Auteur: CMC

Mindset als sleutel voor verandering en samenwerking

Cyprus 21 oktober 2023, NEO (Non Combattant Evacuation Ops) vanaf Cyprus.

Om goed voorbereid te zijn op hoofdtaak 1 – het beschermen van ons grondgebied en dat van onze bondgenoten – richt Defensie zich op vijf strategische thema’s: het operationeel plan, samenleving, een soepele organisatie, digitalisering & innovatie en mindset. Tijdens de overlegvergadering tussen de secretaris-generaal (SG) en Centrale Medezeggenschapscommissie (CMC) op 11 september schoof Isa Geerts, adviseur van het Coördinatieteam hoofdtaak 1, aan om een toelichting te geven op het thema mindset.

Het coördinatieteam ziet dat: “De juiste houding en het juiste gedrag essentieel zijn voor de gereedstelling op hoofdtaak 1. Het thema mindset is daarmee een belangrijk onderdeel voor de bestuursraad. Als we naar de toekomst kijken, draait het om de vraag hoe we ons gedrag met oog op hoofdtaak 1 kunnen aanpassen en hoe we de organisatie daarbij kunnen ondersteunen. Wat vraagt een eventueel grootschalig conflict van ons qua houding en gedrag?”

Interventies voor verandering

Om de gewenste mindset te realiseren, zijn verschillende interventies gestart. Bij de Luchtmacht worden bijvoorbeeld gesprekken gevoerd met het personeel over de betekenis van hoofdtaak 1 voor hen. Hoe gaan we ons klaarmaken? Deze gesprekken helpen militairen en burgers om hun werk beter te plaatsen binnen de bredere context en de benodigde warrior mindset van de luchtmachter met elkaar vorm te geven.

“De juiste houding en het juiste gedrag zijn essentieel voor de gereedstelling op hoofdtaak 1.”

Binnen de Koninklijke Marechaussee wordt er ook met (jonge) medewerkers gesproken, wiens rol de afgelopen decennia aanzienlijk is veranderd. Het beeld van wat het betekent om militair te zijn, en de keuze om voor de Krijgsmacht te gaan, is vandaag de dag anders dan 30 jaar geleden. De militaire taken worden bij de Koninklijke Marechaussee ook groter en er moet meer aandacht zijn voor de verandering in mindset die dat met zich meebrengt.

Ook binnen de Bestuursstaf worden leidinggevenden ondersteund bij het voeren van gesprekken over de veranderende eisen binnen de organisatie en de emoties die hiermee gepaard gaan. Deze gesprekken bevorderen samenwerking en zijn essentieel om een wendbare en toekomstbestendige Krijgsmacht te creëren.

Mindset als motor voor samenwerking

Er wordt benadrukt dat het niet alleen gaat om het klassieke ‘warfighting’ of de warrior mindset. We moeten ook oog hebben voor de zachtere kanten, zoals het vormen van sterke teams, het uiten van zorgen en het opbouwen van vertrouwen. Alleen zo kunnen we een sterke, flexibele organisatie vormen die klaar is voor een eventueel conflict.

Verantwoordelijkheid en eigenaarschap

Een belangrijke pijler van de benodigde mindset binnen Defensie is verantwoordelijkheid en eigenaarschap. “Meer vertrouwen in elkaar, meer regie durven pakken en eigenaars op de juiste plek om snelheid te kunnen maken.” Commandanten worden aangemoedigd om sneller beslissingen te nemen en verantwoordelijkheden bij de juiste mensen neer te leggen. Dit voorkomt vertragingen en vergroot het vertrouwen in de organisatie. “Er is immers niets frustrerender dan een genomen beslissing die later wordt teruggedraaid. Daarom is het belangrijk dat beslissingen met het juiste mandaat worden genomen en dat er vertrouwen is in het proces.”

“Meer vertrouwen in elkaar, meer regie durven pakken en eigenaars op de juiste plek om snelheid te kunnen maken.”

Isa Geerts concludeert: “We moeten blijven bouwen aan vertrouwen en samenwerking, zodat we samen klaar zijn voor de uitdagingen van de toekomst. Door te investeren in de mindset van onze mensen kunnen we flexibel en sterk blijven.”

Commandant Jan-Willem Maas: Samenwerking met medezeggenschap en vooruitdenken als sleutel tot succes

Sinds 1 september vorig jaar staat Jan-Willem Maas aan het hoofd van het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO). De focus ligt momenteel voor het grootste deel op hoofdtaak 1: de bescherming van ons grondgebied en dat van bondgenoten. In een recent interview met de Centrale Medezeggenschapscommissie Defensie (CMC) deelt Maas zijn visie op medezeggenschap en legt hij uit hoe hij zijn rol als commandant invult. Maar ziet hij zichzelf, net als zijn voorganger Mario Verbeek, als ambassadeur van de medezeggenschap?

Maas begrijpt waarom zijn voorganger deze term gebruikte, maar kiest zelf voor een andere benadering. “Ik zie mezelf niet als een ‘ambassadeur van de medezeggenschap’. In plaats daarvan ben ik een onderdeel van het proces. Als commandant moet je als het ware één zijn met de medezeggenschap. In de rol van ambassadeur sta je er een beetje buiten. Samen met mijn team werk ik aan de doelen van de Krijgsmacht,” zegt hij. Volgens Maas ligt de kracht juist in de nauwe samenwerking met de medezeggenschapscommissie (DMC) om gezamenlijk doelen te bereiken. “Binnen DOSCO moeten we het eens zijn over de noodzaak van hoofdtaak 1, en daar moeten we alle 10.000 medewerkers van onze 43 bedrijven bij betrekken. Door onze diversiteit binnen DOSCO te omarmen, kunnen we onze Krijgsmacht een voorsprong geven in een eventueel gevecht.”

