CMC gevraagd mee te denken MDIEU-project en duurzame inzetbaarheid

Tijdens de commissievergadering van de CMC op 26 april gaf Astrid Bosma van Arbeidsmarkt- & Scholingsfonds Defensie (ASD) een presentatie over het lopende MDIEU-project Coördinatiepunt DI in beeld. MDIEU (Maatwerkregeling Duurzame Inzetbaarheid & Eerder Uittreden) is een subsidieregeling vanuit SZW die ingezet kan worden voor initiatieven die erop gericht zijn om werknemers gezond werkend hun pensioen te laten bereiken. Deze subsidieregeling loopt van 2021 tot en met 2025. Op dit moment zijn er binnen Defensie zeven lopende MDIEU-projecten gericht op het bevorderen van duurzame inzetbaarheid, behalve op eerder uittreden (LOM).

Centraal overzicht van initiatieven duurzame inzetbaarheid

Bij Defensie zijn er al veel functies en initiatieven gerelateerd aan duurzaam inzetbaarheid van personeel. Er is echter nog geen centraal overzicht en coördinatie van al deze taken gekoppeld aan functies en initiatieven. Het doel van het project Coördinatiepunt DI in beeld is om te zorgen voor coördinatie en verbinding van duurzame inzetbaarheidstaken & -initiatieven Defensiebreed, om zo effectiviteit, kennisverspreiding en borging te bevorderen. Het opzetten van een coördinatiebureau Duurzaam Inzetbaar Defensie kan bijdragen aan deze coördinatie en het creëren van overzicht. Het plan van Astrid is om in samenspraak met de DO-en in kaart te brengen hoe de coördinatie van duurzame inzetbaarheidstaken & -initiatieven, mogelijk in de vorm van een coördinatiebureau, vormgegeven kan worden. De CMC wordt hier actief bij betrokken, gezien de belangrijke rol die de commissie heeft als het gaat om gezondheid, vitaliteit en duurzame inzetbaarheid.

CMC ingelicht over werkwijze HR-dienstverleningsmodel

Tijdens de commissievergadering op 10 mei heeft de CMC gesproken met vertegenwoordigers van beleidsvisie HR-domein Defensie. Saskia Klein-Jilderda (projectleider DVM), Amber van Zijp (projectleider DVM) en Cor van der Krogt (plv. programmadirecteur HR IT) gaven een presentatie over de weg naar een nieuw en toekomstbestendig HR-dienstverleningsmodel. Hierbij kreeg de CMC uitleg over wat de werkwijze wordt, nu de aansturing bij het BPD belegd is.

Vernieuwing nodig voor toekomstbestendige organisatie

Voor een toekomstbestendige organisatie is het nodig om het HR operating model en HR-dienstverleningsmodel te vernieuwen. Eerstgenoemde gaat vooral over de inrichting van de HR organisatie, het tweede model gaat voornamelijk over de manier waarop HR de producten en diensten levert en de impact op de ervaring van gebruikers tijdens hun interactie met HR.

Samenwerking met Defensieonderdelen

De CMC stelde de vraag in hoeverre het HR operating model en HR-dienstverleningsmodel uniform moeten zijn voor alle Defensieonderdelen. Dit wordt nog besproken, zo gaven Saskia en Amber aan. Er moet gekeken worden naar wat passend is. Er wordt niet gestuurd op de uniforme employability organisatie vanuit dit project. Wel worden alle Defensieonderdelen gekoppeld in overleg zodat ‘lessons learned’ overgenomen kunnen worden en niet elk Defensieonderdeel tegen dezelfde uitdagingen aan loopt. Vanuit het project HR-dienstverleningsmodel wordt input geleverd voor de nieuwe invulling van HR IT.

Vooruitblik en rol CMC

De presentatie op 10 mei was een eerste contactmoment tussen het projectteam en de CMC. Er zijn afspraken gemaakt dat de medezeggenschap betrokken wordt voor de beeldvorming en later meegenomen wordt in de besluitvorming middels een adviesaanvraag.

