Wat betekent het CIO-stelsel voor de Defensieonderdelen en welke rol kan de Centrale Medezeggenschapscommissie (CMC) spelen in dit proces? CIO staat voor Chief Information Officer welke de Informatie & Technologie doelstellingen binnen Defensie bewaakt en een belangrijke schakel is in een informatiegestuurde, technologisch hoogwaardige krijgsmacht. Het CIO-stelsel heeft betrekking op het CIO-team dat momenteel in oprichting is. Jacques Wetzels (adviseur CIO) en Marjolein Berends (Implementatiemanager CIO-stelsel) vertelden tijdens de CMC vergadering meer over dit stelsel.
Wat is het CIO-stelsel?
Het CIO-stelsel heeft betrekking op het versterken van de IT-deskundigheid bij de Defensieonderdelen. Dat krijgt vorm met de rol van decentrale CIO bij iedere Defensieonderdeel. Deze decentrale CIO beschikt over een CIO-team dat momenteel in oprichting is. Dit CIO-team gaat, via de decentrale CIO, het ondersteunend kennisorgaan van de commandant vormen voor vraagstukken op het gebied van IT, informatiehuishouding, data en cyber. De decentrale CIO van dit team zal als rechterhand van de commandant optreden voor alle IT-portefeuilles. Om de structuur van het CIO-team neer te zetten bij verschillende Defensieonderdelen, is onder leiding van Marjolein Berends, door Jacques Wetzels het CIO-huis ontworpen. Dit CIO-huis concretiseert het CIO-stelsel en geeft grosso modo aan welke rollen bij de verschillende Defensieonderdelen moeten terugkomen en welke kennis en kunde daarvoor nodig is.
Stand van zaken bij Defensieonderdelen
Dinsdag 8 november was een waardevolle sessie met het bestuur van de verschillende Defensieonderdelen. Het doel was om van elkaar te leren en te ontdekken hoe andere Defensieonderdelen het CIO-stelsel integreren in hun onderdeel. Veel Defensieonderdelen nemen het CIO-stelsel mee in al reeds lopende reorganisatieprocessen. De rollen in het CIO-stelsel worden door alle Defensieonderdelen erkend en gerespecteerd, maar dat zij nog zoeken naar optimalisaties voor de aansluiting met uitvoering. Omdat de uitvoering bij elke Defensieonderdelen anders is, zoeken zij voor hun eigen onderdeel naar wat het beste past. Zij zijn wel begonnen met werven om zo snel mogelijk een CIO-team op poten te krijgen.
Capaciteit
Op dit moment zijn alle uniforme functiebeschrijvingen afgerond en gewaardeerd. Met uitzondering van de waardering van de decentrale CIO (de generaalsfunctie). Deze is nog niet vastgesteld. Of de rollen vanuit het CIO-stelsel bij bestaande functies neergelegd worden of dat er nieuwe capaciteit nodig is, wordt aan de Defensieonderdelen overgelaten. Zij hebben een inventarisatie gemaakt en de output daarvan is meegenomen in het maatregelenproces.
Uniformiteit tussen Defensieonderdelen
Om de uniformiteit tussen de Defensieonderdelen in kaart te brengen, moet onderscheid gemaakt worden tussen de reguliere uitvoering van taken in de lijn versus de coördinerende en adviserende taken van het CIO-team. De structuur van het CIO-team is voor iedere Defensieonderdeel hetzelfde. De decentrale CIO is portefeuillehouder voor alles wat specifiek voor het Defensieonderdeel de digitalisering betreft, de rechterhand voor iedere commandant en wordt omringd door het CIO-team. Vanuit dat team, ‘dat kennisorgaan’, worden straks veranderingen, keuzes en beleid op een goede manier gecoördineerd en de commandant voorzien van een hotspot met kennis.
De uitvoering daarentegen kan per Defensieonderdeel verschillen. Zo is het bijvoorbeeld niet de bedoeling dat alle informatiemanagers in het CIO-team komen. Het is juist de bedoeling dat de operationele activiteiten die in de lijn liggen per Defensieonderdeel zo goed mogelijk gaan samenwerken met dit CIO-team; dus wat die mensen vandaag doen, doen zij morgen ook. Alleen de coördinatie verloopt via het CIO-team. Hoe die samenwerking wordt geregeld kan per Defensieonderdeel verschillen. Het voordeel is dat als een commandant straks zegt dat er iets verandert in de Wet Open Overheid en hij daardoor besluitvormingsdocumenten op een andere manier moet archiveren, dat hij niet hoeft te zoeken wie dit kan regelen want daar is de decentrale CIO voor. Zo kan ieder bestuur van een Defensieonderdeel terugvallen op een eenduidige structuur waar zij vragen en antwoorden kunnen krijgen.
De rol van CMC
Op het moment dat men een defensieoverstijgende aanwijzing wil laten vaststellen, zoals een aanwijzing waarin de governance van het CIO-stelsel wordt beschreven, dan moet dat eerst langs de SG en de Centrale Medezeggenschap. De governance wordt feitelijk bepaald door de SG en de vastlegging van wat de governance gaat worden, moet eerst langs de Centrale Medezeggenschap. Door als CMC vooraan in het proces betrokken te zijn en de risico’s en voordelen van het CIO-stelsel in kaart te brengen, kan positieve invloed op de voortgang en inrichting van het CIO-stelsel uitgeoefend worden. CMC zal het CIO-stelsel in een informeel overleg met de SG bespreken, waardoor het proces zijn vaart blijft behouden.