Medewerkers DOSCO. Foto: Defensie

Vol gas erop!

Maas heeft in zijn carrière op diverse niveaus ervaring opgedaan met medezeggenschap. Hij merkt dat de rol van medezeggenschap de laatste jaren veranderd is. “Er is tegenwoordig meer nadruk op het betrekken van medezeggenschap aan de voorkant,” legt hij uit. “Dit komt deels door de veranderende taakbelasting van commandanten en de wens om een meer inclusieve en participatieve aanpak te hanteren. Vroeger dacht ik vaak: hup, vol gas erop! Maar nu zie ik in dat draagvlak aan de voorkant essentieel is om een plan succesvol te maken. Mijn taak is om richting te geven en ruimte te bieden, zodat medewerkers eigenaarschap kunnen nemen waar het werk wordt uitgevoerd.”

“Draagvlak is essentieel om een plan succesvol te maken.” – Commandant Jan-Willem Maas

Portretfoto Jan-Willem Maas. Foto: Defensie

Stap over de drempel van ongemak

“We zitten in een periode waarin we niet precies weten wat hoofdtaak 1 de komende twee jaar van ons zal vragen. Dat kan onzekerheid creëren, maar ik wil dat medewerkers de ‘guts’ hebben om initiatief te nemen, zelfs als dat betekent dat er fouten worden gemaakt,” zegt Maas. “Ik weet zelf ook niet hoe de wereld er over twee jaar uitziet, en dat geef ik gewoon toe. We moeten samen over die drempel van ongemak heen stappen en aan de slag gaan met plannen die nu tot 70% kunnen worden ingevuld. Als we daar in slagen, dan volgt de resterende 30% vanzelf. Voor die kanteling heb ik mijn DMC hard nodig.”

“Het gezamenlijk optreden met de DMC speelt een cruciale rol.” – Commandant Jan-Willem Maas

“Samen met mijn DMC organiseer ik themadagen en informatiebijeenkomsten om onze mensen te informeren over wat hoofdtaak 1 voor hen kan betekenen.  Door en met hen in gesprek te gaan over hoofdtaak 1. Ik wil dat medewerkers zich gehoord en gezien voelen, en dat hun belangen op een goede manier worden meegenomen in de besluitvorming. Het gezamenlijk optreden met de DMC speelt hierin een cruciale rol. We werken over het algemeen goed samen. En nee, we zijn het zeker niet altijd eens. Dat is soms ongemakkelijk en leidt tot scherpe gesprekken, maar het kritisch naar elkaar durven uitspreken, levert uiteindelijk winst op voor zowel onze mensen als onze organisatie.”

De balans opmaken

Na een jaar als commandant van DOSCO kijkt Maas terug op de samenwerking met zijn DMC. “Het mooiste vind ik de gezamenlijke inspanningen en de positieve impact die dat heeft op de organisatie,” zegt hij. Hij benadrukt het belang van een gezamenlijke aanpak en een positieve benadering van uitdagingen om betrokkenheid en effectiviteit te vergroten. “Medezeggenschap gaat verder dan alleen inspraak geven. Het draait om betrokkenheid. Wanneer mensen zich gehoord voelen, zie je dat terug in hun inzet en motivatie. Elke stem telt, ongeacht rang of functie. Dit leidt niet alleen tot betere besluiten, maar versterkt ook het onderlinge vertrouwen, waardoor we uiteindelijk efficiënter kunnen opereren.”

Erkenningsmiddelen en activiteiten voor veteranen; hoe zit het ook alweer?

Over de verschillende erkenningsmiddelen en activiteiten voor veteranen en spelden gelinkt aan veteranen krijgen we regelmatig vragen. Daarom hebben we de antwoorden op de meest gestelde vragen rondom de veteranenpas, veteranen insigne, veteranenpin, zilveren roos, de witte anjer, en activiteiten voor veteranen hieronder gebundeld. Staat het antwoord op uw vraag hier niet tussen? Meer informatie vindt u via het Veteranenloket van het Nederlands Veteraneninstituut.

Veteranenpas, veteranen insigne en veteranenpin

De veteranenpas, het veteranen insigne en de veteranenpin zijn verschillende erkenningsmiddelen voor veteranen. Daarnaast geeft de veteranenpas, in combinatie met registratie in de landelijke database van veteranen, toegang tot verschillende faciliteiten en eventueel korting bij bedrijven. Hoe komt u aan de pas, insigne en de pin?

Veteranenpas

De veteranenpas. Foto: Defensie

Zowel Nederlandse veteranen in werkelijke dienst van Defensie, als postactieve veteranen kunnen de veteranenpas aanvragen. U moet dus een aanvraag indienen om de pas te ontvangen.

Bent u in werkelijke dienst, dan doet u de aanvraag van de pas via de online Selfservice in het Intranet Portaal van het ministerie van Defensie. Voor de aanmaak van de veteranenpas dient u wel via Selfservice toestemming te geven voor het gebruik van uw gegevens door het Veteraneninstituut. Bekijk hier meer gedetailleerde instructies voor hoe u dat doet. Het Veteraneninstituut maakt namelijk uw pas. Hierna wordt de pas opgestuurd naar het
correspondentieadres zoals deze vermeld staat in de Selfservice.

Bent u postactieve veteraan en heeft u nog geen veteranenpas? Vraag dan een pas aan via het Veteraneninstituut. Heeft u wel eerder een veteranenpas gehad en is deze kwijt, gestolen of versleten? Vraag dan een vervangende pas aan via het Veteraneninstituut.

