,” aldus de CMC.
De komende weken wordt de organisatie via de verschillende communicatiekanalen, zoals intranet, Defensiemagazines en explainervideo’s, geïnformeerd. Daarnaast is de ‘Boogtent methodiek’ landelijk ingezet, zodat verschillende eenheden en afdelingen binnen de krijgsmacht problemen in de Boogtent kunnen oplossen.
Uitdagingen en volgende stappen
Ondanks de stappen die inmiddels zijn gezet, stuit het doorvoeren van het WD-40-plan soms nog op barrières. Veel werkprocessen binnen Defensie zijn diepgeworteld in regelgeving en tradities, waardoor veranderingen niet altijd zonder slag of stoot worden geaccepteerd. “We moeten kijken hoe we veranderingen zo inbedden zonder dat ze opnieuw vastlopen in bureaucratie,” aldus de SG. Het schrappen van controlemechanismen of het vereenvoudigen van administratieve procedures roept soms zorgen op over het kunnen borgen van kwaliteit en rechtmatigheid. Dit maakt het des te belangrijker om alle medewerkers en leidinggevenden goed mee te nemen in de veranderingen. De verschillende medezeggenschapsgremia spelen hier ook een rol in.
Daarnaast speelt de vraag in hoeverre er voldoende mensen en middelen beschikbaar zijn om de plannen op korte termijn breed uit te rollen. De capaciteit binnen verschillende ketens is beperkt, en er is nog niet overal duidelijkheid over het beschikbare budget. Ook de organisatiecultuur speelt een grote rol in het succes van het WD-40-plan. Verandering vraagt niet alleen om aangepaste processen, maar ook om een andere manier van denken en werken. Medewerkers en leidinggevenden moeten hier in meegenomen worden, zodat de veranderingen duurzaam zijn. Het creëren van een cultuur waarin vertrouwen, samenwerking en probleemoplossend vermogen centraal staan, is een belangrijk aandachtspunt voor de komende periode.
De komende weken worden de eerste concrete resultaten van het WD-40-plan gedeeld binnen de organisatie. “Het is essentieel dat we laten zien wat er gebeurt, zodat mensen ervaren dat er echt iets verandert. Dat zorgt voor energie en betrokkenheid,” concludeerde de P-SG. Door te blijven werken aan procesverbeteringen en samenwerking, wordt stapsgewijs toegewerkt naar een flexibelere en efficiëntere defensieorganisatie.