Als Accountmanager Organisatie & Formatie voor het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO) ondersteunt en adviseert Hans Schenkeveld bij organisatie(verander)vraagstukken. Ook geeft Hans leiding aan een team van Formatie- en Organisatieadviseurs. Hans is 63 jaar, getrouwd met Petra en sinds 2002 werkzaam bij Defensie. Naast zijn functionele werk besteedt Hans circa de helft van zijn tijd aan medezeggenschap.
Hans is lid van de medezeggenschapscommissie (MC) van het Dienstencentrum Organisatie en Formatie, voorzitter van de Gemeenschappelijke Medezeggenschapscommissie (GMC) van de Divisie Personeel en Organisatie Defensie (DPOD), voorzitter van de Defensieonderdeel Medezeggenschapscommissie (DMC) DOSCO en lid van de Centrale Medezeggenschapscommissie Defensie (CMC). Hoewel medezeggenschap een groot aandeel van zijn tijd vergt, heeft Hans nooit gekozen voor vrijstelling. ‘Medezeggenschap is geen nevenactiviteit, wat je “erbij” doet, maar is gewoon werk. Ik maak en krijg tijd om medezeggenschap te bedrijven. Binnen het team waar ik leiding aan geef delegeer ik veel, zodoende kan ik mijn tijd goed verdelen. Ook binnen de medezeggenschapscommissies waarvan ik voorzitter ben delegeer ik veel, mede vanwege de continuïteit. Het is dan belangrijk dat je een goed team om je heen hebt. Het dagelijks bestuur van de medezeggenschap is daarbij vaak de motor, om de drive erin te houden.’
Toen Hans startte bij Defensie was hij niet direct geneigd om opnieuw in de medezeggenschap te stappen. Voor hij bij Defensie aan de slag ging werkte Hans bij een ingenieursbureau. Daar is hij tien jaar lid geweest van de ondernemersraad, tot hij Hoofd P&O werd. ‘Toen ik bij Defensie ging werken werd mij meermaals gevraagd of ik lid van de medezeggenschap wilde worden. Daar heb ik drie keer voor bedankt, omdat ik van mezelf weet dat als ik ja zeg, ik er niet half voor ga. Dus dat zou veel tijd gaan kosten, ik twijfelde of ik dat er voor over had. Tot op een dag plaatsvervangend commandant DOSCO (toen nog het Defensie Interservice Commando) het nogmaals aan mij vroeg, toen heb ik toch maar ja gezegd. Sindsdien ben ik er volledig voor gegaan.’
Sinds 2003 is Hans lid van medezeggenschap binnen Defensie, waarbinnen hij is doorgegroeid tot de CMC. ‘In de CMC en de DMC zie je vaak de mensen terug die al langer meelopen en veel ervaring hebben. Je moet je nek durven uitsteken en er vrede mee hebben dat je niet altijd aardig wordt gevonden. Ik heb door de tijd heen een paar “aanvaringen” met commandanten gehad. Dat is niet erg, daar leer je wederzijds van. Ook ben ik er wel eens tegenaan gelopen dat mensen moeite hadden met mijn twee petten, de ene functioneel en de andere medezeggenschap. Het is daarbij een kwestie van professionaliteit, om integer met informatie om te gaan. Vertrouwen heb je niet zomaar, je moet je eerst bewijzen. Vertrouwen houdt in dat de ander merkt dat je oprecht oog hebt voor het belang van die ander en vice versa. Als dat vertrouwen er eenmaal is, dan kun je prima zaken met elkaar doen.’
Binnen de CMC houdt Hans zich bezig met het dossier Human Resources (HR) en voert hij namens de CMC regelmatig informeel overleg met de Hoofd Directeur Personeel, commandeur Peter Reesink. Waar liggen volgens Hans nog kansen om te groeien voor de CMC? ‘Allereerst is het belangrijk om duurzaam te maken wat we hebben bereikt. Er heeft net een wisseling van de wacht plaatsgevonden binnen de CMC, juist daarom is bestendigen en het verstevigen van de portefeuilles nu van belang, om te zorgen dat we niet terugvallen. Daarnaast is het verder uitbreiden van ons netwerk belangrijk. Verder moeten we de contacten met de achterban goed blijven aanhalen en onderhouden. Onze defensiecollega’s moeten ons nog makkelijker kunnen vinden, onder andere door onze zichtbaarheid op multimedia.’
Zichtbaarheid en de aantrekkelijkheid van medezeggenschapswerk is een speerpunt waar veel aan wordt gewerkt. ‘Zowel binnen de CMC als de DMC DOSCO denken we na over hoe medezeggenschap aantrekkelijk kan worden gemaakt. Zo zijn we vanuit de DMC DOSCO maar ook vanuit de CMC werk aan het maken van opleidingen, zodat je ook als lid van medezeggenschap kunt investeren in jezelf. Ook willen we initiëren dat de waardering voor medezeggenschap wordt bevordert. Dit kan beginnen door het vastleggen van het werk binnen medezeggenschap in het personeelsdossier, zodat het meetelt voor carrière en het loopbaanpad. Daarnaast is het belangrijk om te stimuleren dat de waardering van medezeggenschap wordt vergroot, zodat het aantrekkelijker wordt om lid van de medezeggenschap te worden en te blijven. In dat kader hebben we als DMC DOSCO twee jaar geleden een strategiehuis medezeggenschap ontwikkeld en gelanceerd. De missie is: Als “klassieke MC” (bestaansrecht Besluit Medezeggenschap Defensie ) met de organisatie mee ontwikkelen en groeien naar een “natuurlijk gesprekspartner”, op basis van het bieden van toegevoegde waarde. De visie is: Medezeggenschap, nátuurlijk gesprekspartner. Ook daarom is het belangrijk om in jezelf te investeren als medezeggenschap. Goede medezeggenschap opleidingen en trainingen spelen hierbij een belangrijke rol. Elke MC bepaalt zelf haar ambitie en de energie die zij hierin wil steken. Het fundament van het strategiehuis wordt gevormd door een 3G-model: ” 1.Gefaciliteerd”, middelen om je medezeggenschapswerk goed te kunnen doen; “2.Gedreven”, intrinsieke motivatie, zingeving voor het medezeggenschapswerk; en “3.Gedragen”, een coöperatief systeem bestaande uit individueel committent en samenwerking met de medezeggenschap en het hoofd van de diensteenheid. Het strategiehuis hebben we gepresenteerd in de DOSCO-raad, dat heeft gevolgd tot beleid. Je ziet resultaat terug en dat geeft energie en drive.’