Let op: alleen vertoon van de Veteranenpas is, tenzij anders aangegeven, niet voldoende om de voordelen van de veteranenpas te genieten. Een organisatie zal altijd de gegevens van de landelijke database raadplegen om een veteraan toegang te verschaffen. Voor de registratie in de landelijke database dient u apart toestemming te geven.

Veteranen insigne

Het Draaginsigne Veteranen. Foto: Nederlands Veteraneninstituut

Het Draaginsigne Veteranen wordt ook wel de Veteranenspeld genoemd. Deze staat symbool voor de waardering voor het risicovolle werk dat veteranen in het verleden als militair in naam van de samenleving hebben verricht. Het insigne wordt net als de veteranenpas automatisch door de werkgever uitgegeven. Heeft u het Draaginsigne Veteranen niet ontvangen, is het kwijt of kapot? Kijk dan op de website van het Veteraneninstituut hoe u het insigne kunt aanvragen of vervangen.

Het Draaginsigne Veteranen heeft als enige veteranenerkenningsmiddel een draagvoorschrift. Het insigne wordt gedragen op de linker revers van burgerkleding. Mocht op de linker revers een koninklijke onderscheiding worden gedragen, plaats het draaginsigne dan aan de rechterkant. Het is niet toegestaan het insigne te dragen op militair uniform, conform het Defensie handboek onderscheidingen.

Veteranen pin

De veteranenvlag pin. Foto: Defensie

De veteranenvlag pin is een pin die in 2021 eenmalig als presentje is uitgegeven aan bij het Nederlands Veteraneninstituut geregistreerde veteranen als klein gebaar van erkenning en waardering. Deze veteranenpin heeft geen draagvoorschrift en kan zowel door veteranen als door burgers worden gedragen. De veteranenvlag pin was een eenmalige uitgave en wordt dus niet opnieuw uitgegeven.

Zilveren Roos, anjerbroche en de witte anjer

Zowel de Zilveren Roos als de anjerbroche en de witte anjer zijn er voor personen die veteranen steunen. Het grootste verschil tussen deze spelden is dat de Zilveren Roos en zilverkleurige anjerbroche uit naam van de Commandant der Strijdkrachten worden uitgegeven aan veteranen, en de witte anjer wordt in grote getale uitgegeven aan iedereen die veteranen steunt.

Zilveren Roos en de anjerbroche

De Zilveren Roos broche. Foto: Defensie
De anjerbroche. Foto: Defensie

De Zilveren Roos is een verzilverde broche die tot 2014 door Defensie werd uitgegeven aan iedere veteraan bij terugkomst van de eerste missie. Hierna is de zilverkleurige anjerbroche daarvoor in de plaats gekomen. De Zilveren Roos is bedoeld om als blijk van waardering aan een persoon te geven die tijdens de uitzendperiode het meest voor de uitgezonden militair heeft betekend. Deze broche heeft geen draagvoorschrift. Bent u veteraan, op missie geweest voor 2014 en heeft u geen Zilveren Roos ontvangen om aan uw dierbare uit te reiken? U kunt deze alsnog aanvragen bij het Nederlands Veteraneninstituut. Heeft u vragen over de anjerbroche, dan kunt u deze ook stellen bij het Nederlands Veteraneninstituut.

Witte anjer

De witte anjer. Foto: Defensie

De witte anjer is symbool geworden voor erkenning en waardering van veteranen en is er in verschillende vormen om te dragen door personen die veteranen steunen. De witte anjer wordt in grote getale uitgegeven bij verschillende veteranenbijeenkomsten en wordt altijd links op de borst gedragen. De witte anjer ‘speld’ bestaat inmiddels in meerdere vormen doordat de witte anjer van een ludieke actie is uitgegroeid tot een serieus megaproject. Zo is er onder andere een stoffen witte anjer met speld, maar bestaat ook de nieuwere papieren plakversie. Wilt u witte anjers aanvragen? Dat kan via de website van de Nederlandse Veteranendag.

Reünies en andere activiteiten voor veteranen

Den Haag, 24 juni 2023 –
Viering Nationale Veteranendag 2023 in Den Haag.
Zo’n 70 veteranen krijgen hun medaille opgespeld voor hun recente inzet. Het defilé wordt afgenomen door Z.M. de Koning aan de Kneuterdijk en het Malieveld blijft het centrale punt van de dag. Foto: Defensie, Keesnan Dogger

Wilt u informatie ontvangen over reünies en andere activiteiten voor veteranen en bent u in werkelijke dienst van Defensie? Geef dan gemakkelijk toestemming voor benadering door externe veteraangerichte organisaties via de online Selfservice in het Intranet Portaal van het ministerie van Defensie.

Ga in Selfservice naar ‘Alle apps’, dan naar ‘Informatie’ en ga dan naar uw ‘Persoonlijke instellingen’. Zet dan een vinkje bij ‘NAW’ van de module ‘Veteraneninstituut’ (zie ook onderstaande afbeelding). Zo kan het Veteraneninstituut uw gegevens gebruiken om u te benaderen voor reünies en andere, ook door derden georganiseerde, niet-commerciële activiteiten voor veteranen. Wilt u hier niet meer voor benaderd worden, dan zet u op dezelfde manier het vinkje weer uit.

Bent u postactieve veteraan en wilt u meer weten over reünies, sport, activiteiten en het ontmoeten van andere veteranen? Kijk dan op de pagina ‘Ontmoeten’ van het Nederlands Veteraneninstituut. Op de website van het Nederlands Veteraneninstituut vindt u onder andere meer informatie over verenigingen en organisaties die er zijn voor veteranen en het thuisfront. Ook kunt u daar meer informatie vinden over de Regeling Reüniefaciliteiten (RRF) voor onder andere veteranen.