Defensie Open op Orde

In december 2022 hebben Talitha Born (plv. programmadirecteur Defensie Open op Orde) en Heine ten Hoeve (programmasecretaris Defensie Open op Orde) de Centrale Medezeggenschapscommissie geïnformeerd over de stand van zaken van het programma Defensie Open op Orde.

Het programma Defensie Open op Orde is in 2021 gestart naar aanleiding van de kindertoeslagenaffaire. Alle departementen hebben vanuit de ministerraad de opdracht gekregen om te zorgen dat de informatiehuishouding op orde is. Binnen vijf jaar moet deze in ieder geval naar een hoger volwassenheidsniveau gebracht zijn.

Context

Met de ambitie om een gezaghebbende informatiepositie te hebben, moet Defensie de informatiehuishouding op orde hebben en ervoor zorgen dat het transparant en zichtbaar is in een betrokken samenleving. Het programma Defensie Open op Orde bestaat uit vier hoofdactielijnen:

  • Informatiehuishouding: hier vallen veel IT-projecten onder. Deze actielijn heeft als doelstelling Defensie binnen 5 jaar naar een hoger volwassenheidsniveau van informatiehuishouding te tillen.
  • Informatieverstrekking: dit betreft voornamelijk het opvolgen van de Wet Open Overheid. De doelstelling is binnen 5 jaar voldoen aan de wet- en regelgeving omtrent actieve openbaarmaking.
  • I-professionaliteit: is gekoppeld aan alle te bereiken effecten van het programma Defensie Open op Orde.
  • Signalen herkennen & menselijke maat: dit reflecteert op hoe responsief Defensie de afgelopen tien jaar is geweest in het oppikken van signalen. De doelstelling is signalen tijdig herkennen, erkennen en opvolgen met inachtneming van de menselijke maat.

Nulmeting

In 2022 is er een defensiebrede nulmeting gedaan om te kijken hoe Defensie ervoor staat om deze ambitie te realiseren. Deze eerste nulmeting gaf aan dat het volwassenheidsniveau van de informatiehuishouding binnen Defensie laag is. Dat betekent dat er werk aan de winkel is om de informatiehuishouding op orde te hebben. Verbeterpunten zijn nodig op de dimensies: strategie, structuur, processen, mensen en technologie.

Vervolgens is er bij de DOPS (Directie Operaties) een nulmeting gedaan, waar een vergelijkbaar beeld uitgekomen is als bij de defensiebrede nulmeting. Geconcludeerd is dat er verbeteracties op alle vijf de dimensies benodigd zijn. Het streven is om in 2023 alle opvolgende nulmetingen binnen Defensie uit te voeren.

Veranderingen

Alle veranderingen die op Defensie afkomen moeten worden gevoegd door opleiding, training en bewustwording. Er is een actielijn Ambtelijk Vakmanschap en men is op dit moment bezig om een hands-on e-learning te ontwikkelen. Daarnaast vinden er sessies plaats die bijvoorbeeld leren beslisnota’s geschreven moeten worden. Ook wordt gezorgd voor een duurzame footprint waarbij Defensie Open op Orde echt onderdeel moet zijn van de MDV, HDV en alle loopbaanopleidingen. Tot slot wordt in 2023 gestart met een masterclass Informatiegestuurd Werken.

Hans Schenkeveld ontvangt Ereteken in goud

Hans Schenkeveld is per 31 december 2022 met pensioen gegaan. Hij stopte als lid van de MC DCO DCO&F, waarmee ook zijn vertegenwoordigingen in de CMC en in de GMC DPOD en DMC DOSCO vervallen zijn. Voor zijn jarenlange inzet voor de medezeggenschap bij Defensie heeft Hans Schenkeveld op 15 december het Ereteken voor Verdienste in goud gekregen. Secretaris-Generaal Gea van Craaikamp reikte de onderscheiding uit.