Een onderdeel van de visie is het faciliteren van de medezeggenschap. ‘Iets waar ik trots op ben is dat we onlangs 53 medezeggenschap SharePoints hebben gelanceerd. Elke DOSCO MC een eigen SharePoint. Om het de MC-en zo makkelijk mogelijk te maken zijn de Sharepoints gebruiksklaar neergezet en werd de in gebruikname ondersteund door DOSCO IV collega’s. Zo wordt men aangemoedigd om kleine stapjes te maken, om te groeien tot die natuurlijke gesprekspartner. Eerst hebben we voorzien in middelen, waaronder de iPads en de iPhones. De volgende stap was het beschikbaar stellen van de SharePoints om die middelen te benutten. Een vervolgstap wordt het op de rit krijgen van de medezeggenschap opleidingen. Daarbij richten we ons vooral op opleidingen op het gebied van veranderkunde. “Als je alleen de harde kant van de organisatie verandert (de systeemwereld), zal de zachte kant (de menswereld) de oude organisatie in stand houden. En andersom!”
Functioneel houdt Hans zich veel bezig met gedragsverandering. ‘Gedragsverandering is het moeilijkste wat er is. Dat geldt binnen elke organisatie en is daarom ook belangrijk voor medezeggenschap. Gedragsverandering moet worden gestimuleerd en makkelijk worden gemaakt. De primaire taak van ons brein is het vermijden van verlies. Het brein is vooral gericht op herhaling van gedrag wat werkt en weinig moeite kost, zoals gewoontes en routine. Veel projecten mislukken, omdat men terugvalt in oude gewoontes. Als je iets wilt veranderen, doe dat dan in kleine stapjes. Daar zijn wat methoden voor. Zo kun je gedragsverandering koppelen aan bestaande gewoontes. Denk aan, om meer beweging te krijgen, je toiletbezoek verleggen naar een paar etages hoger en de trap te nemen. Je moet toch dagelijks naar het toilet, zo kun je direct wat extra stappen meepakken. Een ander voorbeeld is om de stapjes voortgang te belonen. Denk aan een baby, waarbij na het kruipen het staan beloond wordt en na het staan het lopen. Twee methoden om gedragsverandering te stimuleren, door elke keer kleine stapjes te belonen en zo uiteindelijk een doel te bereiken.’
Een ander onderwerp waar Hans zich mee bezighoudt en wat hij aan de CMC en andere stakeholders heeft gepresenteerd, is het dynamisch veranderen met spelregels. ‘Een methodiek die ik promoot binnen de Defensie organisatie en binnen de medezeggenschap. De methodiek biedt een bepaalde manier van kijken naar veranderen. Defensie is een machinebureaucratie, een organisatievorm waar routines en regelgeving overheersen, dat kun je niet wegcijferen. Als je verandering teweeg wilt brengen, dan stimuleert dit middel om het binnen de bestaande regelgeving te doen en slim gebruik te maken van die regels. Daarbij is het allereerst belangrijk om de regels te kennen, niet alleen om ze toe te passen, maar ook om te weten wat de ruimte is. We zijn blauwdenkers, er wordt snel gedacht dat als er iets moet worden veranderd, het systeem moet worden aangepast, er weer een aanwijzing of een richtlijn moet worden geschreven of aangepast en ga zo maar door. Maar er zijn veel dingen die kunnen, zonder de bestaande regelgeving aan te passen.
Door slim gebruik te maken van de bestaande regels loop je minder risico om in bureaucratische en tijdrovende processen terecht te komen. En als je dan toch iets wilt veranderen, doe dat dan met de eerder genoemde kleine stapjes en besteedt dan niet alleen aandacht aan de “harde” kant van veranderen (de systeemwereld), maar ook aan de “zachte” kant van veranderen (de menswereld).
Nog enkele jaren en dan breekt voor Hans het moment aan om met pensioen te gaan. ‘Ik ga nog steeds elke dag met plezier naar mijn werk, ik tel niet af, daardoor gaat de tijd juist enorm snel. Wel ben ik ermee bezig dat wat ik wil borgen, geborgd is als ik afscheid neem. Ik zou het erg jammer vinden als dat waar ik veel in heb geïnvesteerd, zou verdwijnen bij mijn vertrek. Natuurlijk zie ik graag resultaat van wat we binnen de medezeggenschap doen, dat geeft brandstof om door te gaan. Maar uiteindelijk doe ik het niet voor mijzelf. Ik wil vooral iets achterlaten waar anderen zelf mee door willen gaan.’