Hoofdtaak 1: Onontkoombaar aanpassen aan de nieuwe realiteit

Wat betekent mijn rol in een grootschalig conflict? Om alle defensiemedewerkers duidelijkheid te geven over hun rol in een grootschalig conflict, moeten alle defensieonderdelen en directies van de Bestuursstaf vóór 1 oktober hun analyse presenteren van de gevolgen van hoofdtaak 1 voor hun dagelijkse werkzaamheden. Dit werd verduidelijkt door Maarten Schurink, secretaris-generaal (SG) Defensie, tijdens de overlegvergadering met de Centrale Medezeggenschapscommissie Defensie op 17 juli.

“1 oktober is de eerste mijlpaal naar een praktisch en operationeel plan,” aldus Schurink. “Er wordt een verbinding gelegd tussen verschillende bedrijfsvoeringsketens en processen binnen de krijgsmacht om een soepel functionerende organisatie te creëren die klaar is voor hoofdtaak 1-scenario’s. De dreiging in de wereld neemt toe en de veiligheid van Nederland en onze bondgenoten staat onder druk. Op alle fronten moet de concrete gereedstelling voor hoofdtaak 1 als prioriteit worden genomen. Dit is de belangrijkste opdracht waarvoor iedere defensiemedewerker met de juiste mindset hard nodig is.”

Meer contact, meer communicatie, meer regie

De veranderingen die nu worden doorgevoerd roepen uiteenlopende reacties op binnen de organisatie. Sommigen verwelkomen de aanpassingen als broodnodig, terwijl anderen nog sceptisch zijn. Toch is er een positieve trend zichtbaar: er is geld beschikbaar, er worden langzaam maar zeker meer mensen aangetrokken, en de taak binnen de NAVO wordt steeds duidelijker. Het is nu aan de organisatie om deze veranderingen door te voeren in het dagelijkse werk en te sturen op deze nieuwe koers. Recent is met het nieuwe kabinet over weerbaarheid en paraatheid gesproken en de rol die departementen moeten spelen in het versterken van de Nederlandse samenleving tegen dreigingen. “De aankomende Kamerbrief (medio september) zal helpen om deze gezamenlijke aanpak te coördineren en duidelijk te maken wat er van elk departement verwacht wordt,” aldus Koen Davidse, Directeur Generaal Beleid (DGB).

Naast aanpassingen binnen Defensie en andere departementen, moeten ook gesprekken worden gevoerd met externe partijen en het bedrijfsleven. Van ProRail en NS tot Rijkswaterstaat en de Rotterdamse haven, overal is er nieuwsgierigheid en behoefte aan duidelijkheid over wat zij kunnen doen tijdens een grootschalig conflict. De eerdere ervaringen met Oekraïne tonen aan dat samenwerken met externe partners belangrijk is voor een effectief antwoord op crisissituaties.

“Ik realiseer me terdege dat deze voorbereidingen binnen de krijgsmacht en de samenleving van essentieel belang zijn om ervoor te zorgen dat zoveel mogelijk mensenlevens bespaard blijven, mochten we echt in een conflict terechtkomen,” benadrukt Schurink. “Ik hoop dat uit de gesprekken met onze mensen, de bedrijfsvoeringkolom en de samenleving ook de urgentie wordt gevoeld dat verandering echt onontkoombaar is.”

Secretaris-generaal Maarten Schurink

Nieuwe afdeling binnen Defensie

Om deze inspanningen richting externe partijen te coördineren en te operationaliseren, wordt een nieuwe afdeling opgericht binnen Defensie. “We willen de juiste personen aan het juiste defensieonderdeel verbinden, waarbij duidelijk is wat Defensie nodig heeft, wat onze rol is en wat dat van externe partijen vraagt.” Deze afdeling zal verantwoordelijk zijn voor het coördineren en implementeren van initiatieven die bijdragen aan onze weerbaarheid. Denk hierbij aan: strategische communicatie, stakeholder engagement en het in kaart brengen van lopende projecten. De afdeling werft zowel intern als extern mensen om de juiste balans te vinden tussen kennis van Defensie en ervaring in het bedrijfsleven of maatschappelijk middenkader.

Defensie bevindt zich in een belangrijke fase waarin flexibiliteit, innovatie en strategische planning centraal staan om goed toegerust te zijn op hoofdtaak 1. Dit betekent concrete voorbereidingen, nauwere samenwerking met civiele partners en een breed gedragen bewustzijn van verantwoordelijkheden zowel binnen als buiten de organisatie.

Onderzoek naar het functioneren van de medezeggenschap bij de (Rijks)overheid

Ben jij binnen het Ministerie van Defensie betrokken bij een van onze medezeggenschapsgremia? Doe dan mee aan het onderzoek naar ‘ambtelijk vakmanschap, sociale veiligheid en medezeggenschap’ binnen de overheid.

Alex van de Ven LL.M., programma- en projectmanager bij het Ministerie van Binnenlandse zaken en zeer ervaren medezeggenschapper, is momenteel bezig met een promotieonderzoek naar de modernisering van de medezeggenschap bij de overheid. Het onderzoek bevat vragen over onder andere ambtelijk vakmanschap, sociale veiligheid, het belang en functioneren van medezeggenschap en de rol van de OR.

Wil je meedoen met het onderzoek? Download dan de vragenlijst, en stuur deze ingevuld retour aan Alex van de Ven: alex.vandeven@outlook.com. Van de Ven is ook per dit emailadres bereikbaar voor vragen over het onderzoek.