Schenkeveld was lid en voorzitter van de medezeggenschap op alle niveaus binnen de organisatie. Zijn initiatieven op dit gebied zijn indrukwekkend. Zo bevorderde hij het samenwerken met onder meer de visies ‘strategiehuis voor medezeggenschap’ en ‘dynamisch veranderen met spelregels’. Hij was een inspirator voor medewerkers, (lijn)managers, medezeggenschapsleden en vertegenwoordigers van de vakbonden. Meer dan 20 jaar combineerde hij zijn functie als organisatie- en formatieadviseur bij het Defensie Ondersteuningscommando met het werk voor de medezeggenschap.

Hans Schenkeveld wordt opgevolgd door Dorine Bakker. Ook zij heeft ruime ervaring in de medezeggenschap, zowel bij Defensie als in het bedrijfsleven. Bakker is universitair docent Organisatiekunde en Management bij de faculteit Militaire Wetenschappen van de Nederlandse Defensieacademie. Hier houdt ze zich bezig met de organisatieontwikkeling, innovatie en leiderschap binnen Defensie. Deze onderwerpen spelen ook een rol in de medezeggenschap.

Wat is de stand van zaken van de Vernieuwing HR IT?

Wat is de stand van zaken en het belang van de Vernieuwing HR IT? Dat vertelde de programmadirecteuren Sylvia Bronmans en Cor van der Krogt tijdens de commissievergadering van de Centrale Medezeggenschapscommissie (CMC). Het proces van de Vernieuwing HR IT loopt voorspoedig. Het programma bevindt zich momenteel nog in de afronding van de vooronderzoeksfase. De volgende fase (de initiatiefase) gaat, na besluitvorming in de Programma Board Vernieuwing HR IT in de komende maand, begin 2023 van start.

Het belang

Defensie start het programma Vernieuwing HR IT om de implementatie van het nieuwe HR-model als onderdeel van de Defensienota 2022 te faciliteren. Het nieuwe HR-model is erop gericht de gewenste flexibiliteit en schaalbaarheid te bereiken. Een eigentijds en geïntegreerd HR IT landschap draagt bij aan goede operationele gereedheid, toekomstbestendigheid, succesvolle (interne) samenwerking met focus op de individu en organisatie. Zo hebben medewerkers met de nieuwe (mobiele) dienstverlening 24/7 op een eenvoudige manier HR-gerelateerde zaken binnen handbereik en heeft de commandant 24/7 inzicht in de inzetgereedheid en kan daarnaast medewerkers op HR-zaken begeleiden. Ook geeft dit de HR-medewerker accurate data en tools om het werk goed uit te voeren.

SAP

Voor de vernieuwing en inrichting van de nieuwe HR IT wordt SAP het uitgangspunt. Op 1 juni 2022 heeft het programma Vernieuwing HR IT in samenwerking met SAP Nederland een informatie- en inspiratiedag georganiseerd. Tijdens deze dag heeft SAP de programma’s HR transitie en Vernieuwing HR IT, maar ook de transitiemanagers van de Defensieonderdelen inzichten en (product)ervaringen gegeven betreft de mogelijkheden die SAP kan bieden in het nieuwe HR IT landschap. Deze dag is zeer positief ervaren en deelnemers hebben aangegeven hier graag een vervolg van te zien. Daarom vinden er twee nieuwe inspiratiedagen plaats op 7 en 14 december. Bekijk hier de aftermovie van de inspiratiedag op 1 juni 2022.

Webinar programma Vernieuwing HR IT

Wil jij gezamenlijk terugblikken op de activiteiten en resultaten van het vooronderzoek Vernieuwing HR IT? En wil je de initiatiefase alvast verkennen? Je bent van harte welkom bij het webinar Vernieuwing HR IT op 15 december van 13:30 uur tot 14:30 uur. Tijdens dit webinar komen vragen aan bod als Wat is deze initiatiefase? Hoe gaan we SAP implementeren en waar moeten we rekening mee houden? En hoe gaan we het verandertraject voor de vernieuwing HR IT verder vormgeven”. Ook geven we je de ruimte om vragen te stellen. Om deel te nemen aan de webinar kan een mail worden gestuurd naar HRIT@mindef.nl.

Vaststelling aanwijzing Normenkader planning operationele gezondheidszorg

Op 23 november adviseerde de Centrale Medezeggenschapscommissie (CMC) de Secretaris-Generaal (SG) dat de aanwijzing HDP G/03 kan worden vastgesteld. Dit met medenemen van de adviezen van de Inspectie Veiligheid Defensie en Inspectie Militaire Gezondheidszorg omtrent de dynamische evaluatie en doorontwikkeling van de aanwijzing. De SG heeft de aanwijzing vastgesteld en de adviezen worden overgenomen en geïmplementeerd. Hierdoor ligt er nu een cruciaal brondocument, specifiek voor de medische component voor de combat service support van de Nederlandse Krijgsmacht.

Aanwijzing HDP G/03

De aanwijzing HDP G/03 biedt de normen voor de planning van de geneeskundige ondersteuning bij 1) inzet; 2) operaties tijdens inzet; en 3) voor gereedstellings- en militaire activiteiten. Het document (Normenkader planning operationele gezondheidszorg) vervangt de huidige planningssystematiek, verwoord in de Aanwijzing SG V/26 ‘Systeemeisen militaire gezondheidszorg’. Het document is onderdeel van een set documenten die gezamenlijk de militaire gezondheidszorg keten beschrijven en de wijze waarop de governance ingeregeld is.

Met dank aan

De CMC dankt de volgende personen en organisaties voor hun bijdrage aan de vaststelling van de aanwijzing HDP G/03:

  • De Overste Age Jan Schrijer en kolonel Albert Riedstra en hun voorgangers Overste Petra Vissers en Kolonel Peter Maarse van het HDP Cluster Gezondheidskundigbeleid voor hun constructieve inzet en de inhoudelijke gedachtewisseling.
  • De Militair Geneeskundige Autoriteit Commandeur Jelle Bos voor zijn voortschrijdende inzichten, waarin hij zich gesteund ziet door de adviezen van de Inspecteur Veiligheid Defensie en de Inspecteur Militaire Gezondheidszorg.
  • De CMC werkgroep gezondheidszorg Defensie die zo’n 200 steekhoudende commentaren hebben geleverd op het initiële concept van deze HDP G/03 om tot het huidige resultaat te komen.

Het CIO-team als kennisorgaan voor de commandant

Wat betekent het CIO-stelsel voor de Defensieonderdelen en welke rol kan de Centrale Medezeggenschapscommissie (CMC) spelen in dit proces? CIO staat voor Chief Information Officer welke de Informatie & Technologie doelstellingen binnen Defensie bewaakt en een belangrijke schakel is in een informatiegestuurde, technologisch hoogwaardige krijgsmacht. Het CIO-stelsel heeft betrekking op het CIO-team dat momenteel in oprichting is. Jacques Wetzels (adviseur CIO) en Marjolein Berends (Implementatiemanager CIO-stelsel) vertelden tijdens de CMC vergadering meer over dit stelsel.

Wat is het CIO-stelsel?

Het CIO-stelsel heeft betrekking op het versterken van de IT-deskundigheid bij de Defensieonderdelen. Dat krijgt vorm met de rol van decentrale CIO bij iedere Defensieonderdeel. Deze decentrale CIO beschikt over een CIO-team dat momenteel in oprichting is. Dit CIO-team gaat, via de decentrale CIO, het ondersteunend kennisorgaan van de commandant vormen voor vraagstukken op het gebied van IT, informatiehuishouding, data en cyber. De decentrale CIO van dit team zal als rechterhand van de commandant optreden voor alle IT-portefeuilles. Om de structuur van het CIO-team neer te zetten bij verschillende Defensieonderdelen, is onder leiding van Marjolein Berends, door Jacques Wetzels het CIO-huis ontworpen. Dit CIO-huis concretiseert het CIO-stelsel en geeft grosso modo aan welke rollen bij de verschillende Defensieonderdelen moeten terugkomen en welke kennis en kunde daarvoor nodig is.