Download de vragenlijst als Word-document:

4.1.2._Vragenlijst-ambtelijk-vakmanschap-sociale-veiligheid-en-medezeggenschap-juni-2024

Download de vragenlijst als pdf-document:

4.1.2._Vragenlijst-ambtelijk-vakmanschap-sociale-veiligheid-en-medezeggenschap-juni-2024

Revitalisering Bernhardkazerne en de rol van de Medezeggenschap

Amersfoort, 17 oktober 2023 Beeldmateriaal van divers vastgoed op de Bernhardkazerne.

Defensie wil haar vastgoed concentreren en bestaand vastgoed duurzamer maken en vernieuwen om zo bij te dragen aan een beter uitgeruste en goed geoefende krijgsmacht. De Bernhardkazerne (ook wel de BHK genoemd) is een van de eerste locaties die wordt aangepakt. Martijn Schipper (Staf medewerker VGM CLAS)) en Jan Harmen Kiestra (programmamanager revitalisering BHK) sloten in mei aan bij het CMC-overleg om een update te geven over dit project.

Foto: adjudant Van der Hoek, Defensie

De Bernhardkazerne als voorbeeldproject

Het project, dat in 2031 gereed moet zijn, omvat een grote financiële investering en heeft als doel de gebouwen op de Bernhardkazerne weer toekomstbestendig te maken. De Bernhardkazerne in Amersfoort is de eerste locatie die aangepakt wordt binnen het revitaliseringsprogramma. De kazerne in Havelte en de vliegbasis Woensdrecht staan als nummer 2 en 3 op de lijst. Aansluitend volgen onder andere de projecten in Den Helder, Roosendaal, Schaarsbergen en Soesterberg. De vernieuwing van de Bernhardkazerne vormt de basis voor alle kazernes die volgen. En daarmee dus ook voor de manier waarop de medezeggenschap betrokken wordt.

Complexiteit en uitdagingen

Jan-Harmen: “We staan voor enorme complexe gebiedsopgaven. Daar komt de duurzaamheidsopgave, de historische waarde van veel gebouwen en nu onze focus op hoofdtaak 1 nog eens bij. De revitalisering van de Bernhardkazerne vormt in die zin een mooie voorbeeldproject van hoe je de gereedheid en bijbehorende faciliteiten kunt moderniseren naar de eisen en wensen van deze tijd terwijl de bedrijfsvoering gewoon door blijft gaan. Ook het beter benutten van het vastgoed door bijvoorbeeld meer en beter gebruik maken van digitale middelen (onder andere slim vastgoedmanagement) of het verhogen van de duurzaamheid en daardoor bijdragen aan het Klimaatakkoord. Daarnaast zullen wij met de revitalisering van de BHK een voorbeeld (kunnen) zijn voor de betrokkenheid van de medezeggenschap, de gebruikers en de omgeving bij dit soort grote opgaves. Revitalisering van vastgoed is daarmee veel meer dan alleen het stapelen van stenen.”

Staatssecretaris Van der Maat benoemde het betrekken van het personeel en de medezeggenschap bij de uitvoering van het programma Transformatie van het Defensievastgoed niet voor niets in zijn Kamerbrief van 6 februari 2023. ‘Op iedere locatie dient medezeggenschap intensief betrokken te worden aangezien de veranderingen invloed hebben op nagenoeg alle aspecten van een kazerne, denk hierbij aan de kantooromgeving, legerings- en ontspanningsfaciliteiten, de werkomgeving, parkeermogelijkheden, etc.’

Samenwerking en voordelen

“Het samen oplopen met de medezeggenschap en kijken hoe we elkaar kunnen vinden, is essentieel om de belangen van de gebruikers van de faciliteiten – van militairen tot ondersteunend personeel – vertegenwoordigd te krijgen. Pakken we tijdens de revitalisering van de Bernhardkazerne de advies- en instemmingsrol van medezeggenschap goed op, dan biedt dat in het verdere verloop van dit en alle andere projecten die hierna volgen alleen maar voordelen. Uiteraard voor de planning en uitvoering van het project, maar vooral ook voor breed gedragen leef- en werkomstandigheden,” vult Martijn aan. De recent uitgekomen visie ‘Basis van de toekomst’ biedt een extra aanknopingspunt voor deze samenwerking.

Betrokkenheid van de medezeggenschap

Martijn Schipper schreef voor het CLAS een concept blauwdruk rond het borgen van de betrokkenheid van medezeggenschap tijdens de revitalisering van de Bernhardkazerne. De komende periode wordt gekeken of de concept blauwdruk een dynamische leidraad kan vormen bij hoe je medezeggenschap betrekt. Martijn: “Betrokkenheid van medezeggenschap is noodzakelijk en gewenst, maar hoe je dat op een goede manier vormgeeft is niet zo eenvoudig. Ik doel daarbij vooral op het adviesrecht van medezeggenschap met ‘overeenstemmingsvereiste’. In de blauwdruk doe ik een voorzet hoe je in welke fase, met welk MC en HDE hier invulling aan geeft.”

Ben je zelf betrokken bij een revitalisatieproject? En benieuwd naar de concept blauwdruk? Je vindt deze op de interne SharePoint-pagina van de CMC.

Het Dienjaar: een onorthodoxe manier om te bouwen binnen Defensie?