Stand van zaken bij Defensieonderdelen

Dinsdag 8 november was een waardevolle sessie met het bestuur van de verschillende Defensieonderdelen. Het doel was om van elkaar te leren en te ontdekken hoe andere Defensieonderdelen het CIO-stelsel integreren in hun onderdeel. Veel Defensieonderdelen nemen het CIO-stelsel mee in al reeds lopende reorganisatieprocessen. De rollen in het CIO-stelsel worden door alle Defensieonderdelen erkend en gerespecteerd, maar dat zij nog zoeken naar optimalisaties voor de aansluiting met uitvoering. Omdat de uitvoering bij elke Defensieonderdelen anders is, zoeken zij voor hun eigen onderdeel naar wat het beste past. Zij zijn wel begonnen met werven om zo snel mogelijk een CIO-team op poten te krijgen.  

Capaciteit

Op dit moment zijn alle uniforme functiebeschrijvingen afgerond en gewaardeerd. Met uitzondering van de waardering van de decentrale CIO (de generaalsfunctie). Deze is nog niet vastgesteld. Of de rollen vanuit het CIO-stelsel bij bestaande functies neergelegd worden of dat er nieuwe capaciteit nodig is, wordt aan de Defensieonderdelen overgelaten. Zij hebben een inventarisatie gemaakt en de output daarvan is meegenomen in het maatregelenproces.

Uniformiteit tussen Defensieonderdelen

Om de uniformiteit tussen de Defensieonderdelen in kaart te brengen, moet onderscheid gemaakt worden tussen de reguliere uitvoering van taken in de lijn versus de coördinerende en adviserende taken van het CIO-team. De structuur van het CIO-team is voor iedere Defensieonderdeel hetzelfde. De decentrale CIO is portefeuillehouder voor alles wat specifiek voor het Defensieonderdeel de digitalisering betreft, de rechterhand voor iedere commandant en wordt omringd door het CIO-team. Vanuit dat team, ‘dat kennisorgaan’, worden straks veranderingen, keuzes en beleid op een goede manier gecoördineerd en de commandant voorzien van een hotspot met kennis.

De uitvoering daarentegen kan per Defensieonderdeel verschillen. Zo is het bijvoorbeeld niet de bedoeling dat alle informatiemanagers in het CIO-team komen. Het is juist de bedoeling dat de operationele activiteiten die in de lijn liggen per Defensieonderdeel zo goed mogelijk gaan samenwerken met dit CIO-team; dus wat die mensen vandaag doen, doen zij morgen ook. Alleen de coördinatie verloopt via het CIO-team. Hoe die samenwerking wordt geregeld kan per Defensieonderdeel verschillen. Het voordeel is dat als een commandant straks zegt dat er iets verandert in de Wet Open Overheid en hij daardoor besluitvormingsdocumenten op een andere manier moet archiveren, dat hij niet hoeft te zoeken wie dit kan regelen want daar is de decentrale CIO voor. Zo kan ieder bestuur van een Defensieonderdeel terugvallen op een eenduidige structuur waar zij vragen en antwoorden kunnen krijgen.

De rol van CMC

Op het moment dat men een defensieoverstijgende aanwijzing wil laten vaststellen, zoals een aanwijzing waarin de governance van het CIO-stelsel wordt beschreven, dan moet dat eerst langs de SG en de Centrale Medezeggenschap. De governance wordt feitelijk bepaald door de SG en de vastlegging van wat de governance gaat worden, moet eerst langs de Centrale Medezeggenschap. Door als CMC vooraan in het proces betrokken te zijn en de risico’s en voordelen van het CIO-stelsel in kaart te brengen, kan positieve invloed op de voortgang en inrichting van het CIO-stelsel uitgeoefend worden. CMC zal het CIO-stelsel in een informeel overleg met de SG bespreken, waardoor het proces zijn vaart blijft behouden.