Geopolitieke instabiliteit, waaronder de Russische inval in Oekraïne, maakt de behoefte aan een sterke en flexibele krijgsmacht urgenter dan ooit. De introductie van het Dienjaar in 2022, een initiatief dat zich richt op het aantrekken van nieuwe talenten, lijkt met ruim 4.000 geïnteresseerden, bijna 3.000 sollicitanten en de aanstelling van zo’n 600 nieuwe militairen in 2025, hét antwoord om meer mensen naar de krijgsmacht toe te leiden. Hoe is het dienjaar eigenlijk ontstaan? Wat zijn de ambities? En zijn er ook knelpunten richting de toekomst?

Projectleider Erik Noordman en Patrick Choenni, die het Dienjaar binnen de verschillende operationele commando’s afstemt, lichtten de plannen toe aan de CMC.

Ontstaan van het Dienjaar

Het Dienjaar is een vrijwillig dienstjaar bij Defensie, geïnspireerd op Scandinavische modellen van dienstplicht. Erik Noordman legt uit: “Het initiatief Dienjaar heeft in 2022 een vliegende start gemaakt na de Russische inval in Oekraïne. Als commandant van het Defensity College was ik op dat moment verantwoordelijke voor een Gap Year pilot. In combinatie met het idee van Staatssecretaris Van der Maat om dienstplicht volgens Scandinavisch model in te gaan voeren, kwam het vrijwillige Dienjaar snel van de grond.”

Dienjaar als nieuw instroomspoor

Het Dienjaar richt zich op het aantrekken van mensen die anders misschien nooit voor een carrière bij Defensie zouden hebben gekozen. Denk aan jongeren die een tussenjaar overwegen en op zoek zijn naar zingeving en avontuur; studenten die in januari hun studie hebben afgebroken; personen die interesse hebben in een carrière bij Defensie, maar de verbintenis van een traditionele militaire loopbaan te groot vinden. Of young professionals met relevante werkervaring. Noordman benadrukt: “We hebben vanuit de defensieorganisatie een forse ambitie neergelegd. Vanaf 2025 willen we dat er jaarlijks 1.000 mensen instromen in het Dienjaar. Die ambitie dwingt ons om echt goed na te denken wat we met het dienjaar als nieuw instroomspoor willen, hoe het kan bijdragen de doorstroom binnen Defensie en het versterken van onze band met de samenleving.

“We hebben vanuit de defensieorganisatie een forse ambitie neergelegd. Vanaf 2025 willen we dat er jaarlijks 1.000 mensen instromen in het Dienjaar.”

Erik Noordman

Het Dienjaar bestaat uit twee hoofdprogramma’s: een regulier dienjaar: gericht op jongvolwassenen (18-28 jaar) die bijvoorbeeld als soldaten, matrozen of bij de marechaussee aan de slag willen. En een specialistisch dienjaar: voor mensen met specifieke kennis en vaardigheden. Aanvullende tracks op het gebied van bijvoorbeeld cyber security kunnen de opgedane kennis op termijn verbreden of verdiepen.

Strepen verdienen

Patrick Choenni: “De grootste uitdaging is om de deelnemers van het Dienjaar effectief bij te laten dragen aan de personele gereedheid van Defensie en dit op een goede manier af te stemmen en te borgen binnen de OPCO’s (operationele commando’s). Just enough – just in time; dat is het uitgangsprincipe van het Dienjaar. Met een relatief korte opleiding moeten deelnemers volledig onderdeel uit kunnen maken van de organisatie en mee kunnen doen; learning on the job dus. De snelheid waarmee de kandidaten worden opgeleid en bij moeten kunnen dragen aan de personele gereedheid strookt niet met de manier waarop we dat gewend zijn. Je moet je strepen immers eerst verdiend hebben. Het dienjaar is een onorthodoxe manier om te bouwen binnen Defensie. Dat levert naast succesverhalen ook knelpunten en discussies op.”

Het dienjaar als toegevoegde waarde op je cv

Communicatie speelt een cruciale rol in het uiteindelijke succes van dit project. Heldere en consistente communicatie over wat van deelnemers wordt verwacht, wat zij kunnen doen en hoe zij worden ingezet is essentieel. Dit geldt zowel voor de interne communicatie binnen Defensie-eenheden als voor de informatieverstrekking aan potentiële deelnemers en hun ouders.

Choenni: “Onze ambitie richting de toekomst is het Dienjaar te kunnen vullen met een mooie brede doorsnede van onze maatschappij: man, vrouw, leeftijd, opleidingsniveau. Ook mensen met een beperking zouden toe moeten kunnen treden. Immers: ‘not every man is a rifle man’. Ons werkveld is inmiddels veel complexer. Het dienjaar moet een plus worden op je cv. Een periode waar je iets leert wat je nergens anders kunt leren.”

Wil jij meer weten over het dienjaar? Heb je een vraag of waardevolle feedback? Laat het weten aan jouw MC of DMC. Een mailtje sturen kan ook via: cmc@mindef.nl

‘Over 2 jaar Defensie fundamenteel beter voorbereid op hoofdtaak 1’

Tijdens de afgelopen overlegvergadering met de secretaris-generaal (SG) is het conceptplan van de Bestuursraad over de gereedstelling voor hoofdtaak 1 besproken. “We moeten over twee jaar fundamenteel beter gereed zijn voor hoofdtaak 1 dan dat we nu zijn”, begint SG Maarten Schurink zijn toelichting aan de CMC op het conceptplan. “Dit betekent dat prioritering op hoofdtaak 1 een integraal onderdeel zal worden van de dagelijkse werkzaamheden van alle medewerkers binnen Defensie. We gaan allemaal, elke dag, en in alles wat we doen prioriteren op hoofdtaak 1, zodat we sneller en soepeler kunnen reageren op toekomstige uitdagingen.”

Hoofdtaak 1 van Defensie: bescherming van eigen grondgebied en dat van bondgenoten.

“We hebben een inhaalslag te maken gezien vanuit waar we nu staan.”

SG Maarten Schurink

Het conceptplan, dat de komende weken verder wordt aangescherpt tot een definitieve versie en daarna de organisatie in gaat, beschrijft hoofdtaak 1 in relatie tot vijf thema’s:

– organisatie;
– samenleving;
– warrior mindset;
– gevecht van de toekomst;
– en een doorvertaling naar een operationeel plan.

De doorvertaling naar een operationeel plan moet medio januari 2025 gereed zijn. Schurink: “De belangrijkste pijler van het plan is de aanvliegroute waarbij de uitvoering niet programmatisch, maar via de lijnorganisatie zal plaatsvinden. Dit betekent dat iedereen binnen Defensie, van de bestuursraad tot aan de operationele eenheden, dagelijks zal prioriteren op hoofdtaak 1. De collectieve verantwoordelijkheid staat voorop. Eigenlijk zou ik aan iedereen de vraag willen stellen: Wat vraagt hoofdtaak 1 van jou? En wat heb je daarbij van de organisatie nodig?”

“Het kan niet anders dan dat dit een lijnopgave is.”

SG Maarten Schurink

Bewustwording binnen Defensie van prioriteit op hoofdtaak 1

Binnen twee weken zal er breed gecommuniceerd worden binnen de organisatie over de prioriteit op hoofdtaak 1. Het doel is om iedereen binnen Defensie bewust te maken van de urgentie en om deze prioriteit direct te vertalen naar hun dagelijkse werkprocessen. Belangrijk is daarbij ook de flexibiliteit te behouden die nodig is voor de gereedstelling voor hoofdtaak 1, zoals bijvoorbeeld reservisten verwelkomen.

“We verwachten dat iedereen hoofdtaak 1 in zijn dagelijks werk gaat vertalen, bespreken en vormgeven, want we hebben geen tijd te verliezen.”

SG Maarten Schurink

Warrior mindset

Een cultuur- en mind-shift dus? Dat er zo lang ‘krimp’ en vredesbedrijfsvoering is gevoerd, maakt het lastig om de warrior mindset door te laten dringen in iedere vezel van deze organisatie. “Het kiezen voor hoofdtaak 1 kan dus consequenties hebben voor hoofdtaak 2 en 3, maar ook voor de keuzes ten aanzien van onze bestedingen. Investeer je in verduurzaming van de bestaande infrastructuur zoals kazernes, of in munitie? Maar niet alleen ons departement moet doordrongen zijn van een warrior mindset; ook andere departementen, bedrijven, organisaties en de samenleving als geheel. Dit raakt ons allemaal!”

“Aan de voorkant ervoor zorgen dat hoofdtaak 1 bij iedereen tussen de oren komt; we moeten de hele samenleving wakker maken .”

SG Maarten Schurink

Medezeggenschap Defensie en de prioriteit op hoofdtaak 1

De CMC zal tijdens de heidagen in juni met de secretaris-generaal van gedachten wisselen wat de eerste hoofdtaak en ‘organise as you fight’ betekenen voor de medezeggenschap binnen de krijgsmacht.

Hervorming van aanwijzingen moet Defensie soepeler en efficiënter maken

Om de wendbaarheid en flexibiliteit binnen het ministerie van Defensie te vergroten, wordt de huidige interne regelgeving (aanwijzingen) herzien en daar waar nodig opgeruimd. De focus ligt op het herschrijven van de SG-001, ‘de moeder’ van alle aanwijzingen binnen Defensie. Aansluitend worden alle overige SG-, maar ook aanwijzingen van de Hoofddirecteur Personeel (HDP) en het Directoraat –Generaal Beleid (DGB), onder de loep genomen met als doel de organisatie soepeler te laten werken.

Kolonel Martine Verhulst, trekker van dit project vertelt: “We beginnen met een overkoepelende systeemaanpak waarbij ‘de bedoeling’ van de aan te passen aanwijzing en de urgentie die nodig is om ons klaar te maken voor hoofdtaak 1 centraal staat. Het klinkt logisch om na te denken vanuit de bedoeling van een aanwijzing, maar we zien in veel huidige aanwijzingen dat ‘het waarom’ niet altijd helder is. Daarnaast loopt het hoe en het wat soms door elkaar, en dat kan voor verwarring zorgen. We hebben een team samengesteld dat zich per aanwijzing gaat buigen over de bedoeling, het kader en de doorvertaling naar de uitvoering. Ook willen we aanwijzingen die niet meer relevant zijn opruimen. Denk bijvoorbeeld aan de 1,5 meter-regels die zijn opgesteld tijdens de coronaperiode.”

In samenwerking met de gehele organisatie

Een van de belangrijkste doelen van het project is om de hervorming van aanwijzingen niet alleen een ‘Haags feestje’ te laten zijn. Met Defensieonderdelen wordt gesproken om te ontdekken waar versterking op kan treden. Op lokaal niveau zullen ongetwijfeld soortgelijke initiatieven plaats vinden. Het is mooi als je dat van elkaar weet. Veel aanwijzingen bevatten een gelaagdheid die via achterliggende voorschriften en instructies door de gehele organisatie sijpelt. Hiervoor dient oog te zijn als je interne regelgeving opruimt of herziet. Als onderdeel van het hervormingsproces wordt er een pilot gestart om met vijf tot tien verschillende aanwijzingen te experimenteren. Het doel van de pilot is om de aanwijzingen aan te laten sluiten bij het gedachtegoed zoals beschreven in het BBD. Hier wordt kritisch gekeken naar ‘toegevoegde waarde, noodzaak, eenvoud en uitvoerbaarheid’ om ruimte te kunnen geven aan de uitvoering (het ‘wat’ vanuit de bedoeling van de regelgeving; niet het ‘hoe’). De uitkomsten van deze pilot leiden tot ‘lessons learned’ die als input kunnen gelden voor de herziening van de SG-001.