Zicht op Operationele Gereedheid dankzij datagedreven werken

Op 2 november, tijdens de commissievergadering van de Centrale Medezeggenschapscommissie, gaf Generaal-majoor Ernst Dobbenberg een presentatie over sturen en verantwoorden op de Operationele Gereedheid. In de AGDEF, het opdrachtenboek van Defensie naast de reguliere bedrijfsvoering, ligt dit jaar meer focus op de Operationele Gereedheid (OG) en het inzetten van eenheden. Om dit in kaart te brengen, maakt Defensie gebruik van datagedreven werken via een dashboard.

Dashboard rapporteert tegen de AGDEF

De AGDEF is de opdrachtenmatrix van Defensie, afgeleid van de ambitie van Defensie. De ambitie is 20% bovenop de inzetbare eenheden in 2023. Hiervoor moet de Operationele Gereedheid (OG) omhoog. Dit staat ook in de Defensienota. Het dashboard rapporteert tegen de AGDEF en wordt gebruikt om de Operationele Gereedheid te meten op drie hoofdlijnen: personele gereedheid, materiële gereedheid, en geoefendheid. Deze drie kunnen de OG en zo de inzetbare eenheden verhogen.

Hoe werkt het dashboard?

Het dashboard maakt onderscheid in capaciteit (brigade) en inzetbare eenheden (elementen van de brigade, zoals bijvoorbeeld een onderzeeboot). Defensie heeft 68 inzetbare eenheden in de Krijgsmacht. Voor al die 68 eenheden is vastgesteld wanneer de personele gereedheid, materiële gereedheid, en geoefendheid op groen of rood staan. Dit is vastgelegd in een basisprofiel, waarin vaststaat wanneer een inzetbare eenheid verklaart naar rood of groen aan de hand van percentages en harde eisen. Rood betekent dat een basisprofiel niet aan de hoofdtaken voldoet en groen betekent dat het wel aan de hoofdtaken voldoet. Het dashboard is dus een actuele status van de inzetbare eenheden van vandaag en geeft meer inzicht in de inzetbare eenheden.

Adequate data

Het dashboard onttrekt informatie uit systemen waarmee de operationele gereedheid gemeten kan worden. Defensie werkt zo steeds meer richting een datagedreven organisatie. Omdat er steeds meer data uit P-systemen getrokken wordt, is de output van het dashboard momenteel redelijk adequaat. Dit helpt de commandant om op basis van de data zijn appreciatie te doen. Defensie trekt nu veel meer uit dergelijke systemen dan voorheen, maar fact based data alleen is nooit genoeg om een uitspraak over de inzetbare eenheden te doen. Daarvoor is altijd de commandant appreciatie nodig.

Appreciatie commandant

Kwantitatieve data alleen is dus niet genoeg om te vertellen hoe het ervoor staat binnen Defensie. Daarom wordt kwantitatieve data wordt altijd aangevuld met kwalitatieve data, namelijk de appreciatie van de commandant over de data. De commandant vertelt wat de data betekent voor een inzetbare eenheid. Zoals eerder vermeld, geeft het dashboard een rode of groene kleur aan om aan te geven of een inzetbare eenheid aan de hoofdtaken voldoet. Als de commandant, ondanks de data, een andere conclusie trekt dan onderbouwt hij dat. Op basis van deze explain compliance vertelt de commandant waarom hij tot een afwijking van de data komt. Op deze manier geeft het dashboard aan de hand van kwalitatieve en kwantitatieve data inzicht in de actuele staat van de inzetbare eenheden van Defensie.

Het dashboard rapporteert tegen de opdrachtenmatrix van de AGDEF. Lees meer over de AGDEF en het BPB-proces dat daaraan voorafgaat.