Het belang van communicatie en gedrag

Naast het herzien van de aanwijzingen is er ook aandacht voor gedragsverandering. “Dit onderwerp heeft natuurlijk ook een sterk veranderingsproces in zich. Wij kunnen vanuit het projectteam wel zeggen: we doen dit niet meer, maar het gedrag van mensen en de gedachten erachter moeten daar ook in mee kunnen komen. Een organisatie veranderen en soepeler maken doe je niet door regels te veranderen, maar juist door gedrag,” aldus Martine Verhulst. Het projectteam werkt om die reden ook nauw samen met het DCO (Directoraat Communicatie en Organisatie) om de urgentie van de verandering en het waarom te communiceren. Zo gaat het ook echt leven in de organisatie.

Martine vervolgt: “Defensie staat van oudsher bekend als een ‘blauwe’ organisatie, een term die refereert aan onze hiërarchische manier van werken, ontstaan vanuit een periode van grote krimp binnen Defensie. En hoewel structuur en regels essentieel zijn voor een organisatie als de onze, kan een teveel aan interne regelgeving juist belemmerend of zelf verlammend werken. Bovendien zit het creativiteit in de weg. Dat kan niet nu hoofdtaak 1 de toetssteen is voor al ons denken en handelen.”

Planning hervorming aanwijzingen

De eerste grove schets voor de aangepaste SG-001 wordt vóór de zomervakantie verwacht, met een bredere uitrol gepland voor het einde van het derde kwartaal van 2024. Het doel is om eind 2024 een nieuwe SG-001 klaar te hebben, zodat de overige aanwijzingen hier in 2025 in lijn mee kunnen worden gebracht. De huidige SG-001, de basis van alle aanwijzingen, vervalt op 1 januari 2026. Voor die datum moeten alle aanwijzingen zijn herzien.

Een afvaardiging van de CMC sluit aan in het projectteam van Kolonel Verhulst.

Maandelijks CMC overleg met de SG: een soepel defensie begint bij verantwoordelijkheidsbesef

Hoe loopt de weg richting een soepel functionerend defensie? Daarover spraken secretaris-generaal Maarten Schurink en de Centrale Medezeggenschapscommissie van defensie elkaar afgelopen week. Iedere maand komen de secretaris-generaal (SG) en de CMC bij elkaar. Enkele weken geleden gaf SG Maarten Schurink bij de CMC aan dat hij graag zou zien dat defensie soepeler functioneert: “Ik zou er naar toe willen dat medewerkers meer eigen verantwoordelijkheid durven nemen en de ruimte voelen om zelf meer achter het stuur te gaan zitten.” Hierop voortbordurend gaf de SG tijdens het afgelopen overleg toelichting op de vervolgstappen richting een soepel functionerend defensie.

SG Maarten Schurink benadrukte: “De intent voor de toekomst van de Krijgsmacht is verankerd in de leiderschaps- en samenwerkingsstijl Mission Command: het gezamenlijke doel om defensie tot een slimme, sterke krijgsmacht en een soepel ministerie dat klaar is voor hoofdtaak 1 te transformeren.” Nu deze visie binnen alle lagen van de organisatie is geland, maakt hij een nieuwe backbrief-ronde. Daarbij worden alle bedrijfsonderdelen gevraagd om na te denken over hoe zij hun werk kunnen uitvoeren met hoofdtaak 1 (bescherming van eigen land en NAVO-bondgenoten) in gedachten.

Verantwoordingsdruk verminderen

“Het doel van deze vervolgstap is om op een doortastende manier te interveniëren, zodat we kunnen toewerken naar een slimme en soepel werkende defensieorganisatie die is afgestemd op hoofdtaak 1. Ter illustratie: het aantal parafen op bestellingen moet omlaag en de Planning & Control-cyclus moet vereenvoudigd worden. Anders gezegd: standaardisatie nastreven waar mogelijk, maar maatwerk en snelheid wanneer nodig”, vervolgt de SG. “Ik wil de verantwoordingsdruk verminderen. Iedereen binnen het ministerie moet de ruimte voelen en beseffen dat ze eigen beslissingen kunnen maken waar nodig en in actie kunnen komen. Daar ligt de kern!”

“Ik wil de verantwoordingsdruk verminderen. Iedereen binnen het ministerie moet de ruimte voelen en beseffen dat ze eigen beslissingen kunnen maken waar nodig en in actie kunnen komen.”

Secretaris-generaal Maarten Schurink

Soepel afgestemd op hoofdtaak 1

In het licht van de huidige ontwikkelingen realiseert SG Maarten Schurink zich steeds meer dat oorlogsbedrijfsvoering de standaard moet worden. De manier waarop onze organisatie is georganiseerd moet daar in zijn ogen aan bijdragen. Waarom? “Omdat we het met de 70.000 mensen die de Krijgsmacht rijk is, hoofdtaak 1 aan moeten kunnen gaan. Elk onderdeel moet hier klaar voor staan, en als dat nog niet is gebeurd, daarover gaan nadenken”, aldus de SG.

Wat betekent hoofdtaak 1 voor de medezeggenschap binnen defensie? Dat zal de CMC ook onderzoeken tijdens de heidagen in juni.